Организация работы персонала

Персонал предприятия – это личный состав или совокупность (трудовой коллектив) работников учреждения, организации, предприятия, фирмы, имеющих трудовые отношения с предпринимателем (работодателем) и работающих по найму.

По служебным или профессиональным признакам персонал подразделяют на административно-управленческий, технический персонал, вспомогательно-обслуживающий персонал и т. д.

Управление персоналом – это целенаправленная деятельность руководящего состава предприятия и его подразделений, включающая разработку и реализацию стратегии кадровой политики и методов управления персоналом [34].

В эту деятельность входит масса функций, начиная от подбора специалистов, приема их на работу, организации их рациональной работы с учетом комплексных интересов предприятия, контроля и анализа как качества работы, так и самого персонала (в целом и отдельных лиц) и заканчивая увольнением кадров.

Согласно Трудовому кодексу РФ режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации в соответствии с Кодексом, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями. Особенности режима рабочего времени и времени отдыха работников транспорта, связи и других, имеющих особый характер работы, определяются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 100).

Ненормированный рабочий день – это особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.

При работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня определяются по соглашению сторон. Работодатель обеспечивает отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и других).

Сменная работа – это работа в две, три или четыре смены - вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг.

При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности. При составлении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников. Графики сменности, как правило, являются приложением к коллективному договору. Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения их в действие. Работа в течение двух смен подряд запрещается.

На тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, а также при производстве работ, интенсивность которых неодинакова в течение рабочего дня (смены), рабочий день может быть разделен на части с тем, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной продолжительности ежедневной работы. Такое разделение производится работодателем на основании локального нормативного акта, принятого с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

Обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда в организации возлагаются на работодателя, который обязан обеспечить (ст. 212 Трудвого кодекса РФ):

- безопасность работников при эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, осуществлении технологических процессов, а также применяемых в производстве инструментов, сырья и материалов;

- применение средств индивидуальной и коллективной защиты работников;

- соответствующие требованиям охраны труда условия труда на каждом рабочем месте;

- режим труда и отдыха работников в соответствии с законодательством РФ и законодательством субъектов РФ;

- приобретение и выдачу за счет собственных средств специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, смывающих и обезвреживающих средств в соответствии с установленными нормами работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением;

- обучение безопасным методам и приемам выполнения работ по охране труда и оказанию первой помощи при несчастных случаях на производстве, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочем месте и проверку знаний требований охраны труда, безопасных методов и приемов выполнения работ;

- недопущение к работе лиц, не прошедших в установленном порядке обучение и инструктаж по охране труда, стажировку и проверку знаний требований охраны труда;

- организацию контроля за состоянием условий труда на рабочих местах, а также за правильностью применения работниками средств индивидуальной и коллективной защиты;

- проведение аттестации рабочих мест по условиям труда с последующей сертификацией работ по охране труда в организации;

- в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, организовывать проведение за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров (обследований) работников, внеочередных медицинских осмотров (обследований) работников по их просьбам в соответствии с медицинским заключением с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка на время прохождения указанных медицинских осмотров (обследований);

- недопущение работников к исполнению ими трудовых обязанностей без прохождения обязательных медицинских осмотров (обследований), а также в случае медицинских противопоказаний;

- информирование работников об условиях и охране труда на рабочих местах, о существующем риске повреждения здоровья и полагающихся им компенсациях и средствах индивидуальной защиты;

- предоставление федеральным органам исполнительной власти, осуществляющим функции по нормативно-правовому регулированию в сфере труда, федеральным органам исполнительной власти, уполномоченным на проведение государственного контроля и надзора, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области охраны труда, органам профсоюзного контроля за соблюдением законодательства о труде и охране труда информации и документов, необходимых для осуществления ими своих полномочий;

- принятие мер по предотвращению аварийных ситуаций, сохранению жизни и здоровья работников при возникновении таких ситуаций, в том числе по оказанию пострадавшим первой помощи;

- расследование и учет в установленном настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

- санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников в соответствии с требованиями охраны труда;

- беспрепятственный допуск должностных лиц федеральных органов исполнительной власти, уполномоченных на проведение государственного контроля и надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, органов Фонда социального страхования РФ, а также представителей органов общественного контроля в целях проведения проверок условий и охраны труда в организации и расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

- выполнение предписаний должностных лиц федеральных органов исполнительной власти, уполномоченных на проведение государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные настоящим Кодексом, иными федеральными законами сроки;

- обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

- ознакомление работников с требованиями охраны труда;

- разработку и утверждение с учетом мнения выборного профсоюзного или иного уполномоченного работниками органа инструкций по охране труда для работников;

- наличие комплекта нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации.

