Документооборот как важнейший элемент учетной политики

Важнейшей составляющей бухгалтерского дела выступают создание, контроль, обработка и хранение документов. Процесс движения документов от их составления, приемки и обработки до сдачи на хранение в архив называется документооборотом.

Процесс управления документооборотом в организации проходит следующие этапы:

· разработка Положения о бухгалтерии;

· формирование должностных инструкций для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;

· составление графика документооборота;

· подготовка технологии обработки учетной информации;

· разработка номенклатуры дел и порядка текущего хранения документов;

· экспертиза документов с точки зрения их ценности и подготовка дел к длительному хранению.

Документооборот регламентируется графиком. График документооборота — важнейший организационный регламент, обеспечивающий создание стройной системы бухгалтерского учета в организации. График документооборота представляет собой средство обслуживания рабочего места и обеспечения качества работы бухгалтерии, а также финансовой деятельности путем определения лиц, ответственных за составление и использование документов по целевому назначению, их обработке.

График документооборота разрабатывает главный бухгалтер, утверждает руководитель организации, после чего его доводят до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов.

Составлению графика документооборота в организации предшествует разработка плана графика распределения обязанностей по выполнению учетных работ между работниками бухгалтерии и другими работниками, ответственными за правильность составления документов, оформление и своевременность представления необходимой информации. План-график утверждается руководителем организации и представляет собой элемент учетной политики организации.

Работники организации оформляют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой указаны документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, куда представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за правильное оформление документов, своевременную их передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности и достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением графика документооборота по организации осуществляет главный бухгалтер.

Преобладающая часть первичных документов формируется вне бухгалтерии организации. Однако в соответствии с графиком они поступают в бухгалтерию, где каждый первичный документ проходит следующие этапы обработки:

· проверку по форме и по существу;

· таксировку;

· группировку;

· контировку;

· регистрацию (разноску) в учетных регистрах.

Проверка документа по форме предназначена для контроля за соблюдением соответствия документа формальным требованиям, предъявляемым к данному виду документов (наличие всех необходимых реквизитов, подписей ответственных лиц, отсутствие грамматических или арифметических ошибок). При обнаружении в ходе формальной проверки ошибки работник бухгалтерии возвращает такой документ на исправление ответственному лицу. К бухгалтерскому учету документ с ошибками не принимается.

Проверка документа по существу заключается в выяснении законности и целесообразности совершенной хозяйственной операции, оформленной данным документом. Фактически проверка по существу разбивается на две составляющие: проверка законности хозяйственной операции и проверка целесообразности хозяйственной операции. При проверке законности хозяйственной операции работник бухгалтерии выясняет, соответствует ли она законодательным и нормативным актам, регулирующим бухгалтерский учет в РФ. Если факт законности не вызывает сомнений, можно перейти к анализу целесообразности проведения данной хозяйственной операции. В ходе такого анализа каждая хозяйственная операция встраивается в единую картину финансово-хозяйственной деятельности, что позволяет квалифицированному работнику сразу оценить степень ее влияния на финансовое положение организации.

Проверенные на первых двух этапах и принятые бухгалтерией документы подвергаются учетной обработке, которая заключается в таксировке, группировке и контировке.

Таксировка документа представляет собой выражение натуральных показателей в денежном измерении. Она проводится, если документ содержит только натуральные количественные показатели. Работник бухгалтерии умножает количество на цену и подсчитывает сумму.

Группировка документа проводится по определенным признакам. На основе данных сгруппированных первичных документов составляются группировочные или накопительные ведомости, которые позволяют сделать запись в бухгалтерском учете общим итогом.

Контировка документа — указание счетов бухгалтерского учета, на которых будет отражена хозяйственная операция, оформленная документом.

Главный бухгалтер организации обеспечивает сохранность первичных документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), форм бухгалтерской отчетности, налоговых расчетов (налоговых деклараций), их оформление и передачу в архив.

Документы до передачи в архив организации хранятся в бухгалтерии в закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны находиться в сейфах, металлических шкафах, позволяющих обеспечить их сохранность.

Для использования в текущей работе бухгалтерские документы группируют по определенной системе и подшивают в дела. Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку (файл). Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Документы формируют в дело за каждый календарный год в отдельности. Исключение из этого правила составляют переходящие дела. Бухгалтерская документация в основном группируется по хронологии — по месяцам, но можно и за квартал или календарный год. Документы помесячно разделяют листом бумаги с указанием месяца. Квитанции, накладные и другие аналогичные документы группируют в последовательности их номеров. Систематизированный перечень дел называется номенклатурой дел. Она обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. При составлении номенклатуры дел необходимо соблюдать Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. От грамотно проведенных группировки и описания документов зависит эффективность документооборота и сохранность документов.

Организация обязана обеспечить сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение установленных сроков.

Некоторые бухгалтерские документы можно уничтожить при условии завершения в организации всех проверок (ревизий) и при отсутствии по результатам этих проверок (ревизий) споров, разногласий, следственных и судебных дел. В противном случае документы должны храниться и после истечения установленных сроков до урегулирования разногласий или вынесения окончательного решения по судебно-следственным делам.

Изъятие документов из архива допускается только на основании постановлений органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судов, налоговых органов. Изъятие копий документов проводится в присутствии должностных лиц.

Персональная ответственность за соблюдением условий и порядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности лежит на руководителе организации.

Для организации работы по уничтожению документов создаются экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители архивного учреждения. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и контролируют ее проведение, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

Необходимо описание документов, отобранных экспертной комиссией на хранение. После утверждения описей архивный орган организации получает разрешение на уничтожение документов, которые не подлежат передаче в Архивный фонд Российской Федерации. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

Без согласования с органами Росархива уничтожаются документы, которые не должны быть сданы в архив и практическая необходимость которых отпала, а сроки хранения истекли. Однако если имеется указание органа исполнительной власти относительно согласования уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются для рассмотрения в эту организацию.

Отобранные к уничтожению документы должны быть переданы организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, для переработки на бумажных фабриках. Вторичное использование этих документов запрещено. Сдача документов оформляется приемосдаточными накладными.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов являются незаконными и влекут за собой ответственность в установленном законом порядке.

Важная функция бухгалтерской службы — контроль за составлением и движением документов, обеспечивающий защиту формируемой информации. На уровне первичных документов защита информации достигается несколькими способами:

1) составление нескольких экземпляров. Многие первичные документы составляются в нескольких экземплярах, что позволяет избежать риска утраты первичной информации и создает удобство для пользователя;

2) идентификация. Она достигается наличием определенныхреквизитов, идентифицирующих документ — наименования, номера, даты и др.;

3) недопущением ошибок. Например, недопустимы исправленияни в каких денежных документах. В других случаях ошибки исправляются согласно действующим правилам;

4) регистрация. Каждый документ подлежит регистрации в специальных журналах и др.;

5) составление описей документов. В целях предотвращения утраты документов при передаче от одного пользователя к другому составляют опись документов в двух экземплярах — по одному для каждого участника операции.