Ревизия кассовых операций с наличной иностранной валютой.

Расход и приход денежных средств – “соблазнительная” операция для нечестных лиц. В связи с этим движение наличности целесообразно контролировать сплошным методом.

Ревизор должен тщательным образом проверить соблюдение в организации порядка ведения кассовых операций с иностранной валютой согласно Положения о ведении кассовых операций с иностранной валютой на территории Республики Беларусь. Согласно которому, предприятия могут иметь в своей кассе наличную иностранную валюту в пределах лимитов остатка, устанавливаемых учреждениями банков как в рублевом эквиваленте, так и номинале. Лимиты остатка иностранной валюты устанавливаются на основании ходатайств предприятий с подробной аргументацией необходимости наличия такого лимита при условии соблюдения Положения. При отсутствии такого ходатайства наличная иностранная валюта подлежит полной инкассации в учреждения уполномоченных банков. Наличная иностранных валюта расходуется только на цели, на которые она получена.

Рекомендуется сразу по прибытию на место провести инвентаризацию валютных остатков в кассе предприятия. Внезапная ревизия кассы осуществляется с полным полистным пересчетом всех денег в иностранной валюте. Эта операция фиксируется в акте.

При обнаружении недостач на значительные суммы или злоупотреблений следует потребовать немедленного отстранения кассира от должности и рекомендовать руководству организации передать дело следственным органам.

Ревизор сопоставляет балансовые данные по статье “Касса” с Главной книгой, журналом-ордером по этому счету и кассовой книгой.

Проверяют соблюдение порядка ведения записей в кассовой книге и требования к ней. Для отражения операций с наличной иностранной валютой предприятие должно вести отдельную кассовую книгу. При этом предприятие должно иметь только одну кассовую книгу по операциям в иностранной валюте.

Ревизору необходимо выборочно проконтролировать итоги страниц книги и перенос суммы остатка наличных денег с одной страницы на другую (если таковое имеется). В кассовой книге на начало дня должны быть указаны остаток в иностранной валюте (в разрезе видов иностранных валют, наименование и сумма), записи в течение дня по приходу (расходу)(в разрезе видов иностранных валют, наименование сумма) и на конец рабочего дня должен быть выведен исходящий остаток (в разрезе видов иностранных валют, наименование сумма).

В организациях с согласия кассира кассовая книга при условии обеспеченности полной сохранности кассовых документов  может вестись автоматизированным способом при этом ее листы формируются в виде машинограммы  “Вкладной лист кассовой книги”. Одновременно с ней создают машинограмму “Отчет кассира”. Оба названных регистра должны составлятся к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренными формой кассовой книги.

В машинограмме  “Вкладной лист кассовой книги” последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов книги за каждый месяц, а в последней машинограмме за каждый календарный год – общее количество листов за год.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги проверяют правильность работы програмных средств обработки.

В процессе проверки следует убедиться в документальной обоснованности записей в книге, которые должны подтверждаться правильно оформленными приходными и расходными кассовыми ордерами. По приходным кассовым ордерам производится прием иностранной валюты, они выписываются в рублевом эквиваленте, в правом углу должна быть указана сумма иностранной валюты по номиналу прописью и цифрами красными чернилами с указанием ее наименования должно быть наличие подписи главного бухгалтера или иного уполномоченного лица и кассира, штампа “принято”. В расходном кассовом ордере также в правом верхнем углу указывается красными чернилами выданная иностранная валюта по номиналу прописью и цифрой с указанием ее наименования. Бухгалтерия обязана регистрировать приходные и расходные кассовые ордера в журнале регистрации ордеров, что делается не всегда. Отсутствие такого журнала создает возможность для злоупотребления путем уничтожения кассовых ордеров. Таким  образом  может возникнуть неучтенная иностранная валюта у представителей “теневой экономики”..

Списание денег в расход проверяют по документам, предложенным к кассовым отчетам. При этом следует помнить, что наличная иностранная валюта должны быть расходована обязательно в течении текущего рабочего дня. Если она не была использована (или не вся использована), необходимо ее сдать в банк не позднее следующего рабочего дня за исключением сумм, не превышающих лимит кассы. Следует обратить внимание на четкое оформление документов: наличие записи красными чернилами, суммы в рублевом эквиваленте, имеется ли расписка получателя и наличие записи об удостоверяющем документе, погашены ли они штампом “оплачено”, нет ли на них следов подчисток и исправлений. Как свидетельствует практика, наибольшее число злоупотреблений (включение подставных лиц, завышение суммы и др.) выявляются при выдаче подотчетных сумм.

Ревизору следует  проконтролировать были ли случаи неиспользования иностранной валюты не по назначению (в СП ОАО “Спартак” иностранная валюта выдается из кассы только на командировочные расходы). Если да, то проверить правильности оформления: в платежной ведомости против фамилии гражданина бухгалтер делает запись “сторно” и должен выписать расходный кассовый ордер, кассир же должен в кассовой книге сделать расходную запись на сумму расходного кассового ордера. Невыплаченная сумма должна быть сдана в уполномоченный банк.

