Редактирование содержимого ячеек

Гуманитарная

Академия

Дистанционное образование

______________________________________________________

МУ.01;2

 

 

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

«РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ MICROSOFT EXCEL 2000/2003»

 

 

Работа с ячейками. Форматирование таблиц

МОСКВА 2011

Разработано Т.В. Санкиной, сертифицированным специалистом Microsoft (Microsoft office Specialist)

Под ред. Н.В. Евтюхина, канд. физ.-мат. наук;

          Н.В. Беляниной, канд. тех. наук, доц.

 

 

Рекомендовано Учебно-методическим

советом в качестве методических указаний

для слушателей ДПО СГА

 

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

«РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ТАБЛИЦАМИ MICROSOFT EXCEL 2000/2003»

 

Работа с ячейками. Форматирование таблиц

 

 

Предназначено как для преподавателей, так и для слушателей курсов ДПО по офисным продуктам Microsoft.

 

Для слушателей ДПО Современной Гуманитарной Академии

 

 

__________________________________________________________________________________

© СОВРЕМЕННАЯ ГУМАНИТАРНАЯ АКАДЕМИЯ, 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ

Стр.

1 Знакомство с Microsoft Excel 2000/2003. 4

2 Работа с ячейками.. 5

2.1 Ввод информации. 6

2.1.1 Ввод данных. 6

2.1.2 Ввод текста. 7

2.1.3 Ввод чисел. 8

2.1.4 Ввод дат. 9

2.2 Редактирование содержимого ячеек. 10

2.2.1 Копирование и перемещение ячеек с помощью специальной вставки
и буфера обмена. 11

3 Автозаполнение и использование команды Найти и Заменить. 14

3.1 Автозаполнение. 14

3.2 Поиск данных. 15

3.3 Замена данных. 16

3.4 Отмена и восстановление отмененных действий. 16

4 Создание гиперссылки.. 17

5 Форматирование таблиц.. 18

5.1 Работа с форматами. 18

5.2 Работа со Стилем.. 20

5.3 Применение числовых форматов (валюта, процент, дата, запятая) 22

5.4 Установка высоты строк и ширины столбцов. 25

5.5 Использование автоформата и формата по образцу. 28

6 Контрольная работа с тренажером. разделы «Работа с ячейками»
и «Форматирование таблиц». 30

 

Знакомство с Microsoft Excel 2000/2003

 

Программа Microsoft Excel 2000/2003 (Excel) является мощным программным средством для работы с таблицами данных, позволяющими эффективно осуществлять вычисления, упорядочивать, анализировать и графически представлять различные виды данных. Это идеальное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.

Таблицы  Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в  Excel представлены широкие возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности.  Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.  Excel имеет массу встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений. Одна из важнейших функций программы – возможность представления данных в виде разнообразных графиков и диаграмм.

Запуск программы

1. На панели задач щелкните кнопку Пуск.

2. Подведите указатель мыши к пункту Программы.

3. Найдите пункт Microsoft Office и наведите на него указатель мыши.

4. Откроется перечень программ пакета Microsoft Office.

5. Левой кнопкой мыши щелкните Microsoft Office Excel 2000 или 2003. Автоматически будет создана рабочая книга программы  Excel.

 

Интерфейс программы

Стандартное рабочее пространство  Excel состоит из пяти областей (рисунок 1): окна рабочей книги, строки меню, панелей инструментов Стандартная ( Standart) и Форматирование ( Formatting), строки формул и строки состояния.

 

   Панель инструментов                   Панель инструментов                         Строка формул

   Стандартная (Standart)                  Форматирование (Formatting)

Строка

меню

 

 

Окно

рабочей

книги

 

Строка

состояния

 

Рисунок 1.Структура рабочей книги Excel

Работа с ячейками

 

Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из отдельных рабочих листов (в стандартном виде – трех листов), представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая и текстовая информация.

Поле на пересечении строки и столбца носит название ячейки. Ячейки являются минимальными элементами для хранения данных. Каждая ячейка имеет имя или адрес, присваиваемый ячейке на основе координат строки и столбца в рабочей таблице, которым принадлежит данная ячейка. Например, ячейка, лежащая на пересечении столбца А и строки 1, будет иметь ссылку (адрес) А1 (рисунок 1).

Чтобы начать работу с ячейкой, ее необходимо выделить. Для этого щелкают мышью на ячейке, которая после щелчка обрамляется черной рамкой. При этом указатель мыши отобразится в окне рабочей книги в виде знака плюс. После выделения ячейка становится активной, а ее ссылочный адрес отображается в поле Имя (Name) в крайнем левом поле строки формул. Для выделения области ячеек, которые примыкают к активной ячейке, указатель мыши помещают на выделенную ячейку и перетаскивают его до нужной ячейки, например, до ячейки D4 (рисунок 2).

 

Поле Имя ( Name)

 

Активная

     ячейка

 

 

Выделенная

область ячеек

Рисунок 2. Выделение области ячеек

 

Использование клавиш Shift и Ctrl позволяет соответственно выделять смежные и несмежные группы ячеек, группы строк, столбцов. Несмежные группы ячеек выделяются точкой с запятой (;).

 

Задание 1.

1. Откройте Рабочий файл 1. Лист 1.

2. Выделите ячейку А8. Не отпуская кнопку мыши, протащите указатель мыши (белый крест) до ячейки E8 и отпустите кнопку мыши. Выделится  строка ячеек в диапазоне А8: E8.

3. Щелкните вне таблицы. Выделение снимется.

4. Выделите ячейку А6. Нажмите клавишу Shift, и не отпуская ее, щелкните на ячейке E27. Отпустите клавишу Shift. Выделится область таблицы в диапазоне А6:Е27. Снимите выделение.

5. Выделите ячейку А6. Нажмите клавишу Ctrl и не отпуская ее, щелкните на ячейке С6. Отпустите клавишу Ctrl. Нажмите клавишу Shift и не отпуская щелкните на ячейке С14. Отпустите клавишу Shift. В окне рабочей книги будут выделены две области: ячейка А6 и ячейки столбца С в диапазоне С6:С14.

6. Щелкните на строке с номером 11, строка выделится.

7. Щелкните на столбце с именем B, столбец B выделится.

Ввод информации

 

Ввод данных

 

Данные вводят непосредственно в ячейку или в строку формул.

В ячейку можно вводить два вида информации – константы и формулы. Константа представляет собой данные в виде числовых значений, текста, даты и времени. Числовые значения состоят только из цифр.

При вводе информации в ячейку, в правой части строки формул появляются три кнопки. Кнопка Ввод ( Enter) с зеленой галочкой и кнопка Отмена ( Cancel) с красным крестиком выпол-няют те же функции, что, соответственно, клавиши Enter и Esc на клавиатуре (рисунок 3). Кнопка Изменить формулу ( Edit Formula) - знак = в Excel 2000 (в Excel 2003 – знак f x), используется при работе с формулами (вставка и изменение формулы).

 

                          Кнопка Отмена ( Cancel)

                                  

                                                  Кнопка Ввод ( Enter)

                               Кнопка Изменить формулу ( Edit Formula)

           Поле Имя ( Name)

 

                                                                                                               Строка формул

 

Рисунок 3. Рабочие кнопки при вводе информации

 

Данные (текст, даты, числа, формулы и т.д.) в выделенную ячейку вводят с использо-ванием клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул (рисунок 4) и затем подтверждают ввод.

 

 

Рисунок 4. Ввод данных с клавиатуры

Подтвердить ввод можно одним из трех способов:

§ нажать клавишу клавиатуры Enter или Tab;

§ нажать кнопку Ввод (зеленая галочка) в строке формул (рисунок 4);

§ выделить любую другую ячейку на листе.

Однако, последнее действие нельзя использовать при вводе формул.

Неправильно введенный символ можно удалить. Для удаления символа, находящегося слева от текстового курсора, нажимают клавишу клавиатуры BackSpace.

При вводе данных нельзя переводить текстовый курсор в ячейке клавишами клавиатуры. Это можно сделать только с использованием мыши. Необходимо навести указатель мыши на нужное место в поле ячейки и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.

По умолчанию все данные ячейки вводятся одной строкой. Для перехода к новой строке (новому абзацу) в ячейке необходимо нажать клавишу клавиатуры Enter при нажатой клавише Alt(рисунок 5).

 

Рисунок 5. Для отказа от ввода данных в ячейку следует нажать клавишу клавиатуры Esс
 или кнопку Отмена (красный крестик) в строке формул

 

В ячейке может находиться до 32767 символов. Непосредственно в ячейке отображаются только 1024 символа. Все 32767 символа отображаются в строке формул. Длина записи для формулы – 1024 символа.

Одни и те же данные можно ввести одновременно в нескольких ячейках одного листа. Для этого следует выделить ячейки (не обязательно смежные), в которые необходимо ввести данные, ввести данные в одну ячейку и затем нажать клавиши клавиатуры Ctrl + Enter.

Excel обычно распознает вводимые в ячейку данные (текст, числа, даты, время) и автоматически устанавливает соответствующий формат данных.

Ввод текста

 

При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши
дефис (-). Это может затруднить последующую работу с данными (сортировки, выборки и т.п.). Переносы слов в документах Excel недопустимы.

