В практике управления важное значение приобретает выявление и изучение основных факторов, определяющих интенсивность использования информации менеджерами.

Первым из таких факторов является организационная культура. Будут ли содержащиеся в информационных пото­ках данные правильно восприняты, поняты и воплощаются ли в практические действия менеджера, в существенной мере зависит от его организационной культуры. В системах оценки работников управленческой сферы, как и в прежние времена, чаще всего используются такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а не способность быстро и квалифицированно отыскать и использовать новую информацию, необходимую для ус­пешного решения задач, стоящих перед данной организа­цией.

Второй фактор, влияющий на использование менед­жером полученных данных, касается содержания информации, ее адекватности изменяющимся состояниям управ­ляемого объекта.

Третий фактор, оказывающий влияние на использо­вание менеджером данных, - это форма представления информации.

Четвертый фактор, от которого во многом зависят степень и масштабы использования информации в управ­ленческой деятельности - это знания, умения, навыки и установки менеджера.

Информация бесполезна до тех пор, пока менеджер не знает, как ее интерпретировать, осмыслить, оценить и как действовать на ее основе.

Одним из важнейших требований к информации, и пользуемой в управлении, является ее оптимальность и полнота. Оптимум информации означает, что она должна; содержать все необходимые сведения по всем управляе­мым параметрам, причем только необходимые сведения об управляемом объекте.

Вторым требованием к информации является ее объ­ективность, соответствие реальному положению дел и со­стоянию управляемого объекта, наличия в ней надежных, не содержащих искажений сведений.

Третье непременное требование управляющей систе­мы к поступающей в ее распоряжение информации - точ­ность, характеризующая степень детализации информа­ции, ее приближение к реальному состоянию управляемого объекта, которое она выражает.

Следует, однако, подчеркнуть, что когда речь идет об оптимальности, полноте, объективности и точности ин­формации, необходимой для управленческой деятельности, то эта задача должна решаться каждый раз по-новому, в за­висимости от содержания вполне определенной проблемы, которую нужно решить данному органу управления. А ее эффективное решение возможно только в том случае, когда поступающая в управленческую сферу информация свое­временна и оперативна. Только такая информация, которая поступает, обрабатывается, интерпретируется и использу­ется вовремя, тогда, когда возникает необходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации, по­вышению эффективности управленческой деятельности.

В реестре современных информационных технологий существенное значение имеют системы управления базами данных (СУБД). Каждая из них представляет собой пакет программ, предназначенных для того, чтобы обеспечить системный, интегрированный и гибкий подход к организа­ции данных и доступ к ним, в том числе и в масштабах це­лого ведомства. Например, Министерство труда и социаль­ного обеспечения может обзавестись единой базой данных, которая будет содержать сведения и файлы на всю клиен­туру, хотя клиенты подразделяются на более чем два де­сятка различных категорий по характеру обеспечения, а сотрудники этого ведомства специализируются на работе с определенными группами клиентов.

Наиболее распространенные технологии офисной автоматизации - это текстовые редакторы, электронная почта, факсимильная связь, автоматизированные рабочие места и технологические возможности проведения телеконференций.

Большие ресурсы для роста эффективности управ­ленческой деятельности заложены в системах поддержки принятия решений (СППР). Они представляют собой ком­пьютерную информационную систему, которая поставляет работникам высших звеньев управления информацию, ис­пользуемую для нетрадиционного полиструктурного при­нятия непрограммируемых управленческих решений. Они способны оказать поддержку руководителю и менеджеру в принятии нетривиальных решений, облегчают пользовате­лю манипуляции множеством разнообразных данных, раз­работку моделей и построение сценариев. Поэтому их ис­пользование повышает качество управленческих решений, особенно если это связано с множественными целями и требует учета множественных вариантов.

На переднем крае современных информационных технологий находятся экспертные системы. Опирающиеся на исследования в области искусственного интеллекта, экспертные системы предназначены для того, чтобы под­ражать процессам человеческой мыслительной деятельно­сти. В отличие от других компьютерных технологий они способны производить не только вычислительные опера­ции, но и делать выводы, исходя из фактов и заданных правил, что во многом напоминает умозаключение думающего человека.

Контрольные вопросы

1. Что такое информация?

2. Как интерпретируется информация в контексте ее использо­вания в управленческой деятельности?

3. Каковы факторы, определяющие интенсивность использова­ния информации менеджерами?

4.     Каковы требования, предъявляемые информации, исполь­зуемой в управлении?

5. Что представляет собой информационная управленческая система (автоматизированная система управления - АСУ)?

6. Какое значение имеют системы управления базами данных?

7. Что представляет собой автоматизация офисных операций?

8. Что такое системы поддержки принятия решений (СППР)?

9. В чем заключается сущность экспертных систем?