ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ СЕКРКТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

- дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компь­ютерных программ;

- предпочтителен опыт работы за рубежом.

4. Личностные качества:

- способность руководить и взаимодействовать с персоналом;

- хорошие организаторские способности;

- хороший литературный стиль;

- способность справляться со стрессовыми ситуациями.

ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот – это «движение документов в организации с момен­та их создания или получения до завершения исполнения или отправки»*.

Движение документов в организации не может быть случайным, хаотич­ным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстро­та перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с до­кументами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.

Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.

Требования, предъявляемые к документообороту:

- прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов ис­ключены);

- распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

- оперативное перемещение документов;

- единообразие маршрута движения документов и технических опера­ций с ними, однократность каждой операции.

Движение документов во всех случаях отражает организационную струк­туру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.

Документооборот состоит из следующих потоков:

- поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих ор­ганов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справ­ками, письмами, актами и заявлениями граждан);

- отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вы­шестоящим или нижестоящим организациям, не подчиненным уч­реждениям, общественным организациям и отдельным гражданам, в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);

- внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).

Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Годовой объем документооборота – это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наибо­лее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.