Создание нового документа

Структурными элементами документов обычно являются:

– титульный лист;

– список исполнителей;

– содержание;

– введение;

– основная часть;

– выводы и предложения;

– список использованных источников;

– приложения.

Заголовки структурных элементов выполняются с новой страницы полужирным шрифтом.

Основная часть документов при тройной нумерации состоит из номеров разделов, подразделов, пунктов, выполненных полужирным шрифтом, разделенных точками. Подразделы и пункты должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. В конце точка не ставится.

Номера разделов и подразделов с их названиями выполняются 16-м кеглем, пунктов – 14-м. При двойной нумерации подразделы отсутствуют.

После заголовков разделов и подразделов пропускается пустая строка. После же заголовков пунктов с новой строки сразу начинается текст.

Подразделы или пункты в тексте документа разделяются между собой пустой строкой.

Каждый структурный элемент документа следует начинать с новой страницы.

Заголовки всех структурных элементов выполняются по центру строки кроме основной части документа, которые начинаются с абзацного отступа.

4

Нумерация страниц документа и приложений, входящих в его состав, должна быть сквозная и размещаться внизу страницы по центру. При этом титульный лист является первой страницей документа, на которой номер никогда не ставится.

В документах следует использовать шрифт Times New Roman 14 пунктов. В таблицах допускается текст выполнять меньшим шрифтом, чем обычный текст 14 пунктов, чаще 12-м кеглем, но не мене 10-го.

Для создания нового документа сначала открывают его окно, через пиктограмму MS Word 2010 в Главное меню, предварительно нажав кнопку Пуск.

В случае создания нового документа в уже открытом окне Word 2010 (открытия нового окна) следует использовать команду Файл → Создать.

Поскольку файл открывается впервые и, таким образом, ему ни разу пользователем не присваивалось имя, то файл по умолчанию редактором Word получает имя «Документ №», где № – номер открытого документа.

В данном случае для сохранения файла обычно используется команда Файл → Сохранить илипросто щелчок по кнопке Сохранить на Панели быстрого доступа.

В результате, откроется окно, в котором следует указать новое имя файла (указать свою фамилию) и папку, в которой он должен быть сохранен. Поэтому перед сохранением файла необходимо подготовить для него папку на диске D: – D :\ Агроинженерия \Курс 1\Группа № (номер группы, в которой Вы учитесь).

В случае, если требуется сохранить существующий файл с присвоенным ему ранее пользователем именем, но уже изменив ему имя, то используется команда Файл → Сохранить как. Команда же Сохранитьработает аналогично команде Сохранить каклишь в том случае, когда файл сохраняется с ранее присвоенным ему по умолчанию именем (временным именем) «Документ №».

5

Далее необходимо войти во вкладку ленты Вид:

– в группе инструментов Показать установить Линейку, если она отсутствует.

Кроме того, следует установить режим автоматической расстановки

 переносов. Для этого во вкладке ленты Разметка страницы в группе Параметры страницы следует выполнить команду Расстановка переносов → Параметры расстановки переносов и в раскрывшемся диалоговом окне перед пунктом Автоматическая расстановка переносов щелкнуть мышью, чтобы поставить галочку. Далее щелкнуть на кнопке ОК.

Форматирование текста

Формат страницы

Работа с документом начинается с выбора размера и ориентации листа бумаги. Наиболее распространен формат А4 (210x297 мм). Ориентация бывает книжная и альбомная. У документа имеются поля относительно края листа бумаги. Для оформления курсовых работ и рефератов используют следующие размеры полей:

– левое поле 30 мм;

– правое поле 10 мм;

– верхнее поле 20 мм;

– нижнее поле 20 мм;

– абзацный отступ 12,7 мм.

Установка размеров бумаги и параметров страницы производится на вкладке ленты Разметка страницы (группа инструментов Параметры страницы) командой Поля →Настраиваемые поля. В диалоговом окне Параметры страницы на закладке Размер бумаги выбирают размер бумаги, а на закладке Поля устанавливаются требуемые размеры полей. Здесь же выбирают Книжную или Альбомную ориентацию бумаги.

6

Формат шрифта

Шрифты отличаются друг от друга рисунком (гарнитурой), начертани-

ем (прямой, курсивный, жирный) и размером (кеглем).

Шрифт Arial относиться к группе Helvetica (Гельветика). Символы

этой группы не имеют засечек и контраста.

Courier New похож на шрифт для пишущих машинок.

Times New Roman – используется при наборе типографских книг.

 

Формат абзаца

Абзац – это фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу Enter (символ «¶»). Маркеры абзаца вставляются каждый раз при нажатии клавиши Enter. Они не выводятся на печать и отображаются на экране лишь в режиме отображения непечатаемых символов.

Изменение выравнивания для абзаца можно осуществить в закладке Главная ленты с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов в группе Абзац илив диалоговом окне Абзац, если необходимо изменить различные отступы, в том числе и абзацный, а также произвольный межстрочный интервал. Выше представленный абзац имеет следующий формат: отступ слева – 2, отступ справа – 1, отступ первой строки (абзацный отступ) – 1, межстрочный интервал – полуторный.

