Ревизия расчетов с подотчетными лицами наличной валютой.

При невозможности произвести расчеты безналичным путем либо непосредственно из кассы работникам субъекта хозяйствования выдаются авансы наличными деньгами под отчет.

Операции с подотчетными суммами, как и кассовые операции, ведутся практически всеми субъектами хозяйствования. Расчеты с подотчетными лицами не очень разнообразны, но носят массовый характер. Поэтому данный этап ревизионной проверки достаточно трудоемок.

Значительную часть подотчетных сумм наличной валюты составляют расходы на служебные командировки за границу.

Расчеты с подотчетными лицами проводятся, как правило, сплошным методом. Однако, прежде чем приступить к проверке, ревизору необходимо ее спланировать. Для этого нужно рассмотреть и оценить состояние внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами.

Ревизор должен  дать предварительную оценку состояния учета расчетов с подотчетными лицами, сделать ряд необходимых промежуточных выводов, определить наиболее слабые места, наметить перечень необходимых процедур, которые будут выполнены в ходе проверки, и тем самым сформировать план проведения проверки. Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возложена на руководителя субъекта хозяйствования и главного бухгалтера. Поэтому для сбора информации ревизор проводит опрос указанных должностных лиц.

Направление работников за границу в служебные командировки должно осуществляться на основании приказа, подписанного руководителем предприятия, или приглашения зарубежной фирмы. Приглашение вместе с приказом служит основанием для расчетов и выплаты валютных средств работникам, направляемых в служебные командировки за границу. Субъекты хозяйствования должны вести регистрацию указанных приглашений.

При направлении работников в командировку руководитель устанавливает техническое задание по командировке, в котором должна быть цель командировки, срок пребывания за границей, план встреч и переговоров с представителями инофирм и организаций, а в случае заключения контракта – предмет контракта, условия поставки, форма и валюта платежа. Техническое задание должно быть предписано руководителем и командируемым работником. Кроме того, руководителем определяется ответственное лицо по организации зарубежных командировок и их контролю, порядок и форма письменного отчета. При этом отчет о состоявшейся командировке должен в максимальной степени отразить ход переговоров за границей, сведения о договоренностях с представителями инофирм, а также экономическую, конъюнктурную, ценовую и другую информацию.

Об ослаблении или отсутствии достаточного внутреннего контроля свидетельствуют факты:

- отсутствие утвержденного приказом списка лиц, которым могут быть выданы суммы под отчет;

- несоблюдение данного приказа и выдача сумм лицам, не указанным в данном списке;

- списание просроченной задолженности по истечении срока исковой давности на финансовые результаты деятельности или за счет чистой прибыли;

- несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности с подотчетного лица путем удержания из оплаты труда.

В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республики Беларусь субъекты хозяйствования выдают наличные деньги под отчет в размере и на сроки, определяемые руководителем субъекта хозяйствования по согласованию с учреждения банка, осуществляющим его кассовое обслуживание.

При проверке субъекта хозяйствования негосударственной формы собственности, каким и является СП ОАО “Спартак”, целесообразно рассмотреть законность отнесения командировочных расходов на издержки производства.

При рассмотрении вопроса о соблюдении порядка выдачи сумм под отчет необходимо установить, не выдавались ли деньги под отчет лицам, не отчитавшимся о ранее полученных суммах аванса либо имеющим задолженность по ним.

Аванс на командировочные расходы выдается на основании приказа, в котором указывается пункт назначения, срок, цель и продолжительность командировки. Направление работника в командировку за границу может производиться также на основании соответствующего приглашения иностранной фирмы, которое определяет условия нахождения за границей (оплата проезда, проживания, питания и т. д.). Данное приглашение, наряду с приказом, служит основанием для расчета и выплаты наличных валютных средств работникам, направляемым в командировку.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командировочному лицу на оплату стоимости проезда к месту командирования и обратно, суточных и расходов за наем помещений на срок командировки. При направлении работника в командировку все необходимые расчеты производятся исходя из норм выплат, установленных Министерством финансов Республики Беларусь. Субъекты хозяйствования негосударственной формы собственности могут осуществлять оплату расходов на зарубежные командировки по нормам в соответствии с положением, утвержденным вышестоящим органом. Очевидно, что ничем не оправданное отвлечение оборотных средств, а тем более не однократное и на длительный срок, отрицательно сказывается на результатах хозяйственной деятельности субъекта хозяйствования.

