Личный листок по учету кадров

Личный листок заполняется от руки при поступлении на работу самим работником в одном экземпляре без помарок и исправлений, подписывается и переда­ется на подпись сотруднику кадровой службы, который проверяет соответствие указанных данных документам, регистрирует личный листок по учету кадров и помещает его в личное дело. Регистрационным номером личного листка по учету кадров будет являться номер личного дела. Используются следующие докумен­ты: паспорт, трудовая книжка, диплом, военный билет, документы об имеющихся изобретениях и т. д.

В графе «Образование» применяются формулировки: начальное, неполное среднее, среднее, среднее специальное, незаконченное высшее, высшее.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» фиксируются сведения в соответствии с записями в трудовой книжке.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: же­нат (замужем), разведен(а), вдовец (вдова), холост (не замужем). Затем в этой же графе перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь), проживающие совместно с работником. При этом указыва­ются фамилии, имена, отчества, годы рождения каждого члена семьи.

Отрицательные ответы в графах личного листка записываются без повторения вопроса, например: степень – не имею; пребывание за границей – не был и т. п.

Иногда вместо личного листка по учету кадров используется анкета, которая содержит в основном те же графы, что и личный листок.

Дополнение к личному листку по учету кадров

Этот документ работник кадровой службы заполняет после того, как поступили документы, отражающие первое изменение признаков личного листка по учету кадров. Все изменения вносятся на основании документов.

Каждый раз после внесения очередного изменения сотрудник кадровой служ­бы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров.

Если на бланке «Дополнение к личному листку по учету кадров» не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогич­ный бланк.

Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров яв­ляются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отмет­ки помещаются на оборотной стороне личного листка по учету кадров после всех других сведений и состоят, как правило, из надписи «Личное дело проверено», даты и подписи.

Внутренняя опись

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах.

Листы личного дела и листы внутренней описи нумеруются отдельно.

При завершении дела к внутренней описи составляется итоговая запись, в ко­торой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее докумен­тов и количество листов внутренней описи. Подписывает внутреннюю опись ее составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты.

После завершения дела оформляется лист-заверитель дела. Он имеет установ­ленную форму и помещается в конце дела.

В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров листов, номера листов с наклеенными фотогра­фиями, а также номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Персональные данные – информация о работнике, включающая сведения о фак­тах, событиях и обстоятельствах его жизни, необходимая в связи с трудовыми отношениями между работником и работодателем. На эту информацию распространяется правовой режим конфиденциальной документированной информации. Информация, которая может быть востребована у работника, является ограни­ченной: она должна быть необходима работодателю «в связи с трудовыми отно­шениями» и касаться «конкретного работника» (ст. 85 ТК РФ). Принцип конфи­денциальности соблюдается при обработке персональных данных, то есть при получении, хранении, передаче или другом использовании первоначальных дан­ных работника.

Обязанность по обеспечению защиты от неправомерного использования или утраты персональных данных возлагается на работодателя. Порядок обработки персональных данных устанавливается локальными ак­ тами. Таким документом могут быть «Правила внутреннего трудового распо­ рядка». Кроме того, работодатель должен принять документы, определяющие:

- перечень документов, отнесенных к категории «персональные данные»;

- права и обязанности работников и работодателя в этой области;

- категории работников, имеющих доступ к персональным данным;

- условия хранения, передачи и использования персональных данных.

Условия о неразглашении персональных данных могут содержаться в трудо­вом договоре.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информа­ции возможны лишь при четкой классификации документов. Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

2019-12-29

198

Обсуждений (0)

Личный листок по учету кадров 0.00 из 5.00 0 оценок

Скачать документ