Совершенствование структуры коммерческого отдела

Как уже было отмечено ранее, на предприятии отсутствует маркетинговая служба, все маркетинговые функции выполняет коммерческий отдел. Не остается без внимания то, что в его структуре мы не видим такой должности, как маркетолог, на которого была бы возложена вся маркетинговая работа, включая планирование.

В состав коммерческого отдела входят три менеджера (менеджер по продажам, менеджер по продажам и таможенному оформлению, менеджер по продажам и правовым вопросам), а также инженер по снабжению. Все они подчинены начальнику коммерческого отдела. Маркетинговые функции, закрепленные в должностной инструкции каждого, включая и самого начальника коммерческого отдела, дублируют друг друга (приложение 3,4). Все вышеперечисленные лица должны изучать перспективы спроса на выпускаемую предприятием продукцию, находить рынки сбыта, проводить маркетинговые исследования. А ведь помимо этого, каждый должен выполнять и другие обязанности, в соответствии с занимаемой должностью. Менеджер по продажам и правовым вопросам в первую очередь должен заниматься решением правовых вопросов, а именно:

- Организовывать работу по своевременному и правовому заключению хозяйственных договоров;

- Вести учет выполнения договорных обязательств, применение экономических мер воздействия при невыполнении обязательств;

- Вести претензионно-исковую работу.

Другими словами, на этого человека должны быть возложены в основном юридические обязанности.

Менеджер по продажам и таможенному оформлению в первую очередь занимается обеспечением работы предприятия со службой железной дороги, обеспечением непосредственного взаимодействия со службой Вологодской таможни по растаможиванию грузов, приходящих в адрес предприятия, а также – по таможенному оформлению экспортируемых товаров.

Инженер по снабжению должен заниматься именно материально-техническим обеспечением производства, определять потребности недостающих материальных ресурсов и т.д. Проведение маркетинговых исследований вообще следует исключить из его обязанностей.

Относительно начальника коммерческого отдела можно сказать то, что он должен принимать маркетинговые решения на основе уже проведенных исследований, а не сам проводить их; поиск рынков сбыта – также не его обязанность.

Необходимо отметить, что для эффективной организации маркетинга, предприятие должно располагать текущей информацией о состоянии рынка, обладать необходимой гибкостью, умением приспосабливаться к меняющимся условиям внешней среды.

Особенно важно ориентироваться не просто на снижение издержек, а заинтересовывать структурные подразделения в достижении маркетинговой цели и добиться четкой координации деятельности всех подразделений предприятия на основе маркетинга.

В настоящее время имеются различные подходы к определению численности той или иной службы.

Мы придерживаемся следующей точки зрения: если фирма небольшая, то все обязанности могут быть возложены на одного человека, если же предприятие крупное, то на нем могут работать несколько специалистов в области маркетинга.

Так как ООО «Ххх» – небольшое предприятие, то обязанности по маркетинговой деятельности можно возложить на одного человека. На наш взгляд, целесообразно данные обязанности возложить на менеджера по продажам, который, в свою очередь, и будет являться маркетологом. Мы предлагаем следующую должностную инструкцию:

Проект должностной инструкции маркетолога:

1. Общие положения.

1.1. Маркетолог относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется генеральным директором.

1.2. Маркетолог подчиняется непосредственно начальнику коммерческого отдела предприятия.

1.3. На должность маркетолога назначаются лица с высшим экономическим образованием, опытом работы по реализации продукции не менее трех лет.

1.4. Маркетолог осуществляет руководство маркетинговой деятельностью на предприятии.

1.5. Маркетолог организует работу в соответствии с главной своей задачей: изучение рынка, поиск клиентов и поставщиков.

1.6. В своей деятельности руководствуется законодательством РФ, внутренними приказами, распоряжениями руководства предприятия, настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности.

Маркетолог должен:

2.1. Вносить предложения руководителям производственных подразделений о необходимости производственных изменений в связи с изменением рыночной конъюнктуры.

2.2. Постоянно изучать перспективы спроса на выпускаемую предприятием продукцию, находить рынки сбыта, проводить маркетинговые исследования.

2.3. На основе маркетинговых исследований проводить маркетинговый анализ.

2.4. Владеть информацией по рыночной конъюнктуре, знает достоинства и недостатки своих конкурентов, знает характеристику выпускаемой продукции, ее сильные и слабые стороны.

2.5. Разрабатывать системы скидок и стимулирования для клиентов, разрабатывать рекламные проспекты и т.д.

2.6. Систематически повышать квалификацию.

2.7. Выполняет приказы, распоряжения директора.