В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь сроки, на которые выдаются наличные деньги под отчет, определяются руководителем субъекта хозяйствования по согласованию с обслуживающим учреждением банка..

Согласно Правилам ведения кассовых операций в Республике Беларусь лица, получившие средства в подотчет в иностранной валюте должны отчитаться об их расходовании и возвратить в кассу предприятия неизрасходованный остаток не позднее 3-х календарных дней.

Одновременно проверяется своевременность возврата неиспользованных подотчетных сумм. Далее сопоставляется дата приходного кассового ордера, которым оформляется возврат в кассу неиспользованной подотчетной суммы, и дата возвращения из командировки.

Лица, получившие наличную иностранную валюту под отчет, обязаны не позднее 3-х календарных дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об использовании сумм иностранной валюты и неиспользованные суммы валюты возвратить в кассу.

Следует помнить, что за нецелевое использование и невозвращение в установленный срок денежных средств, выданных под отчет в иностранной валюте, в том числе на оплату командировочных расходов, к субъектам хозяйствования применяется экономическая санкция в размере до 10-кратной суммы указанных средств. В соответствии с Положением Национального банка Республики Беларусь за несоблюдение срока использования подотчетных сумм на субъект хозяйствования налагается штраф в размере 20% от суммы нарушения.

Направление работников в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения. Ревизору необходимо проверить наличие в командировочном удостоверении всех реквизитов, необходимых отметок и исправлении.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспорта в место постоянной работы. Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне отбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии

и о отбытии заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие (учреждении) для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

При рассмотрении вопроса соблюдения сроков пребывания в командировке, а следовательно, и вопросам правомерности и правильности оплаты командировочных расходов ревизор выполняет следующее: проставленные в командировочном удостоверении отметки о дате отбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, отбытия из него и прибытия к месту постоянной работы сверяет с датами, указанными в приказах о командировке, журнале регистрации отбывающих в командировку, а также с датой проездных билетов.

Для подтверждения факта, сроков прибытия в заграничных командировках кроме вышесказанного необходимо также сравнить отметки в командировочном удостоверении с отметками таможни о пересечении границы в загранпаспорте.

К авансовому отчету, представляемому подотчетным лицом, обязательно должны прилагаться все необходимые оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы. . Оправдательными документами для подтверждения произведенных расходов по командировке являются проездные билеты, счета, квитанции и т.п.

Без представления подтверждающих документов компенсируются расходы за пользование постельными принадлежностями в пути следования при проезде в плацкартах, купейных, или мягких вагонах.

В исключительных случаях, при отсутствии транспортного сообщения в пределах одного административного района, оплата за проезд без представления проездных документов может быть компенсирована с разрешения нанимателя по минимальной стоимости проезда.

Расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов возмещаются по нормам, утвержденным Министерством финансов.

Компенсация расходов по найму жилого помещения при командировке в страны СНГ может производиться без представления подтверждающих документов в размере 5% от установленной нормы. Кроме того, при командировании в указанные страны сверх установленных норм на проживание на основании подтверждающих документов производится компенсация расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах.

Размещение расходов, произведенных подотчетными лицами, производится при представлении подтверждающих подлинность документов (счета, квитанции, проездные билеты). Всевозможные копии оплате не подлежат.

Согласно Закону Республики Беларусь “О бухгалтерском учете и отчетности’[2] факт совершения хозяйственной операции подтверждается имеющим юридическую силу первичным бухгалтерским документом. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа, дату и место его составления;

- основание и содержание хозяйственной операции;

- количественное измерение хозяйственной операции;

- наименование должностей, фамилии и личные подписи или иные сведения, однозначно идентифицирующие личность участников хозяйственной операции.

