Организация продовольственного и материально-технического снабжения предприятий питания.

               Цель: способствовать формированию знаний об организации снабжения на предприятиях питания

Задачи:

1. Рассмотреть источники и организацию продовольственного снабжения предприятий питания

2. Рассмотреть источники и организацию материально-технического снабжения предприятий питания

     Составной частью коммерческой деятельности по закупкам материальных ресурсов является организация хозяйственных связей и выбор поставщика. Хозяйственные связи по поставкам продукции включают экономические, организационно-правовые и финансовые отношения между изготовителями и потребителями. Этапы организации снабжения:

     1. Выбор поставщика осуществляется в том случае, когда среди поставщиков нет монополиста. При прочих равных условиях предпочтительней воспользоваться услугами местных поставщиков. Когда поставщиков немного, то критериями выбора наиболее выгодного из них служат: надежность поставщика (форма собственности, размер, продолжительность работы на рынке, месторасположение, объем поставки, цены). Выбор наиболее выгодного для предприятия поставщика имеет большое значение. От него зависит величина затрат на закупку материальных ресурсов.

         2. Заключение договора поставки между поставщиком и потребителем. При заключении договора поставки большое значение имеют такие условия договора, как цена закупаемых материально-технических ресурсов, их качество, формы расчетов.

     Продовольственное снабжение. Основой ритмичной работы предприятия питания является бесперебойное и регулярное снабжение их сырьем, продовольственными товарами, полуфабрикатами, готовыми изделиями и предметами материально-техническим оснащением. Снабжение продовольственными товарами является широким по ассортименту и небольшим по объему поступающих партий товара. Такое снабжение называют мелкопартионным  т.е. мелкими партиями. Большинство предприятий питания для организации своей деятельности ежедневно используют широкий ассортимент продовольственных товаров, но в небольших объемах также на объем поставок оказывает влияние сроки реализации и хранения, ограниченные площади складских помещений. Основные требования к организации снабжения:

- поставка необходимого ассортимента товаров в достаточном количестве и высокого качества

- современность и ритмичность завоза товаров

    Поиск партнера начинается с анализа информации существующего предприятия. Источниками информации служат: периодическая печать, различная рекламная продукция, в том числе интернет – сайты, телевидение, радио.                    

    Основным документом, определяющим взаимоотношения и обязанности поставщиков и предприятий питания является договор поставки,

- наименование, количество и развернутый ассортимент подлежащих поставке товаров

- общий срок действия договора и сроки поставки

-  цены на товары и общая сумма товара

- требования, предъявляемые к таре и упаковке

- порядок и формы расчетов

- платежные и почтовые реквизиты поставщика и получателя

- другие условия, которые должны быть предусмотрены в соответствии с законодательством; условия которого поставщик и получатель считают необходимым указать в договоре

      Всех поставщиков продтоваров предприятий питания можно разделить на: поставщиков- изготовителей и поставщиков-посредников. К поставщикам изготовителям относятся: объединения и предприятия пищевой промышленности (молокозаводы, мясо и хлебокомбинаты, булочно-кондитерские комбинаты, рыбоперерабатывающие предприятия и т. д.) К поставщикам посредникам относятся: оптовые торговые предприятия по торговле бакалейными товарами, мясо- молочные предприятия, овощами и фруктами.

При разработке структуры договорных связей учитываются:

- месторасположение поставщиков и покупателей

- объем подлежащих поставке товаров

- ассортимент вырабатываемых товаров

- обеспеченность предприятий питания складской площадью и материально-технической базой для подсортировки товаров

    Ответственность за организацию договорных связей возлагается на руководителя предприятия питания, а практическая реализация их входит в функции его заместителя по коммерческой работе.

     Формы снабжения. Транзитная – форма поставки, при которой продукция поступает непосредственно от поставщика на предприятие питания, минуя промежуточное звено (базы, склады). Транзитная форма используется при снабжении предприятий питания молоком, кисломолочной продукцией, хлебо-булочными изделиями, полуфабрикатами, кулинарными и кондитерскими изделиями. Преимущество: позволяет сократить сроки доставки сырья и товаров, обеспечивает их высокую оборачиваемость, снизить транспортные расходы. Недостаток: увеличение запасов сырья и продовольственных товаров на предприятиях питания. Складская форма применяется при поставке продовольственных товаров более длительного срока хранения (бакалейные товары поступают из подсортировочно – распределительных баз). Такая форма поставок применяется для иногородних поставок. Преимущество: снижение запасов сырья и продовольственных товаров на предприятиях питания. Недостаток: увеличение сроков доставки сырья и товаров, увеличение транспортных расходов. Организация транзитных и складских поставок может осуществляться двумя способами: 

1. Централизованным (поставщики завозят товары по заказу предприятия питания своими транспортными средствами или используют для этих целей на основе договора транспорт иных автохозяйств. Доставка товара может совмещаться со сбором тары и возвратом ее поставщикам.

