При формировании сметы проекта также необходимо учесть следующее.

1. При приобретении канцелярских товаров, сырья, продуктов питания, расходных материалов, инвентаря, сувенирной продукции и прочих указываются:

- наименование товара (бумага, ручка, папка и т.д.)

- количество;

- цена за единицу товара.

2. При формировании расходов по следующим статьям: аренда офисного помещения, коммунальные платежи, расходы на телефонную связь, Интернет, расходы на техническую поддержку сайта следует учитывать, что если в данном помещении будет осуществляться несколько проектов, какая-то
иная оплачиваемая деятельность (т.е. данный проект будет не единственным источником финансирования) – необходимо определить, какую долю затрат относится на данный проект и расчет расходов производить с учетом этой доли.

Стоимость затрат для сметы проекта можно рассчитать двумя способами:

Вариант 1: Исходя из отношения бюджет проекта к общему бюджету организации.

Вариант 2: Исходя из затрат времени на реализацию проекта.

3. Структура сметы не изменяется, если по какой-либо статье расходы
не предусмотрены, ставится прочерк.

Хорошая смета проекта:

- соответствует описательной части проекта;

- отражает все затраты, необходимые для реализации проекта;

- не содержит затрат, не связанных с реализацией проекта;

- четко демонстрирует структуру затрат;

- суммы бюджета проекта достаточны для обеспечения
всей запланированной деятельности (не занижены и не завышены);

- не содержит бухгалтерских и арифметических ошибок!!!
Приложение №4

Требования, предъявляемые к финансовой отчетности физических лиц, которым были выделены гранты по итогам открытых конкурсов

1. Отдельные требования к документам, подтверждающим расходование средств гранта:

Копии документов, прилагаемых к финансовому отчету должны содержать полную и исчерпывающую информацию о расходовании средств гранта
за отчетный период.

Каждый первичный учетный документ должен в обязательном порядке содержать:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- ФИО и паспортные данные лица, совершившего сделку, операцию
и ответственного за правильность ее оформления, за правильность оформления свершившегося события.

В отношении бухгалтерских (первичных учетных) документов,
в т.ч. договоров, необходимо иметь в виду, что Грантополучатель предоставляет только их копии. Оригиналы документов хранятся у Грантополучателя в течение
5-ти лет (Федеральные законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
По требованию Секретариата конкурса (Грантового отдела Федерального агенства по делам молодежи, ФГБУ «РеМЦ», ФГБУ «Роскультцентр») Грантополучатель представляет в течение 5 рабочих дней оригиналы документов.

Прилагаемые к финансовому отчету копии первичных учетных и иных документов группируются только по статьям сметы расходов.

2. При оплате труда привлеченных специалистов по гражданско-правовым договорам в перечень первичных учетных документов входит: сам гражданско-правовой договор, с приложением детального описания выполненных работ (услуг), акт выполненных работ (услуг), отчет о проделанной работе
(если требуется). Для дополнительной оценки выполненной работы, особенно носящей многоплановый характер, интеллектуальный характер и имеющей другие особенности, необходим также письменный отчет исполнителя о проделанной работе.

3. При безналичной оплате подтверждающими документами являются: приходно-кассовый ордер, или фискальный чек (в соответствии с Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон
«О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт
и отдельные законодательные акты Российской Федерации»). Договор
(если необходим в соответствии с законодательством), накладная или
акт выполненных работ (оказанных услуг), счет-фактура (когда ее оформление требуется по действующему законодательству).

4. Заключаемые договоры должны иметь все существенные условия, предусмотренные действующим законодательством. В предмете договора должны быть четко указаны перечень и вид выполняемой работы, оказываемых услуг
в полном соответствии с календарным планом и сметой расходов
(со ссылкой на название реализуемого проекта), место выполнения работ, все необходимые количественные и качественные характеристики, в том числе сроки
(начало и конец) выполнения работ.

5. Если выполнение работ требует лицензирования/аттестации,
то необходимо, чтобы подрядчик имел соответствующий документ
на осуществление данного вида деятельности. Копия документа должна
быть приложена к финансовому отчету.

6. Если подрядчик оказывает комплексные услуги для Грантополучателя
в рамках проекта гранта, то необходимо в договоре, а также в акте выполненных работ (оказанных услуг) указывать стоимость, сроки, место выполнения каждого вида работ (услуг). Вместе с тем, Грантополучатель не может осуществить заключение договора на 100% необходимых для выполнения Гранта работ с одним подрячиком/исполнителем.

7. При заключении договора о безвозмездном оказании услуг волонтерам могут быть компенсированы затраты на проезд к месту выполнения добровольческой работы, проживание и питание по основным статьям расходов.

8. Если по гранту физические лица являются благополучателями
(за исключением лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам), например, им оплачиваются билеты, проживание в гостиницах, на базах отдыха
и в других местах проживания, вручаются призы, оказываются иные услуги и т.п., то их списки принимаются в отчетности только с полными паспортными данными и адресами места регистрации. Грантополучатель обязан взять у лиц, являющихся благополучателями, согласие на обработку и передачу их персональных данных
в соответствии с действующим законодательством.

9. При наличии обоснованных вопросов по определенным расходам средств гранта и отчетным документам Грантодатель имеет право запросить дополнительные документы, необходимые для подтверждения этих расходов.

10. Средства гранта предоставляются для целевого использования. Целевым использованием признается такое, которое осуществляется в полном соответствии с условиями договора Гранта, включая все приложения к нему. В течение 3-х дней с момента возникновения необходимости внесения изменений в проект, поданный для участия в конкурсе (смета, план мероприятий, целевая аудитория, география проекта и т.д.), Грантополучатель обязан письменно оповестить Секретариат Конкурса. Письмо по изменению сметной стоимости направляется с приложением таблицы в формате Excel по перераспределению цен на товары и услуги. Согласованные изменения по факту осуществления закупок отражаются информационным письмом в финансовом отчете.

11. Грантополучатель обязан вернуть средства гранта, целевое расходование которых не подтверждено или не согласовано.

12. Финансовая отчетность должна содержать подтверждение
по всем статьям представленной на конкурс сметы:

· Вознаграждения специалистов. Копии первичных документов, предоставляемых для подтверждения: