Требования предъявляемые к финансовой отчетности юридических лиц, которым были выделены гранты по итогам открытых конкурсов

 

1. Отдельные требования к документам, подтверждающим расходование средств гранта:

Копии документов, прилагаемых к финансовому отчету должны содержать полную и исчерпывающую информацию о расходовании средств гранта за отчетный период.

Каждый факт финансово-хозяйственной деятельности Грантополучателя подлежит оформлению первичным учетным документом. В Федеральном законе от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон о бухгалтерском учете) нет требования о применении унифицированных форм первичных документов. Вместе с тем, унифицированные формы, утвержденные постановлениями Госкомстата, фактически утратив статус нормативных правовых актов, тем не менее, могут применяться организациями. Кроме того, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Каждый первичный учетный документ должен в обязательном порядке содержать:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных)
за правильность оформления свершившегося события;

- подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В отношении бухгалтерских (первичных учетных) документов,
в т.ч. договоров, необходимо иметь в виду, что Грантополучатель представляет копии, заверенные организацией. Оригиналы документов хранятся
у Грантополучателя в течение 5-ти лет (Федеральные законы от 22.10.2004
№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). По требованию Секретариата конкурса
(Грантового отдела Федерального агентства по делам молодежи, ФГБУ «РеМЦ») Грантополучатель представляет в течение 5 рабочих дней оригиналы документов.

Прилагаемые к финансовому отчету копии первичных учетных и иных документов группируются только по статьям сметы расходов.

2. При оплате труда привлеченных специалистов по гражданско- правовым договорам в перечень первичных учетных документов входит: сам гражданско-правовой договор, акт о приемке работ (услуг) с детальным описанием выполненных работ (услуг), отчет о проделанной работе
(если требуется), расчетная ведомость (Т-51), расчет страховых взносов
(в произвольной форме), платежные поручения и (или) расходно-кассовые ордеры, подтверждающие оплату работ (услуг), платежные поручения, подтверждающие перечисление удержанного НДФЛ и страховых взносов. Для дополнительной оценки действительно выполненной работы, особенно носящей многоплановый характер, интеллектуальный характер и имеющей другие особенности, необходим также письменный отчет исполнителя о проделанной работе.

3. При безналичной оплате подтверждающими документами являются: платежное поручение с отметкой банка, счет и договор (если необходим
в соответствии с законодательством), накладная или акт выполненных работ (оказанных услуг), счет-фактура (когда ее оформление требуется по действующему законодательству).

4. Средства гранта расходуются исключительно с отдельного расчетного счета, открытого в территориальном органе Федерального казначейства
в учреждении Центрального Банка Российской Федерации. Не допускается перевод средств гранта на другие счета Грантополучателя, в т.ч. на счета корпоративных банковских карт.

5. Заключаемые договоры должны иметь все условия, предусмотренные действующим законодательством. В предмете договора должны быть четко указаны перечень и вид выполняемой работы, оказываемых услуг в полном соответствии с календарным планом и сметой расходов
(со ссылкой на название реализуемого проекта), место выполнения работ, все необходимые количественные и качественные характеристики, в том числе сроки (начало и конец) выполнения работ.

6. Если выполнение работ требует лицензирования, то необходимо, чтобы подрядчик имел соответствующую лицензию на осуществление данного вида деятельности. Копия лицензии должна быть приложена к финансовому отчету.

7. Если подрядчик оказывает комплексные услуги для Грантополучателя в рамках проекта гранта, то необходимо в договоре, а также в акте выполненных работ (оказанных услуг) указывать стоимость, сроки, место выполнения каждого вида работ (услуг).

8. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения приобретения и списания товарно-материальных ценностей (канцелярские товары, расходные материалы и др.):

- счет на оплату и (или) договор;

- платежное поручение или расходно-кассовый ордер с авансовым отчетом
(к авансовому отчету необходимо приложить кассовый чек);

- накладная (торг-12)*.

9. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения командировочных расходов:

- приказ о командировке (форма Т-9 или Т-9а)*;

- билеты и посадочные талоны;

- договор (или счет-договор), акт о предоставлении гостиничных услуг;

- платежные поручения или расходно-кассовый ордер с авансовым отчетом.