Если весь текст ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки справа не содержат данных, то текст отображается на соседних ячейках справа (ячейка А1 на рисунке 6). Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то весь текст на листе не отображается (ячейка А2 на рисунке 6). При этом текст в строке формул отображается полностью.

 

Рисунок 6. Отображение текста в ячейках

 

Ввод чисел

 

При первоначальном вводе (до изменения ширины столбцов) числа в ячейке может отобразиться только 11 цифр. При этом ширина столбца может автоматически увеличиться (ячейка В2 на рисунке 7). При вводе большего числа происходит автоматическое форматиро-вание ячейки, и число будет отображено в экспоненциальном формате (ячейка В3 на рисунке 7).

Если же ширина столбца была уменьшена и число не может быть отображено в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы # (ячейка В4 на рисунке 7). При этом число можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении указателя мыши на такую ячейку. Число в ячейке может быть отображено при увеличении ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.

 

 

Рисунок 7. Отображение чисел в ячейке

 

При вводе с клавиатуры десятичные дроби от целой части числа отделяют запятой.

Для удобства представления при вводе больших чисел группы разрядов можно отделять пробелами. Например, число 563785123 можно ввести как 563 785 123. В строке формул при этом число будет отображаться без пробелов между разрядами (рисунок 8).

 

Рисунок 8. Ввод чисел с разделителем разрядов пробелами

 

Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не будут восприниматься как число. Формат с разделителем разрядов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода новой числовой информации (включая даты и время) к ней автоматически будет применяться установленное представление числового формата. Для ввода другого представления числовой информации формат ячейки необходимо очистить, для этого выполняют команду Правка/Очистить/Форматы.

В большинстве случаев следует вводить числа без указания размерности. В противном случае такая информация не воспринимается как число.

При введении обозначения рубля следует вводить число, а затем букву р с точкой, а при введение процентов следует вводить число, а затем символ процента % (рисунок 9).

 

 

Рисунок 9. Ввод чисел с обозначением рубля и процентов

 

Ввод дат

 

Excel воспринимает даты, начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата – 31 декабря 9999 года.

Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. В качестве разделителей используют точку (.), дефис (-), дробь (/). При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка после года не ставится. Например, для ввода даты 18 февраля 1981 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:

18.2.1981 или

18-2-1981 или

18/2/1981

Для дат с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года достаточно ввести две последние цифры. Например, для ввода даты 12 апреля 1961 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:

12.4.61 или

12-4-61 или

12/4/61

 

Задание 2.

1. Откройте новую книгу Excel.

2. Выделите ячейку A2. Наберите с клавиатуры Сидоров.

3. Выделите ячейку A3. Наберите с клавиатуры Кузнецов.

4. Выделите ячейку A4. Наберите с клавиатуры Петров.

5. Выделите ячейку B1. Введите «Сроки сдачи работы» в две строки. Для этого необходимо нажать клавишу клавиатуры Enterпри нажатой клавише Alt.

6. Выделите ячейку B2. Удерживая Shift на клавиатуре щелкните мышкой по ячейке B4. Область B2- B4 выделиться. В активную ячейку введите дату 12/6/05. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+ Enter.

7. Выделите ячейку С1. Введите Оплата.

8. Выделите ячейку С2. Введите 1000 р.

9. Выделите ячейку С3. Введите 2000 р.

10. Выделите ячейку С4. Введите 2500 р.

 

Редактирование содержимого ячеек

Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее, ввести новые данные и подтвердить ввод.

Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке или в строке формул. При правке данных непосредственно в ячейке необходимо щелкнуть на ней два раза левой кнопкой мыши так, чтобы текстовый курсор начал мигать в ячейке, или выделить ячейку и нажать клавишу клавиатуры F2. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

При правке содержимого ячейки в строке формул необходимо щелкнуть на строке формул левой кнопкой мыши так, чтобы в ней начал мигать текстовый курсор. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

Удаление символа, стоящего справа от текстового курсора, производится нажатием клавиши клавиатуры Delete, а удаление символа, стоящего слева от текстового курсора, – нажатием клавиши  BackSpace.

Для выделения одного слова в ячейке достаточно навести на него указатель мыши и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Для выделения произвольного фрагмента текста следует провести по нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши. Кроме того, фрагменты текста ячеек выделяют перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише клавиатуры Shift.

В том случае, когда требуется полная очистка ячеек, включая содержимое, форматы данных и оформление ячеек, а также примечания, ячейки выделяют и выполняют команду Правка/Очистить/Все.

Если же требуется удалить только элементы оформления данных и ячеек, но сами данные необходимо оставить, следует выделить ячейки и выполнить команду Прав-ка/Очистить/Форматы.

Для очистки содержимого ячейки с одновременным переходом в режим ее редактирования можно выделить ячейку и нажать клавишу клавиатуры BackSpace.