2.  Децентрализованным ( вывоз товара обеспечивает само предприятие питания, чаще всего применяется маятниковый завоз, когда товары доставляются только в одно предприятие, независимо от объема перевозки с возвращением на базу снабжения новым грузом.

    Для успешной работы предприятия питания необходимо рациональное снабжение продовольствием и предметами материально-технического снабжения. Продовольственное снабжение, как правило, является мелкопартионным, но ассортимент товаров широкий.     

Материально-техническое снабжение предназначено для обеспечения предприятий питания предметами МТС:

- обо­рудованием (технологическим, холодильным, торговым, подъемно-транспортным, весоизмерительным)

- кухонной посудой и производственным, технологическим и торговым инвентарем

- столовой посудой и приборами,

- санспецодеждой и форменной одеждой,

- ме­белью,

- бумага и бумажными изделиями

- моющими и дезинфицирующими средствами 

- рекламным инвентарем

- вычислительной техникой и программным обеспечением

- топливом и т. п.

    К организации материально-технического снабжения предприятий питания предъявляются следующие требования: своевременность и комплект­ность поставок; бесперебойность, так как перебои в снабжении нарушают четкий ритм работы предприятий, ухудшают качество обслуживания; высокое качество поставок, т. е. все материально-технические средства должны поставляться в соответствии с действующими стандартами и техническими условиями; экономичность, она предусматривает правильный выбор формы снаб­жения, снижение уровня издержек обращения и т. п.

         Количество материальных средств определяется на основе норм расхода, оснащения, эксплуатационных норм. Нормы расхода устанавливаются для определения потребности в предметах одноразового использования. Например, оберточная бумага, бумажная посуда, мою­щие средства и другие материалы, целиком потребляе­мые в процессе торгово-производственной деятельно­сти. Нормы оснащения устанавливаются для определе­ния потребности в предметах многократного использо­вания. Количество необходимого оборудования для оснащения новых, реконструкции и переоборудования действующих предприятий общественного питания опре­деляется. Чтобы определить потребность нового предприя­тия в фарфоро-фаянсовой и стеклянной посуде, столо­вых приборах, норму по каждому виду посуды умно­жают на количество мест в зале. Нормы составлены из расчета 3-3,5 комплекта на одно место в зале, что предусматривает восполнение ее убыли при эксплу­атации.

Количество и номенклатуру кухонного инвентаря оп­ределяют в соответствии с данными численности ра­ботников производства, а также с учетом объема и ассортимента продукции, изготовляемой е часы макси­мальной загрузки производства, что составляет пример­но 50% суточной реализации блюд на общедоступных предприятиях и 70—80% в рабочих столовых.

Норма спец­одежды — два комплекта для каждого работника в год. Для повара в комплект входят куртка белая, фартук белый, колпак (косынка). Форменная одежда для офи­циантов выдается также по соответствующим нормам. На действующих предприятиях потребность в допол­нительном оснащении рассчитывается как разность между нормативным и фактическим количеством мате­риально-технических средств. Потребность в предметах материально-технического оснащения определяется по фактическому расходу за прошлый период с учетом из­менений условий работы в планируемом периоде.

    Источниками снабжения материально-технической базы предприятий питания могут быть: оптовые базы, магазины по доставки товаров ведущих производителей, фирмы-изготовители. Поиск поставщиков предметов МТС, так же как и продовольственных товаров осуществляется посредством Интернета, специализированной литературы (журналы, каталоги), специализированных выставок, ярмарок, или по рекомендации.  Однако, чаще всего договоры на материально-техническое снабжение заключаются на ярмарках, выставках

      Приемка оборудования и других предметов матери­ально-технического оснащения производится согласно инструкциям о порядке их приемки по количеству и качеству. При приемке оборудования, поступившего в таре, проверяется целостность упаковки, соответствие техническим условиям, сопроводительным документам, удостоверяющим качество и комплектность (техниче­ский паспорт, специализация и т. п.). При наличии каких-либо дефектов, отклонений составляется акт. Порядок составления акта (сроки, состав комиссии и т. п.) определяется договорами и инструкциями. На основании актов предъявляются претензии к поставщикам.