В командировку Грантополучатель может направить только физическое лицо, связанное с ним трудовыми отношениями. Физические лица, не состоящие
с Грантополучателем в трудовых отношениях, не могут направляться в служебную командировку.

Добровольцу (волонтеру) могут быть компенсированы затраты на проезд к месту выполнения добровольческой работы, проживание и питание, если
с ним заключен договор о безвозмездном оказании услуг, выполнении работ
в рамках благотворительной деятельности (при этом виды благотворительной деятельности оговорены действующим законодательством).

При однодневных командировках суточные из средств гранта
не выплачиваются, и к зачету приниматься не будут.

Если по гранту физические лица являются благополучателями
(за исключением штатных работников и лиц, привлекаемых по гражданско- правовым договорам), например, им оплачиваются билеты, проживание
в гостиницах, на базах отдыха и в других местах проживания, вручаются призы, оказываются иные виды услуг и т.п., то их списки принимаются
в отчетности только с полными паспортными данными и адресами места регистрации. В связи с чем, Грантополучатель обязан взять у лиц, являющихся благополучателями, согласие на обработку и передачу их персональных данных
в соответствии с действующим законодательством.

9. Средства гранта предоставляются исключительно для целевого использования. Целевым использованием признается такое, которое осуществляется в полном соответствии с условиями договора Гранта, включая
все приложения к нему. В течение 3-х дней с момента возникновения необходимости внесения изменений в проект, поданный для участия в конкурсе (смета, план мероприятий, целевая аудитория, география проекта и т.д.), Грантополучатель обязан письменно оповестить Секретариат Конкурса. Письмо по изменению сметной стоимости направляется с приложением таблицы в формате Excel по перераспределению цен на товары и услуги. Согласованные изменения
по факту осуществления закупок отражаются информационным письмом
в финансовом отчете.

10. Грантополучатель обязан вернуть средства гранта, целевое расходование которых не подтверждено или не согласовано.

11. Финансовая отчетность должна содержать подтверждение по всем статьям представленной на конкурс сметы:

·  Заработная плата штатных сотрудников (физических лиц, работающих по трудовому договору). Копии первичных документов, представляемых
для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых работ/услуг;

- акт выполненных работ (оказанных услуг);

- документ, подтверждающий оплату работ/услуг (банковская выписка
о переводе денежных средств).

·  Вознаграждения специалистов (физических лиц, работающих
по гражданско-правовому договору). Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых работ/услуг;

- акт выполненных работ (оказанных услуг);

- табель учета рабочего времени;

- документ, подтверждающий оплату работ/услуг (банковская выписка
о переводе денежных средств).

·  Издательско-полиграфические услуги, в том числе изготовление макета, разработка дизайна. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых работ/услуг;

- счет на оплату;

- платежное поручение с отметкой банка;

- техническое задание с описанием и приложением дизайн-макетов сувенирной продукции в цветном изображении на бумажном носителе
и стоимостью каждого вида продукции;

- акт выполненных работ, составленный в соответствии с техническим заданием;

- накладная (торг-12);

- ведомость на раздачу продукции, атрибутики (Грантополучатель обязан взять у лиц, являющихся благополучателями, согласие на обработку и передачу
их персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006
№ 152-ФЗ «О персональных данных») / акт расхода/списания продукции
в массовом количестве в рамках проекта, подписанные Грантополучателями
и командой проекта (Грантополучатель прикладывает фото подтверждение «расхода» продукции).

·  Расходы на подарки, сувенирную продукцию. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых работ/услуг/поставки;

- счет на оплату;

- платежное поручение с отметкой банка;

- накладная (торг-12);

- ведомость на раздачу продукции, атрибутики (Грантополучатель обязан взять у лиц, являющихся благополучателями, согласие на обработку и передачу
их персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006
№ 152-ФЗ «О персональных данных») / акт расхода/списания продукции
в массовом количестве в рамках проекта, подписанные Грантополучателями
и командой проекта (Грантополучатель прилагает фото-подтверждение «расхода» продукции).