В ходе проверки кассовых операций, кроме выше перечисленного контролируют: нет ли фактов подписи расходного кассового ордера одним руководителем, или главным бухгалтером, подлинность на кассовых ордерах и других документах подписей должностных лиц и получателей денег, правильность корреспонденции счетов по кассовым документам и др.

Затем ревизор приступает к изучению условий и их соблюдение, обеспечивающих сохранность денежных средств в кассе. Касса предприятия должна быть расположена в отдельном помещении, если предприятием применяется совмещение кассы по рублевым операциям с кассой по операциям с наличной иностранной валютой, то проверяющий должен убедится в наличии раздельных металлических шкафов (ящиков) или сейфов для отдельного хранения иностранных валютных средств от рублевых. Следует проверить застрахована ли касса страховой организацией. Страхование должно быть проведено в оценке по единому курсу, установленному Национальным банком Республики Беларусь, либо по номиналу.

Ревизор должен убедится в полном оборудовании кассы. В нее в обязательном порядке должны входить: каталоги (справочники) отличительных признаков определения подлинности, платности иностранной валюты (доллары США, марки ФРГ и др.); технические приборы для проверки подлинности купюр иностранной валюты.

Кроме ревизионной проверки на предприятии уполномоченные банки ежеквартально проводят проверки кассовой дисциплины. В случае нарушения предприятием требований действующего Положения уполномоченный банк вправе ходатайствовать перед Национальным банком об отзыве лицензии (разрешения) направо проведения валютных операций. С момента подачи ходатайства (дата исходящего номера) в Национальный банк и его окончательного решения вопроса Национальный банк вправе прекратить операции по валютному счету предприятия.

Правовой основой для привлечения субъектов хозяйствования к ответственности за нарушение порядка ведения кассовых операций, в том числе с иностранной валютой, является Декрет Президента Республики Беларусь от22.02.2000г. №82 “О некоторых мерах по упорядочению экономических отношений” (с учетом изменений и дополнений). Согласно этому источнику за несоблюдение порядка ведения кассовых операций на субъектов хозяйствования налагается штраф в размере, установленном законодательством.

Следующим этапом проверки операций с иностранной валютой является ревизия соответствия корреспонденции счетов действующим положениям и правилам ведения бухгалтерского учета. Такая проверка проводится на основании приходных и расходных кассовых ордеров и записей в журнале-ордере №1, Ведомости для учета денежных средств и др.

Первоначально ревизор рассматривает приходные и расходные кассовые ордера, проверяя правильность проставления в них номеров корреспондирующих счетов.

Затем ревизор проверяет, насколько точно рассматриваемые операции отраженых регистрах синтетического учета. Для этого данные проверенных расходных и приходных кассовых ордеров сверяют с записями в журнале-ордере №1. Следует помнить, что журнал-ордер №1 заполняется как с указанием наминала валюты, так и в рублевом эквиваленте.

Аналитический учет кассовых операций с иностранной валютой должен вестись на каждую дату совершения операций в разрезе валют.

Проводя ревизию кассовых операций с иностранной валютой, необходимо проверить правильность подсчета оборотов и выведения сальдо в учетных регистрах. Следует запомнить о возможном возникновении курсовой разницы. Остаток денежных средств в кассе на 1-е число месяца должен быть переоценен в соответствии с действующим на тот момент валютным курсом. Может возникнуть либо положительная, либо отрицательная курсовая разница.

Положительная возникает в том случае, если за единицу иностранной валюты устанавливается больший эквивалент национальных денежных единиц, чем в предыдущий период. Следует проверить правильность отражения курсовых разниц в учете (Дт 50 Кт 99).

Учет кассовых операций с иностранной валютой должен  осуществляться на счете 50 “Касса” с указанием но номинала валюты и рублевого эквивалента. Записи на счете 50 по операциям с иностранной валютой должны быть следующими. При поступлении сумм валюты в кассу производится запись по дебету сч. 50 и кредиту сч. 52 “Валютный счет” – при получении наличной валюты из банка. Выявленные в результате ревизии кассы излишка наличной валюты, не подтвержденные распиской, подлежат оприходованию, что отражается по дебету сч. 50 и кредиту сч.99 “Прибыли и убытки”. При возврате неизрасходованных подотчетных сумм делается запись по дебету сч. 50, 52 и кредиту сч. 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. В случаях приобретения валюты на бирже для осуществления командировочных расходов дебетуется сч. 50 в корреспонденции с кредитом счета 55, субсчет “Специальный валютный счет”.

По кредиту сч. 50 отражается расход иностранной валюты по целевому назначению. Так как, в СП ОАО “Спартак” наличная иностранная валюта расходуется только на командировочные цели, то по кредиту сч. 50 отражается выдача валюты под отчет на служебные командировки в корреспонденции с дебетом сч.71 и внесение наличной валюты на валютный счет – с дебетом сч.52. выявленная в результате ревизии кассы недостача валюты отражается по дебету сч.94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” и кредиту сч.50, а затем списывается при установлении виновности кассира в дебет сч.73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, субсчет “Расчеты по возмещению материального ущерба”, и кредиту сч. 94. В случае, если виновность кассира не установлена или суд отказал в иске, сумма недостачи отражается по дебету сч. 84“Использование прибыли” и кредиту сч. 94.[5][9]