2.8. Определять каналы реализации продукции, обеспечивать наиболее выгодную и своевременную реализацию продукции предприятия

2.9. На период временного отсутствия менеджера по продажам и таможенному оформлению обеспечивать непосредственное взаимодействие со службой Вологодской таможни по растаможиванию грузов, приходящих в адрес предприятия.

3. Права.

Маркетолог в праве:

3.1. Распоряжаться вверенной ему продукцией для реализации.

3.2. Принимать участие в разработке основных показателей финансовой программы.

3.3. Вносить предложения, подготавливает и предоставляет на подпись директору договора с покупателями продукции.

3.4. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях в пределах своей компетенции.

4. Ответственность.

Маркетолог несет ответственность за:

4.1. Неправильную выработку стратегии развития предприятия.

4.2. Несвоевременную отчетность.

4.3. Нарушение действующего законодательства.

4.4. Нарушение дисциплины.

4.5. Кандидат на должность маркетолога должен уметь пользоваться средствами вычислительной техники, коммуникации и связи.

4.6. Кандидат на должность маркетолога должен уметь вести требующуюся документацию.

Структура коммерческого отдела примет следующий вид:

Рис. 4.1. Структура управления коммерческого отдела.

Далее необходимо разработать положение об отделе.

ПОЛОЖЕНИЕ

о коммерческом отделе ООО «Ххх»

НАЗНАЧЕНИЕ: коммерческий отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия и способствует осуществлению оптимального, с точки зрения получения прибыли, ускорению движения материальных ресурсов и товаров внутри и вне предприятия.

ЗАДАЧИ:

1. Обеспечивать хозяйственно-финансовую деятельность предприятия в области материально-технического снабжения, сбыта продукции.

2. Способствовать эффективному использованию материальных и финансовых ресурсов, снижению их потерь, ускорению оборачиваемости оборотных средств

3. Постоянно изучать перспективы спроса на выпускаемую предприятием продукцию, находить рынки сбыта, проводить маркетинговые исследования.

4. Подготовка и заключение договоров с поставщиками и покупателями.

5. Согласование с поставщиками и покупателями изменений условий договоров.

6. Поиск по каждому виду сырья и материалов двух и более поставщиков с целью устранения зависимости от одного поставщика и минимизации потерь от срывов поставок сырья, а также понижения цен на эту продукцию.

7. Надлежащее хранение и сохранность материальных ресурсов и готовой продукции.

СОСТАВ:

Начальник коммерческого отдела – 1

Менеджер по продажам и правовым вопросам – 1

Маркетолог – 1

Менеджер по продажам и таможенному оформлению - 1

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ:

Все подразделения предприятия предоставляют коммерческому отделу необходимую для его работы информацию, руководствуются в своей работе рекомендациями коммерческого отдела.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ:

Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник коммерческого отдела. Ответственность начальника

4.2 Совершенствование системы управления персоналом коммерческого отдела

Второй блок, – совершенствование системы управления персоналом коммерческого отдела, – в целом предполагает проведение конкретных мероприятий, направленных на:

1. Разработку системы мотивации персонала (первичное анкетирование, выявление демотиваторов, разработка методов преодоления факторов, отрицательно влияющих на позитивный настрой к работе, введение системы обратной связи для отслеживания изменений после проводимых мероприятий по стимулированию работников). Это даст возможность узнать качества каждого работника как личности и то, что определяет его поведение.

2. Совершенствование методов постановки целей и доведения их до всех сотрудников компании, то есть построение системного подхода выработки и каналов доведения целей путем:

· Привлечения к формированию целей ключевых сотрудников (предварительный опрос предложений и систематизация задач для достижения цели);

· Конкретизации общей цели путем постановки задач для каждого подразделения (на основе внесенных предложений);

· Объявление целей и конкретных задач для их достижения на регулярно проводимых собраниях коллектива.

3. Закрепление методов планирования деятельности и системы отчетности на каждом уровне управления с разработкой типовых форм отчетности;

4. Разработку и введение системы периодической оценки деятельности ключевых управленческих кадров и сотрудников маркетинга (сравнение запланированных действий с результатами работы не реже одного раза в квартал);

5. Дальнейшую работу по конкретизации должностных инструкций, которые должны отвечать реально сложившимся условиям работы каждой должности коммерческого отдела и включать предлагаемые меры по совершенствованию данной системы.

Для эффективного воплощения намеченных путей совершенствования системы управления маркетингом необходимо определить конкретное лицо, ответственное за проведение каждого мероприятия, четко сформулировать перед ним цель, для чего необходимо это мероприятие, установить определенные сроки.