·  Расходы на проживание и питание. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых услуг;

- акт оказанных услуг с приложением списка Ф.И.О. проживающих
и питающихся лиц. Организация, предоставляющая услуги, должна предоставить согласие всех проживающих на обработку и передачу их персональных данных
в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

- счет на оплату;

- меню;

- платежное поручение с отметкой банка.

·  Транспортные расходы (приобретение горюче-смазочных материалов, авиа- и железнодорожных билетов, аренда автотранспорта). Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых работ/услуг/поставки;

- счет на оплату;

- платежное поручение с отметкой банка;

- накладная (торг-12);

- билеты и посадочные талоны в обе стороны;

- договор аренды с приложением характеристики арендуемого транспорта, времени аренды, стоимости почасовой оплаты, акт приема-передачи, подтверждение оплаты.

· Аренда помещения. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых услуг с приложением характеристики арендуемого;

- счет на оплату;

- платежное поручение с отметкой банка;

- акт приема-передачи помещений при получении в аренду и акт приема-передачи помещений при передаче их обратно собственнику (владельцу).

·  Аренда оборудования. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с приложением характеристики арендуемого оборудования;

- счет на оплату;

- платежное поручение с отметкой банка.

- акт приема-передачи оборудования при получении в аренду и акт приема-передачи оборудования при его возврате собственнику (владельцу).

·  Информационные услуги (размещение информации о проекте в средствах массовой информации). Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня оказываемых услуг;

- техническое задание с описанием и приложением дизайн-макетов в цветном изображении на бумажном носителе;

- счет на оплату;

- платежное поручение с отметкой банка.

- ссылки на размещение информации;

- скриншоты;

- письмо-согласование использования логотипа Федерального агентства по делам молодежи, ФГБУ «РеМЦ» (в случае использования).

·  Приобретение оборудования. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор на приобретение с приложением характеристики приобретаемого оборудования;

- счет на оплату;

- платежное поручение с отметкой банка;

- накладная (торг-12).

·  Расходные материалы и комплектующие изделия, инвентарь. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с приложением характеристики оборудования, к которому приобретаются расходные материалы и комплектующие изделия;

- счет на оплату;

- платежное поручение с отметкой банка;

- накладная (торг-12).

·  Расходы на покупку и/или создание программного обеспечения. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- 2-3 коммерческих предложения с подробным описанием аналогичного готового продукта;

- договор с указанием перечня необходимых услуг;

- счет на оплату;

- платежное поручение с отметкой банка;

- акт выполненных работ, составленный в соответствии с техническим заданием.

·  Расходы на создание и/или техническую поддержку сайта. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- 2-3 коммерческих предложения с подробным описанием аналогичного готового продукта;

- договор с указанием перечня оказываемых услуг;

- техническое задание с подробным описанием и стоимостью каждого вида работ;

- счет на оплату;

- платежное поручение с отметкой банка;

- акт выполненных работ, составленный в соответствии с техническим заданием;

- скриншоты;

- сертификат регистрации доменного имени.

·  Расходы на телефонную связь, мобильную связь, информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», почтовые расходы. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с юридическим лицом-поставщиком услуг;

- счет на оплату;

- платежное поручение с отметкой банка.

·  Расходы на канцелярские принадлежности. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор;

- счет на оплату;

- платежное поручение с отметкой банка;

- накладная (торг-12).

·  Расходы на проведение мероприятий, реализуемых в рамках проекта. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня необходимых услуг;

- счет на оплату;

- платежное поручение с отметкой банка;

- накладная (торг-12).

·  Иные расходы. Копии первичных документов, представляемых для подтверждения:

- договор с указанием перечня необходимых услуг;

- счет на оплату;

- платежное поручение с отметкой банка;

- накладная (торг-12).

Приложение №6

 

В Секретариат Всероссийского

конкурса молодежных проектов

 

Информационное письмо № ___

 

Я, Иванов Иван Иванович, (указывается победитель какого Конкурса,
№, дата и название приказа), руководитель проекта «Название проекта по приказу» информирую, что при заказе (наименование статьи) стоимость товаров/услуг была скорректирована в соответствии с актуальными ценами которые представлены в таблице ниже.

 

Таблица 1. Перераспределение цен на товары

№ статьи

Наименование статьи