Работник обязан:

- соблюдать требования охраны труда, установленные законами и иными нормативными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда;

правильно применять средства индивидуальной и коллективной защиты;

проходить обучение безопасным методам и приемам выполнения работ по охране труда, оказанию первой помощи при несчастных случаях на производстве, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочем месте, проверку знаний требований охраны труда;

немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, или об ухудшении состояния своего здоровья, в том числе о проявлении признаков острого профессионального заболевания (отравления);

проходить обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (в течение трудовой деятельности) медицинские осмотры (обследования).

Для охраны коммерческой тайны следует организовать принятие работниками обязательств о неразглашении коммерческих секретов, данный документ должен прямо предусматривать право работодателя расторгнуть трудовое соглашение (контракт) с сотрудником, нарушившим названное обязательство, а также принимать иные меры, предусмотренные законом.

Эти требования должны содержаться в следующих локальных нормативных актах предприятий [32]:

- правилах внутреннего трудового распорядка, регламентирующих порядок, прием и увольнение работников, их права, обязанности и ответственность сторон, режим работы, направленный на обеспечение всесторонней безопасности, меры поощрения и взыскания и др. вопросы регулирования трудовых отношений;

- положениях о структурных подразделениях, регламентирующих права и обязанности руководителей подразделений, их ответственность, связи, организацию работы и др.;

- должностных инструкциях, регламентирующих должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности) и др.;

- трудовых контрактах (соглашениях), носящих индивидуальный характер и регламентирующих обязательства работника выполнять определенную трудовую функцию, работу по определенной должности, специальности, профессии, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, хранения коммерческой тайны и др.;

- перечне экстремальных ситуаций и соответствующих мероприятий по защите информации и документов;

- порядке эвакуации и охраны документов, дел и баз данных;

- порядке эвакуации и оказания помощи персоналу;

- порядке охраны имущества фирмы, оборудования и технических средств защиты информации;

- порядке охраны персонала при экстремальных ситуациях (угрозах, шантаже, нападении и т. п.);

- порядке взаимодействия с правоохранительными органами при экстремальных ситуациях.

Правовой основой введения определенных ограничений на работу персонала с конфиденциальной информацией является наличие соответствующих пунктов об информационной безопасности в уставе и в коллективном договоре о согласии работников соблюдать требования по защите информации и нести ответственность за невыполнение этих требований. Необходимый пункт включается также в Правила внутреннего трудового распорядка фирмы.

Заключение контракта (трудового соглашения) при приеме на работу целесообразно сопровождать получением у сотрудника добровольного согласия на соблюдение требований, регламентирующих режим безопасности и сохранения им коммерческой тайны.

Обязательно нужно установить процедуру передачи секретной информации от одного сотрудника другому, порядок ее обработки и хранения в зависимости от степени секретности. Сотрудники должны быть проинструктированы о необходимости срочно информировать руководство (службу безопасности):

- о фактах утраты (недостачи) документов (их листов), содержа­щих коммерческую тайну, или разглашения таких сведений;

- о причинах, условиях и обстоятельствах, способствующих возможной утечке информации;

- об утрате или недостаче служебных удостоверений, ключей от комнат, сейфов (метал­лических шкафов), печатей;

- о фактах обнару­жения лишних конфиденциальных документов или несанкциони­рованного проникновения в служебные помещения и к местам хранения документов посторонних лиц.

Правовой основой системы служат [32]:

- наличие в организационных документах, Правилах внутреннего трудового распорядка, трудовых договорах (контрактах), заключаемых с работниками, в должностных и рабочих инструкциях положений и обязательств по защите конфиденциальной информации;

- формулирование и доведение до сведения всех работников положения о правовой ответственности за разглашение конфиденциальной информации, несанкционированное уничтожение или фальсификацию документов;

- разъяснение лицам, принимаемым на работу, положения о добровольности принимаемых ими на себя ограничений, связанных с выполнением обязанностей по защите информации.

Сознательность, порядочность, внутренняя дисциплина, профессиональная грамотность и ответственность персонала – вот что лежит в основе любой даже самой технически совершенной системы защиты информации.

Персональная ответственность работающих сотрудников достигается путем:

- росписи исполнителей в журналах, карточках учета, других разрешительных документах, а также на самих документах;

- индивидуальной идентификации пользователей и инициированных ими процессов в автоматизированных системах;

- проверки подлинности (аутентификации) исполнителей (пользователей) на основе использования паролей, ключей, магнитных карт, цифровой подписи, а также биометрических характеристик личности при доступе как в автоматизированные системы, так и в выделенные помещения (зоны).