Кроме того, при обнаружении оправдательных документов, оформленных с нарушением указанных требований, как и в случае отсутствия необходимых оправдательных документов, необходимо рекомендовать предприятию включить суммы выданные подотчетному лицу, в его совокупный доход с налогооблажением в установленном порядке. Также, если произведенные расходы были включены в состав себестоимости, следует рекомендовать внести исправления в учетные регистры с отнесением сумм за счет чистой прибыли предприятия.

Согласно Правилам ведения кассовых операций в Республике Беларусь передача одним подотчетным лицом сумм, выданных на его имя, другому подотчетному лицу не допускается. В соответствии с этим бухгалтер не имеет право принимать к учету документы выписанные на имя одного лица, в оправдание расходов, произведенных другим лицом.

При поверке первичных документов следует иметь в виду, что наличие только чека контрольно-кассового аппарата или только счета-фактуры недостаточно, так как чек не содержит всех обязательных для первичного документа реквизитов, а счет-фактура является документом подтверждающим платеж.

Проводя ревизию расчетов с подотчетными лицами, необходимо установить, всегда ли сумма аванса использовалась на те цели, на которые она выдавалась. Для этого ревизор сверяет данные авансового отчета и прилагаемых к нему документов с данными расходного кассового ордера, приказа о направлении в командировку и др

Важным этапом ревизии расчетов с подотчетными лицами является проверка законности возмещения командировочных расходов, а также отнесения их на издержки.

Командированному работнику за границу возмещаются:

1) расходы по проезду к месту командировки и обратно – в размере стоимости предоставленных проездных билетов (включая платежи по страхованию и комиссионный сбор). Подлежат возмещению также расходы по бронированию билетов и по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются без представления подтверждающих документов. В случае командирования работников на автотранспорте субъекта хозяйствования расходы связанные с поездкой (приобретение ГСМ, плата за стоянку, оплата дорожных, таможенных сборов за рубежом, страховой сбор по автотранспорту), возмещаются по фактическим затратам на основании подтверждающих документов (чека, квитанции). Указанные расходы относятся на затраты производства;

2) расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) – в размере оплаченных счетов и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов. Без представления подтверждающих документов – по нормам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь. По представлении подтверждающих документов возмещаются также расходы по бронированию мест в гостинице. При направлении работника в командировку за границу в случае вынужденной остановки в пути следования по территории Республики Беларусь (но не более 3-х дней), а по найму жилого помещения на территории иностранного государства – в размере фактических расходов (но не свыше установленных предельных норм для страны, где произошла остановка). При этом необходимость задержки в пути должна быть подтверждена справкой соответствующего учреждения Республики Беларусь за границей. Суммы на питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем помещений, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат;

3) для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством финансов. Суточные за время проезда по территории Республики Беларусь – в денежных единицах Республики Беларусь по нормам, установленным законодательством об оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь; при проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую работник направлен в командировку.

При этом день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные оплачиваются в иностранной валюте, в день пересечения границы при возвращении в республику – в дни, за которые суточные оплачиваются в денежных единицах Республики Беларусь по нормам, установленным для командировок в пределах республики.

При наличии подтверждающих документов компенсируются расходы по оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах, введенных рядом стран СНГ.

В настоящее время, если день выезда за границу совпадает с днем прибытия к месту назначения в Республике Беларусь, то в этих случаях суточные выплачиваются в размере 50% установленной нормы. В случае временной остановки и пребывания на территории иностранного государства (по заданию руководителя) при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку, выплата суточных и возмещение расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам для страны, в которой работник находится проездом.

Затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включается в состав себестоимости с установленными законодательством нормами. Дополнительные выплаты сверх норм возмещения предусмотренных законодательством связанные с командировками, производимые в порядке исключения по решению руководителя предприятия, осуществляются за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

Проводя ревизию расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить соответствие корреспонденции счетов действующим положениям и правилам ведения бухгалтерского учета. Такая проверка проводится на основании авансовых отчетов с приложенными оправдательными документами и записей в журнале-ордере №7.следует иметь в виду, что на предприятии учет расчетов с подотчетными лицами ведется в белорусских рублях и в иностранной валюте ведется раздельно.

Первоначально ревизор просматривает авансовые отчеты и расходные кассовые ордера на выдачу сумм под отчет, проверяя правильность проставления в них номеров корреспондирующих счетов.

Затем ревизор проверяет, насколько точно рассматриваемые операции отражены в регистрах синтетического учета. Для этого данные приведенные выше расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов с проставленными номерами корреспондирующих счетов сверяются с записями в журнале-ордере №7

Выявляя несоответствия данных первичных документов и журнала-ордера №7, ревизор также последовательно проверяет авансовые отчеты и сверяет отраженные в них данные с записями в журнале-ордере №7

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись по каждому работнику в отдельности по каждому случаю выдачи сумм под отчет. При этом задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в журнале-ордере №7 развернуто.

Проводя ревизию отчетов с подотчетными лицами необходимо проверить правильность подсчета оборотов и выделения сальдо в учетных регистрах.

Записи отражающие расходы на служебные командировки за границу, будут следующими. При выдаче авансовых сумм под отчет командированным лицам производится запись по дебету сч.71 “Расчеты с подотчетными лицами” и кредиту сч.50,52 (в зависимости от способа выдачи сумм командированным лицам) с указанием номинала валюты и рублевого эквивалента в пересчете по официальному курсу. По дебету счета 71 отражается сумма дооценки задолженности по подотчетным суммам в связи с изменением валютного курса, т.е. положительная курсовая разница, в корреспонденции с кредитом сч.80 “Прибыли и убытки”. При падении валютного курса производится обратная запись.

При покупке иностранной валюты на командировочные расходы производятся следующие записи. На сумму выданных под отчет денежных средств в рублях для покупки иностранной валюты дебетуется сч.71 “ Расчеты с подотчетными лицами” в корреспонденции со сч.50 “Касса”. При оприходовании  купленной валюты в кассе производится запись по дебету сч.50 и кредиту сч.71 по курсу Национального банка на эту дату. Превышение курса Национального банка над покупной стоимостью валюты отражается по дебету сч.71 и кредиту сч.99 “Прибыли и убытки”.

На основании представленного авансового отчета об использовании подотчетных сумм производится их списание по назначению в дебет сч.25 “Общехозяйственные расходы”, 44 “Коммерческие расходы” и т.д. и кредиту сч.71. При возврате неиспользованной иностранной наличной валюты дебетуется сч.50 (52) и кредитуется сч.71. В случае невозвращения иностранной валюты производится ее удержание с работника в большем размере. На сумму выявленной недостачи валюты в пересчете по единому курсу на день ее выявления делается запись по дебету сч.94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” и кредиту сч.71. Затем сумма задолженности работника по невозвращенной валюте относится в дебет сч.73 “Расчеты с работником по прочим операциям”, субсчет “Расчет по возмещению материального ущерба” с кредита счетов: 94 – на сумму выявленной недостачи  и 98 “Доходы будущих периодов” – на сумму разницы между стоимостью недостающей валюты, взыскиваемой в большом размере, и суммой недостачи, отраженной на сч.94. При внесении подотчетным лицом взыскиваемых сумм производится запись по дебету сч.50 или 70 и кредиту сч.73. Одновременно взыскиваемая сумма разницы отражается в составе внереализационных доходов по кредиту сч.99 и дебету сч.98 “Доходы будущих периодов”. Выплаты, произведенные и утвержденные согласно авансовому отчету сверх установленных норм, осуществляются зв счет остающейся в распоряжении предприятия прибыли и отражаются по дебету сч.84 “Использование прибыли” и кредиту сч.71.[4]