Отступы можно было бы осуществить и с помощью трех бегунков, расположенных на горизонтальной линейке.

Выравнивание текста (по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине) производится одной из четырех кнопок на панели инструментов в группе Абзац.

 

7

Работа с формулами

Чтобы вставить формулу в документ, необходимо:

– установить курсор в место, где будет набираться формула;

– на вкладке Вставка в группе Символы выполнить команду Формула, нажав в основной области кнопки π.

В результате будет открыта вкладка Работа с формулами → конструктор, а в документе появится поле формулы, данные в которое вводятся с помощью инструментов, размещенных на раскрывшейся ленте

Вкладка ленты Конструктор содержит несколько групп командных элементов.

Группа Сервис содержит инструменты для настройки внешнего вида формул и ввода формул из так называемой коллекции формул, которую можно пополнять (Конструктор→ Сервис →Формула →Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию формул) В правом нижнем углу группы Сервис находится кнопка Параметры формул, нажав на которую можно вызвать одноименное окно, содержащее общие параметры настройки формул.

Группа Символы предназначена для быстрого ввода различных специальных символов, используемых в формулах.

Группа Структуры позволяет добавлять в поле редактирования своеобразные шаблоны для построения сложных формул.

Ввод и редактирование формул завершается щелчком левой кнопкой мыши где-либо в поле документа вне области ввода формул.

Для редактирования формулы непосредственно в документе достаточно выполнить на ней двойной щелчок. При этом автоматически открывается вкладка Конструктор.

Например, расчет среднего арифметического значения переменной х

осуществляется по формуле:

 

8

 

где  – среднее арифметическое;

x_i – i-oe значение переменной х;

n – количество значений переменной х.

 

1.4 Работа с таблицами

Создание таблиц

Для создания таблиц в Microsoft Word применяют инструменты, находящиеся по адресу Вставка → Таблицы → Таблица.

Для того чтобы быстро вставить в документ таблицу можно выделить нужное количество ячеек таблицы (до 10 в ширину и 8 в высоту), которые расположены в верхней части меню кнопки Таблица (диалогового окна Вставка таблицы).

Если есть необходимость вставить в документ таблицу произвольного размера, настроив при этом ее параметры, нужно воспользоваться командой

меню Вставить таблицу в диалоговом окне Вставка таблицы.

Кроме того, система содержит набор предварительно подготовленных

стилей таблиц (пункт меню Экспресс-таблицы), которые позволяют добавлять в документ таблицы, отформатированные различными способами.

Для работы с таблицами служат специальные вкладки Работа с таблицами → Конструктор и Работа с таблицами → Макет.

Ячейки таблицы, доступные в верхней части меню кнопки Вставка → Таблицы → Таблица, используют для создания простейших таблиц небольшого размера. Созданные таким методом таблицы можно в дальнейшем развивать, редактируя таблицу

 

9

Команду Вставка → Таблицы → Таблица → Вставка таблицы исполь­зуют для создания более сложных таблиц. Она открывает диалоговое окно Вставка таблицы, в котором задают число строк и столбцов, а также ширину столбцов.

Режим автоподбора ширины столбцов в диалоговом окне Вставка таблицы задают соответствующим переключателем:

– постоянная – общая ширина таблицы в режиме Авто равна ширине поля набора документа, а ширина каждого столбца постоянна и зависит от количества столбцов (режим удобен при создании печатных документов);

– по содержимому  –  ширина каждого столбца пропорциональна объему данных, содержащихся в нем;

– по ширине окна – таблица занимает всю ширину листа.

 

Редактирование таблиц

Говоря о редактировании таблиц, мы имеем в виду не редактирование их содержимого, а только редактирование их структуры.

Фактически редактирование структуры таблиц сводится к следующим операциям:

– добавление заданного количества строк;

– добавление заданного количества столбцов;

– удаление выделенных ячеек, строк и столбцов;

– слияние выделенных ячеек;

– разбиение выделенных ячеек;

– изменение размеров выделенных ячеек.

Комбинируя вышеуказанные операции, можно на базе таблиц с простой структурой готовить таблицы, имеющие сложную структуру.

 

10

Средства для выполнения этих операций находятся среди инструментов вкладок Макет и Конструктор.

Используя инструменты вкладки Конструктор, можно, во-первых, на­страивать внешний вид таблицы, управляя границами и заливкой ячеек с при­менением стилевого оформления или ручной настройки параметров. Во- вторых, применяя инструменты группы Рисование границ, можно «дорисовы­вать» или «стирать» элементы таблицы.

Вкладка Макет ориентирована в основном на вставку и удаление блоков ячеек (группа Строки и столбцы), на настройку объединения и разделения ячеек (Объединение), на настройку размеров ячеек (Размер ячейки). Также с помощью инструментов этой вкладки можно задавать выравнивание и направление текста в ячейках таблицы.

Многие действия можно произвести, используя контекстное меню выде­ленной области таблицы.

Таблица 1.1 – Объем продаж

 

Наименование продукции	Объем продаж, шт.
	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь	Июль	Август	Сентябрь	Октябрь	Ноябрь	Декабрь
Источники беспе­ребойного питания	100	105	105	120	110	124	150	122	153	163	142	120