За рубежом имеются специализированные кадровые агентства, целенаправленно занимающиеся подбором персонала: Американское общество по обеспечению безопасности в промышленности, Ассоциация британских исследователей и др. [22]

Целенаправленная работа в области экономической безопасности обеспечивает соответствующую подготовку руководства и персонала предприятия к ведению переговоров с партнерами, действиям в экстремальных ситуациях, развитие у них необходимых для выполнения служебных обязанностей морально-психологических качеств, чувства преданности фирме. Предусматриваются изучение морально-психологи-ческого климата среди сотрудников, поддержание его на высоком уровне в целях повышения способности успешно противостоять внешним и внутренним угрозам безопасности, оценка психофизиологического состояния сотрудников, профилактика негативных процессов в кол­лективе, могущих способствовать правонарушениям.

Наряду с хищениями коммерческой тайны, значительное место занимают переманивание и подкуп кадров – ведущих специалистов, владельцев коммерческих тайн, создателей интеллектуальной собственности.

Если о сотрудниках мало думают, заботятся, редко спрашивают об их потребностях, то одни из них легко выдадут информацию, разговорившись о «тяжелой доле», других – легко перекупить у конкурента.

Мировой опыт в области защиты производственных секретов показывает, что чисто административные меры не гарантируют результат, поэтому предприниматели, не отказываясь от административных мер, переходят к совмещению их с активным вовлечением в процесс защиты  конфиденциальной информации всех сотрудников фирмы.

Поэтому при разработке методов хранения коммерческой тайны рекомендуется изучать данные как о работающих, так и о принимаемых на работу сотрудниках. В программу при этом входят [47]:

- оценка и подбор кадров, исключающие прием случайных людей, и нахождение с ними взаимопонимания по вопросам необходимости хранения коммерческой тайны предприятия;

- предупреждение об ответственности за хранение коммерческой тайны;

- ознакомление сотрудников с нормами и требованиями по хранению коммерческой тайны;

- подписание обязательства-соглашения (контракта) о неразглашении коммерческой тайны и разъяснение значимости этого документа;

- систематическое напоминание о необходимости хранения коммерческой тайны и контроль за соблюдением режима хранения;

- подготовка помещений для обсуждения секретной информации (они должны быть звуконепроницаемыми или экранируемыми и систематически проверяться на наличие подслушивающих (сканирующих) устройств;

- текущий контроль (мониторинг) за деятельностью сотрудника по повышению его бдительности в отношении угроз безопасности;

- своевременное выявление и устранение конфликтных ситуаций в работе с персоналом;

- использование для служебных записей специальных пронумерованных тетрадей (блокнотов);

- контроль за тем, чтобы каждый сотрудник, независимо от служебного положения и родственных связей с руководителем предприятия, владел только необходимой для его работы информацией;

- организация режима подготовки, использования, хранения и уничтожения конфиденциальных документов;

- определение количества требуемых экземпляров конфиден­циальных документов в строгом соответствии со служебной необходимостью;

- хранение конфиденциальных документов в отдельной папке;

- работа с конфиденциальными документами, исключающая возможность ознакомления с ними других лиц, не имеющих к документам прямого отношения;

- принятие мер к тому, чтобы при работе с клиентами исключалось присутствие посторонних лиц;

- представление по требованию службы безопасности устных или письменных объяснений о нарушениях установленных пра­вил работы с конфиденциальными документами;   

- ведение переговоров по конфиденциальным вопросам по защищенным линиям связи;

- запрещение упоминания конфиденциальных сведений в обычных доку­ментах;

- запрещение оставлять конфиденциальные документы без присмотра на рабочих местах, в столах, в незакрытых сейфах (металлических шкафах) и т. д.;

- запрещение сообщать устно или письменно кому бы то ни было, в т. ч. и родственникам, конфиденциальные сведения, если это не вызвано служебной необходимостью;

- обеспечение хранения в нерабочее время, а также при кратковременном отсутствии на рабочем месте папок с документами в закрытом сейфе (металлическом шкафу);

- контроль за деятельностью всех ведущих специалистов, ошибки или негативные действия которых могут нанести ущерб предприятию;

- обучение и воспитание у сотрудников чувства бдительности, установление личной ответственности за хранение носителей информации;

- исключение ситуаций, благоприятных для утери коммерческой тайны, выявление неблагоприятных ситуаций (конфликтные ситуации, недооценка специалистов, незаслуженные обиды), обеспечение достойной оплаты труда, нормального психологического климата, бережного отношения к ценным кадрам, правильной организации увольнения.

Лица, работающие с коммерческой тайной, долж­ны иметь инструкцию по обеспечению сохранности коммерческой тайны, перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (соответст­вующие выписки), при необходимости личные печати, сейфы, металлические шкафы, рабочие папки для хранения конфиденциальных документов. Сотрудник должен иметь доступ только к той информации, которая необходима ему в процессе выполнения прямых служебных обязанностей.