        Руководитель предприятия питания обязан обеспечить сохранность и безопасную эксплу­атацию оборудования. Оборудование с балансов пред­приятий списывается при условии, что это оборудование к дальнейшей эксплуатации непригодно, так как вслед­ствие износа после истечения срока службы оно пол­ностью утратило свое производственное назначение, а проведение его модернизации технически нецелесо­образно и экономически неэффективно. Списание обо­рудования проводится на основании заключения и акта комиссии в составе заместителя руководителя пред­приятия (председатель), на балансе которого находится оборудование, и членов комиссии — главного инженера, инженера по оборудованию или механика, главного или старшего бухгалтера, представителя общественности от организации или предприятия-владельца оборудования, представителя ремонтно-монтажного комбината» Учиты­вая ограниченное поступление нового оборудования, комиссия обязана технически обоснованно подходить к вопросам его списания. В случае, когда оборудование еще пригодно к дальнейшей работе, хотя срок службы его истек, необходимо продолжить эксплуатацию этого оборудования, а специализированные производственные комбинаты по торговой технике обязаны осуществлять его обслуживание и ремонт до полного износа.

       Главной задачей исследования рынка закупок сырья и материалов является сбор информации о ценах, возможных сроках поставок, транспортных расходах и поиск их оптимального сочетания. Изучив рынок и остановившись на конкретных по­ставщиках, отдел закупок обязан определить потребности предпри­ятия в конкретных товарах. Определение потребнос­тей основывается на стратегии управления запасами. Прежде всего, определение потребностей означает выявление про­дуктов и услуг по их качеству, количеству в основном двумя метода­ми: путем определения потребностей на основе заказов и планомер­ного определения потребностей на основе расходов.

Если потребности на основе заказов не могут быть определены или применение этого метода нецелесообразно, тогда используют метод определения потребности на основе расходов или прошлого опыта. Прогнозируемая потребность в этом случае определяется при помощи простейших расчетных методов. В дополнение к ним на практике часто пользуются интуитивными методами прогноза – прежде всего в тех случаях, когда расходы не подвержены сезонным колебаниям и не испытывают воздействия каких-либо внешних факторов.

Разница между продовольственным и материально-техническим снабжением:

1. продовольственное снабжение меньше зависит от типа и класса предприятия питания, чем МТС;

2. периодичность поставок продовольственных товаров определяется сроками их хранения, а предметов МТС – сроками эксплуатации, которая значительно длиннее, чем для продовольственных товаров;

3. ассортимент продовольственных товаров неподвижен, предметов МТС быстро меняется;

4. товарные запасы продовольственных товаров во много раз выше, чем запасы предметов МТС.

Способы поставки закупаемых товаров весьма разнообразны.

Товары, потребность в которых возникает непредвиденно, не тре­бующие длительного хранения, закупаются, как правило, в сроки, близкие к их потреблению.

Товары разового и постоянного потребления, требуемые к определенному моменту, закупаются на условиях договорной поставки, оговаривающей точное время подвоза. При таком способе поставки объем запасов на предприятии уменьшается, а связанные с ним издержки сокращаются.

Способствуют резкому снижению запасов регулярные по­ставки таких партий товаров, которые доставляются потребителю через определенные интервалы времени в соответствии с графиком потребности в них производства на тот или иной период.

В целях упрощения процедуры оформления заказов и снижения накладных расходов применяются групповые поставки нескольких видов родственных товаров, приобретаемых и мелкими партиями. В этих же целях предприятия стали использовать автоматизированную систему компьютерной связи.

Важнейший элемент в политике закупок – анализ цены приоб­ретаемых товаров. Для анализа цены закупок, так же как и анализа стоимости собственного производства, используются различные виды расчетов:

1. простой метод калькуляции (показатель общих издержек делится на показатель производственной продукции);

2. калькуляция по эквивалентным показателям (издержки дро­бятся по отдельным статьям и берутся усредненно);

3. постоянная калькуляция (точный учет издержек по каждой операции).

Транспортные расходы также находятся в поле зрения отдела закупок. Принимаются во внимание не только дальность перевозок, но и вид транспорта, скорость до­ставки, партионность грузов, способ их упаковки, методы перегруз­ки в случае смешанных сообщений.

Помимо транспортных расходов значительные затраты вызывает хранение товаров. Здесь снабженче­ская деятельность имеет однозначную цель – обеспечить эффектив­ное выполнение производственной задачи за счет сведения, по воз­можности до минимума, объема запасов.

Важной функцией служб снабжения предприятий питания является выбор поставщика для компании. Такой выбор осуществляется в настоящее время в основном двумя методами:

1. Анализ возможных вариантов и предложений осуществляет представитель предприятия питания, отвечающий за закупки. Он выбирает поставщика, исходя, прежде всего из наиболее низких закупочных цен, делает заказ, следит за его выполнением и старается разрешить возникающие проблемы. Все вопросы обычно решаются с помощью современ­ных средств связи, обмен официальной документацией сведен к минимуму.

