ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ КОНТРОЛЯ

Контроль исполнения документов состоит из следующих этапов:

- постановка документа на контроль (руководитель делает отметку на документе о контроле, определяет исполнителей, срок исполнения, заполняет регистрационно-контрольную карточку, РКК);

- своевременное доведение документов до исполнителей (поступив­шие – в день поступления и регистрации, внутренние – после подпи­сания);

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения (устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окон­чания работы над документом, например, при 30-дневном сроке – за 10, 5 и 2 дня, запись о состоянии исполнения в «Контрольной отмет­ке» РКК, внесение в карточку отметок об изменении сроков исполне­ния и т.д.);

- учет и обобщение результатов контроля (сведения о документах, вы­полненных и не выполненных к сроку, о причинах невыполнения и перенесения сроков исполнения);

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результа­тах исполнения;

- информирование о ходе исполнения документов на оперативных со­вещаниях.

Контролируют на разных уровнях:

- своевременность исполнения документов;

- соответствие форм и бланков действующим нормативам и образцам;

- соответствие формы созданных документов их содержанию;

- уровень и формы удостоверения документов;

- соответствие подписей их расшифровкам;

- идентичность всех экземпляров.

Контроль за документами осуществляют:

- служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответст­вием экземпляров, подписей);

- руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);

- исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).

При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение.

Руководитель может возложить контроль, за исполнением документов, на сотрудников. Эта практика распространяется на исполнение распорядитель­ных документов.

Оптимальный вариант, когда под контролем находится исполнение всех документов. Но это очень трудоёмкий процесс, к тому же ценность докумен­тов не одинакова.

Поэтому на практике документы классифицируют на те, исполнение которых подлежит контролю, и те, за исполнением которых кон­троль необязателен.

Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, состав­ляет и утверждает перечень документов, подлежащих контролю, и методику его организации.

К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

- документы вышестоящих органов;

- распорядительные документы данной организации;

- важные специфические документы, свойственные этой системе управ­ления, с конкретными сроками исполнения.

Снятие документов с контроля состоит из этапов:

- принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;

- постановка отметки об исполнении («отметка об исполнении») в РКК и на документе информирования контрольной службы организации – об исполнении документа, находящегося на централизованном кон­троле;

- перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел);

- подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.

Документы считают выполненными и снимают с контроля после испол­нения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль.