Тема 3. Правила оформления и составления документов

(разработка шаблонов документов)

 

Оформление документов с помощью компьютерных программ. Разработка бланков с угловым и продольным вариантом расположения реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

Рекомендации:

Тексты документов на бланках учреждений системы Банка России печатаются с использованием, текстового редактора Word:

- шрифт - Times New Roman Cyr;

- размер шрифта (кегль) №№12-14;

- межстрочный интервал 1-1,5;

- наименование документа шрифтом «все прописные»;

Например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ.

Лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

Поля параметры страницы (мм.)	Государственный стандарт
Верхнее	20
Нижнее	20
Левое	20
Правое	10

 

Шаблон, макет документа, включает:

- параметры страницы;

- постоянные реквизиты, их оформление и располо­жение (НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ, СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ);

- постоянную графику, например логотип (эмблему) учрежде­ния/предприятия;

- указание местоположения и оформление переменных реквизитов (ОФОРМЛЯЕТСЯ В ВИДЕ линии для последующего написания даты, регистрационного номера);

 

Например,

От __________________ № ________________

На № _______________ от _________________

 

Место для заголовка и адресата оформляется квадратными скобками

Например,

[                                ]

Шаблоны хранятся в файлах типа dot. в каталоге Шаблоны и его подкаталогах (папках).

Задание 1

Требуется оформить конструкционную сетку для расположения реквизитов.

Для этого следует руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016 СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

 

Пошаговое выполнение задания:

ШАГ 1: выберите параметры страницы, установите шрифт;

ШАГ 2: вставить таблицу: 4 строки, 3 столбца;

ШАГ 3: установить ширину 1-го столбца 73 мм, 3-го столбца 88 мм;

ШАГ 4: объединить все строки (ячейки) 3-го столбца;

ШАГ 5: отменить границы, при этом сетку таблицы отобразить.

 

Задание 2

Требуется создать шаблоны на основе конструкционной сетки:  

2.1.угловой бланк ПИСЬМА;

2.2.продольный  бланк ПИСЬМА кредитной организации с воспроизведением эмблемы (следует написать слово «эмблема»). Наименование кредитной организации указано в приложении к сборнику;

2.3.бланк с продольным  или угловым расположением реквизитов конкретных видов документов ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ;

2.4.бланки с продольным или угловым расположением реквизитов документов:

- ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА, ЗАЯВЛЕНИЕ,

- ПРОТОКОЛ, 

- АКТ,

- СПРАВКА.

Справочные данные

Для оформления реквизитов следует использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

Наименование кредитной организации (учреждения) предлагается использовать из приложения. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Е практическое занятие

Тема 4. Системы документации

Составление и оформление организационных документов

Штатное расписание, Должностная инструкция

Задание 1

Требуется оформить штатное расписание.

Рекомендуется: использовать форму N Т-3 "Штатное расписание" (Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"), открыть через MS-WORD, Microsoft Excel.

 Недостающие реквизиты добавьте самостоятельно.

 

Условие

Штатное расписание разрабатывается на предстоящий календарный год. Утверждается руководителем организации. Учреждение N-Банка (наименование укажите самостоятельно, Приложение 17) в своей структуре имеет следующие отделы:

 

Наименование подразделений	Наименование должности
Руководство	Генеральный директор, первый заместитель генерального директора, заместитель генерального директора,
Бухгалтерия	Главный бухгалтер, бухгалтер
Отдел документационного обеспечения	Начальник отдела, делопроизводитель, секретарь- помощник генерального директора
Отдел кадров	Начальник отдела кадров, специалист по кадрам
Юридический отдел	Начальник отдела, ведущий юрисконсульт, юрисконсульт.
Отдел кассовых операций	Заведующий кассой, кассир, кассир
Служба внутреннего контроля	Руководитель службы внутреннего контроля, специалист
Служба экономической безопасности	Начальник службы, главный специалист, ведущий специалист.
Клиентский отдел	Начальник отдела, ведущий специалист, специалист.
Операционное управление	Начальник управления, специалист.
Отдел розничного бизнеса	Ведущий специалист, специалист.
Финансовый отдел	Начальник отдела, специалист
Отдел учета банковских операций	Начальник отдела, главный специалист, специалист

 

Задание 2

Требуетсяразработать и оформить должностную инструкцию по одной из предлагаемых должностей на основании Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих  (в редакции 01.07.2013)

Самостоятельно выберите наименование кредитной организации или предприятия из предложенного перечня в приложении к сборнику.

Рекомендуется:

- использовать примерную схему должностной инструкции в Приложении 1, по каждому разделу на основании квалификационных характеристик включить по 5-6 пунктов;

- устанавливать соответствие (взаимосвязь) должностных обязанностей работника с устанавливаемыми правами, ответственностью и взаимодействием данного работника по службе;

- при формулировании должностных обязанностей следует учитывать направление деятельности работника в учреждении банка или на предприятии, в соответствии с организационно-правовой основой организации (предприятия) функции работников будут отличаться;

- добавить недостающие реквизиты самостоятельно.

 

АРХИВАРИУС

Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

КАССИР

Должностные обязанности. Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком. Составляет описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью замены на новые. Передает в соответствии с установленным порядком денежные средства инкассаторам. Составляет кассовую отчетность.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению кассовых операций; формы кассовых и банковских документов; правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг; порядок оформления приходных и расходных документов; лимиты остатков кассовой наличности, установленной для предприятия, правила обеспечения их сохранности; порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности; основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

ДОКУМЕНТОВЕД

Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации.

Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

ИНКАССАТОР

Должностные обязанности. Получает в соответствии с установленным порядком в кассе предприятия денежные средства и ценные бумаги, доставляет их в учреждения банка по месту нахождения расчетного или текущего счета с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их полную сохранность.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, определяющие сроки и порядок приема, транспортировки и сдачи денежных средств, правила обеспечения их сохранности при доставке; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Унифицированная структура текста инструкции согласно ГСДОУ включает следующие разделы:

«Общие положения» - устанавливается сфера деятельности данного работника, квалификационные требования (уровень образования, стаж работы), порядок его назначения, освобождения от занимаемой должности, подчиненность, замещение по должности во время отсутствия, перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности, умения и навыки для устанавливаемой сферы деятельности.

«Функции» - определяются направления деятельности работника.

«Должностные обязанности» - перечисляются конкретные задачи, возложенные на работника.

«Права» - устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей.

«Ответственность» - определяются мера персональной ответственности работника, в соответствии с действующим законодательством дисциплинарной, административной или уголовной.

«Взаимоотношения. Связи по должности» - перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и решаемые вопросы.