2. Второй метод заключается в коллегиальном обсуждении возмож­ностей и потребностей в поставках. Анализ проводится как на уров­не отдела закупок предприятия, так и на уровне взаимодействия выше­названного отдела с производственным и отделом контроля качест­ва продукции.

Руководство снабжением, опираясь на вышеназванные факторы, оценивает позицию своей фирмы по отношению к поставщикам путем систематического анализа возможностей потенциальных по­ставщиков и требований со стороны своей фирмы. На основании анализа создается набор вариантов поведения фирмы по отноше­нию к поставщикам в конкретных рыночных зонах. Отдел снабже­ния при той или иной стратегии выполняет свою постоянную задачу и выявляет новые источники поставок.

При рассмотрении возможностей поставщика на первое место выдвигаются следующие требования:

- местонахождение поставщика (сокращение транспортных расходов);

- продолжительность существования на рынке;

- форма доставки товаров (самовывоз, доставка);

- цена товара;

- наличие необходимых документов, подтверждающих проведение всех необходимых операций по производству и контролю. 

В практике продовольственного и материально-технического снабжения встречаются случаи поставок товаров посредственного и низкого качества. В связи с этим принимаются различные экономические меры, направ­ленные на снижение объема низкокачественных поставок. В боль­шинстве случаев некондиционные поставки возвращаются компа­нии-виновнику, оплата за них не производится, возможны и штраф­ные санкции.

Документальное оформление заказа В условиях рыночной экономики использование большинством фирм сложившихся ранее документов (заказ-наряд, различного рода накладные и т. п.) во многих случаях уже не удовлетворяет совре­менным требованиям. Относительно ведения документации по за­купкам руководителям соответствующих отделов целесообразно раз­работать стандартные бланки, в которые рекомендуется включить:

1. Название документа

В целях выделения бланка заказа среди других документов обозначается словом «Заказ» или «Заказ на поставку».

2. Порядковый номер

Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможен­ная декларация, счет-фактура и т. п.). Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.

3. Название и адрес компании

Эти сведения информируют поставщика о том, с кем ему пред­стоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

4. Ответственность за заказ

В бланке заказа необходимо указать должностное лицо, с которым постав­щик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желатель­но, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.

5. Дату, наименование и адрес поставщика

6. Сроки поставки и количество поставляемых товаров

7. Описание товаров

Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию.

8. Адрес поставки

В случаях, когда адрес поставки отличается от основного адреса компании, названного в бланке заказа, необходимо его указать.

9. Цена

В бланке заказа должна быть проставлена цена товара во избежа­ние конфликтных ситуаций при расчете за поставленные товары.

10. Расчетный счет

Чтобы не возникали различные финансовые недоразумения, не­обходимо указать банковские реквизиты предприятия-заказчика.

Продовольственные товары поступают в предприятие питания по ТТН (товарно-транспортным накладным).

С каждой партией товара поставщик должен предоставить следующие документы:

- Накладную (товарно-транспортную накладную) с указанием наиме­нования товара, количества и цены;

- Счет-фактуру;

- Справка к товарно-транспортной накладной (ТТН) (разделы А и Б);

- Сертификат соответствия с печатью изготовителя (продавца)

- Гигиенические заключения (удостоверения, сертификат)

- Удостоверение (сертификат качества)          

Качество поставляемого товара должно подтверждаться следующими документами: Сертификат происхождения (ТПП), качественное удостоверение завода-изготовителя, ветеринарное свидетельство (форма № 2).

Указанный перечень может изменяться с учетом требований действующего законодательства РФ.

Приемка поставляемых товаров по количеству производится на основании товарных накладных (ТТН), а по качеству – на основании сертификатов соответствия (гигиенических сертификатов), а также внешнего осмотра товаров (по органолептическим показателям). В случае неудовлетворительных результатов осмотра необходимо вызвать представителей СЭС или пищевой лаборатории, которые проводят выемку товара в соответствии с договором поставки в присутствии или отсутствии представителей поставщика. В случае обнаружения при приемке товаров его недостачи и (или) повреждения представители Сторон составляют двухсторонний Акт.

Не будет лишним в отдельном документе фиксировать брак и другие недостатки поставленного товара, так как это поможет отде­лу закупок принять необходимые меры.

Штрафы – действенное средство заставить поставщика выпол­нить условия контракта. В отличие от возмещения убытка, штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т. д.

Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от Поставщика, то в контракте следует установить соответствующее условие – форс-мажор.

В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка (имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливает­ся заранее в разумных пределах.

Контрольные вопросы:

1. Организация продовольственного снабжения предприятий питания.

2. Организация материально-технического снабжения предприятий питания.