При воспитательной работе с кадрами специалисты в области противодействия промышленному шпионажу рекомендуют: использовать любую возможность для пропаганды программ обеспечения режима секретности, всемерно стимулировать заинтересованность сотруд­ников в выполнении режима секретности, периодически вознаграждать сотрудников за успехи в защите секретной информации. Сотрудника обучают: четкому знанию объема охраняемой информации, за безопасность которой он несет личную ответственность, пониманию секретных работ, характера и ценности данных, с которыми он работает, правилам хранения и защиты секретных данных.

Специалисты рекомендуют [8] проводить совместно с отделом кадров программу по отсеиванию непригодных кандидатов на вакантные места и информационно-образовательные программы для уже работающих сотрудников.

В числе задач программ – разъяснительная работа с сотрудниками с целью показать, какие убытки несет предприятие от преступлений собственных работников и как сами сотрудники смогут помочь уменьшить эти убытки. Программа должна показать, что руководство заинтересовано в помощи сотрудников и надеется на эту помощь. Ее главная цель – ограничить возможности преступной деятельности и увеличить риск разоблачения лиц, в нее вовлеченных.

Для организации защиты коммерческой тайны предприятий на основе рассмотрения законодательных положений, с учетом актуальных аспектов, связанных с защитой предприятий от экономических потерь, и обобщения литературных источников предлагается использовать рекомендации по организации защиты коммерческой тайны предприятий (предпринимателей), предложенные известными в области экономической безопасности специалистами [9, 38, 42, 47,50]:

- определение и распределение функций специалистов, обеспечивающих сохранность коммерческой тайны, порядок пользования, получения, обработки, хранения, передачи носителей информации;

- разработка механизма распределения коммерческой тайны по уровням исполнения и управления, предусматривающая схему доступа к коммерчески ценной информации только особо доверенных лиц;

- инструктаж и подготовка специалистов, как работающих с носителями коммерческой информации, так и обеспечивающих их охрану;

- подбор, обучение и консультирование лиц, допущенных к коммерческой тайне (составление программы обучения, проверка знания соответствующих требований);

- организация профилактической работы с сотрудниками, имеющими доступ к коммерческой тайне;

- формирование сознательного отношения к обеспечению защиты информации с учетом конкретной обстановки в процессе организационной и профилактической работы;

- подбор и расстановка сотрудников, допускаемых к коммерческой тайне, выработка мер по снижению текучести кадров;

- разработка положений, инструкций, правил обеспечения режима работы для исполнителей закрытых работ, специалистов службы безопасности (их несовершенство – одна из основных причин утечки);

- методическая помощь руководителям подразделений в разработке и осуществлении мер защиты сведений в процессе научной, конструкторской, производственной и иной деятельности (какие меры безопасности необходимо использовать; какие изменения в технологию надо ввести; какие требования целесообразно включить в условия контракта; какую информацию стоит защищать и т. п.).

Для поддержания постоянного чувства ответственности за сохранность секретов и актуализации знаний работников по защите информации регулярно должны проводиться инструктажи. При хорошем психологическом климате сотрудники доброжелательно относятся к ограничениям, связанным с функционированием системы защиты информации, добровольно, с пониманием важности выполняют все требования этой системы [32].

Сотрудник должен знать, что при нарушении правил работы с секретной информацией у него могут возникнуть серьезные проблемы, что он может быть привлечен к административной (вплоть до увольнения), гражданской или уголовной ответственности.

Увольнение работников

Правильная организация работы с увольняющимся сотрудником позволит избежать лишней утечки информации, надеяться на то, что увольняемый сотрудник не предпримет необдуманных шагов и не проинформирует правоохранительные органы, налоговую инспекцию, конкурентов, криминальные структуры об известных ему подлинных или мнимых недостатках, промахах, ошибках в деятельности его прежних руководителей. Зачастую причины, на которые ссылается сотрудник при увольне­нии, и его подлинные мотивы существенно отличаются. Обычно ложный мотив используется потому, что сотрудник в силу прежних привычек и традиций опасается неправильной интерпретации своих действий со стороны руководителей и коллег по работе. Часты случаи, когда сотрудник внутренне уверен в том, что увольняется по называемой им причине, хотя его решение сформировано и принято под влиянием совершен­но иных обстоятельств. Важно определить истинную причину увольнения сотрудника, оценить и решить, целесообразно ли в данной ситуации предпринимать попытки к удержанию данного лица в коллективе [11].

Очень важно правильно разобраться с причиной увольнения, организовать его так, чтобы избежать конфликтов при расставании с увольняющимся работником, т. к. он способен нанести серьезный ущерб безопасности предприятия. Согласно Трудовому кодексу РФ при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.