ГЛАВА 2. Учет движения денежных средств.

 

Документальное оформление кассовых операций.

Поступление денежных средств в кассу предприятия может иметь место в следующих случаях:

· с расчетного счета предприятия;

· от покупателей и заказчиков;

· возврат использованного аванса от подотчетных лиц;

· погашение долга по ссудам, выданным сотрудникам предприятия;

· получены займы (кредиты) по договорам с юридическими и физическими лицами и т.п.

Право на получение денежных средств наличными оформляется организацией посредством выписки денежного чека , который состоит из двух частей: корешок чека и собственно чек.

Чек - приказ предприятия банку о выдаче с расчетного счета предприятия указанной в нем суммы денег. Никакие исправления в чеках не допускаются. Прием и учет наличных денежных средств должен вестись в строгом соответствии с законодательными актами и нормативными документами, регламентирующими их поступление.

 Поступление наличных денег в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером (Форма № КО-1). Приходный кассовый ордер по утвержденной форме применяется для оформления поступления денег в кассу. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (Форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги или прикладывается к выписке банка (при поступлении наличных по чеку)., а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Схема 2.1

Схема документооборота денежных средств

В Невельском Райпо

Первичные документы

 

 

1.Договоры 2.Платежные требования 3Платежные поручения 5.Выписки банка

6.Приходные кассовые ордера 7.Расходные кассовые ордера 8.Кассовая книга

 

 

 

  

 

       

       

       

 

 

Вспомогательные документы                          Журнал-ордер № 1, 2

(Оборотно-сальдовые ведомости) 

 

 

                                                                                Главная книга

 

                                                                                Бухгалтерская

                                                                                                 отчетность

       

 

 

Квитанция также подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью. Содержание финансовой операции, указанной в приходном ордере, должно соответствовать наименованию операций в квитанции к приходному ордеру.

Выдача приходных кассовых ордеров на руки лицам, вносящим деньги, запрещается. Прием денег по приходным кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Приходные кассовые ордера после получения по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом “ПОЛУЧЕНО” или “ОПЛАЧЕНО”.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам (Форма № КО-2).

Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицам, на это уполномоченным, и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (Форма № КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке “Основание” указывается содержание хозяйственной операции, а по строке “Приложение” перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Оплата труда производится кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни), а также денег под отчет на расходы (хозяйственные расходы, командировочные расходы).

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявление паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа кем и когда он выдан.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной ведомости сумма прописью не указывается.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или в заменяющем его документе. В случае предоставления доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени, отчества получателя денег указывается фамилия, имя, отчество лица, которому доверено их получение.

Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности”. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой. Подписки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления. Выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются по платежным (расчетно - платежным) ведомостям (формы N Т-49 и Т-53) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной (расчетно - платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного.

По истечении срока (не свыше трех рабочих дней; для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - до пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке) оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно - платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно - платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и поставить свою подпись. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал... (подпись) ". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать фактически выплаченную сумму в кассовую книгу и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ___".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно - платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы (форма N РТ-11). Книга открывается на год. Для каждого депонента в ней отводится отдельная строка, по которой указывают табельный номер, фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и делают отметки о ее выдаче. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.

Депонированная заработная плата может быть востребована в течение трех лет (срок исковой давности согласно ст.196 ГК РФ). По истечении указанного срока невостребованные суммы списываются согласно распоряжению руководителя предприятия и прибавляются к прибыли предприятия как внереализационный доход (п.78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), что отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

Наличные деньги могут выдаваться работникам предприятий под отчет также при направлении их в командировку или на хозяйственно - операционные расходы.

Правила выдачи наличных денежных средств под отчет регулируются Порядком ведения кассовых операций, утвержденными Решением Совета директоров ЦБ России от 22 сентября 1993 г. N 40. Этим документом предусмотрено, что подотчетные лица обязаны отчитаться об израсходовании полученных авансов или возвратить в кассу неизрасходованные суммы. По авансам, выданным на командировки, срок представления отчета - не позднее трех дней после возвращения к месту работы. Срок возврата авансов, выданных на другие цели (хозрасходы, закупка сельхозпродукции и т.п.), устанавливается руководителем предприятия при выдаче денег.

Подотчетные суммы, по которым в установленный срок не представлен отчет, а также не возвращенные в кассу (в тот же срок), считаются недостачей и относятся в дебет счета 84 (Инструкция по применению Плана счетов финансово - хозяйственной деятельности предприятий - счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами"). В дальнейшем эти недостачи могут быть удержаны из заработной платы без ограничения суммы (п.1 ст.124 КЗоТ РФ).

Таким образом, на 1-е число каждого месяца у подотчетных лиц допускается сальдо сумм, по которым к концу месяца не истекли сроки отчета или возврата, а также авансы, по которым не установлены сроки их расходования. Взыскание подоходного налога не означает списания дебиторской задолженности с подотчетного лица. Возврат неизрасходованного аванса, удержание из заработной платы или представление авансового отчета приводит к необходимости возврата подоходного налога в установленном порядке.

При проверке предприятий представители налоговых органов обращают внимание на наличие и правильное оформление следующих документов:

1) утвержденного руководством списка подотчетных лиц;

2) приказа о направлении работника в командировку;

3) оформленного командировочного удостоверения (подписи, печати, отметки о прибытии и выбытии и т.д.);

4) оформленных командировок, к которым относятся поездки длительностью в один день;

5) расчет суточных, в том числе по загранкомандировкам.

Ошибки, допускаемые при расчетах с подотчетными лицами:

- отсутствие или несвоевременное составление авансового отчета;

- неправильное оформление авансового отчета (отсутствие номера, даты, подписей, корреспондирующего счета, дат оплаты по документам);

- отсутствие или неправильное оформление первичных документов;

- неполный и несвоевременный возврат остатков неизрасходованных подотчетных средств;

- выдача под отчет сумм лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

1) Передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому не допускается.

Выдача новых авансов подотчетному лицу может быть произведена только при условии погашения ранее выданного аванса. Из этого следует, что оставшаяся в распоряжении подотчетного лица после выдачи нового аванса непогашенная сумма выданного ранее аванса является его доходом и подлежит налогообложению.

Реализация товаров оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли - продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи - приемки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

2) Внесение наличных денег по заключенному договору в кассу предприятия - продавца оформляется приходным кассовым ордером по типовой форме N КО-1. Покупателю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая в соответствии с Порядком ведения кассовых операций оформляется печатью (штампом) предприятия - продавца.

Для осуществления расчетов наличными деньгами Невельское Райпо имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме, которая пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

 Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

 Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

 Главный кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

 Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся в несгораемом металлическом шкафу, который по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте. При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

 Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир осматривает сохранность замков,  дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - отсылается в страховую компанию, третий - высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый - остается у предприятия.

 После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Кассир в соответствии с  действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). 

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора.

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины, При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций. Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Порядок оформления расчетных отношений предприятия с населением определяется в зависимости от того, кем является предприятие по отношению к гражданам - потребителем или производителем - поставщиком товаров (работ, услуг).

При приобретении товарно - материальных ценностей у населения наличные деньги выдаются по расходным кассовым ордерам.

Приобретение предприятиями имущества у физических лиц, не являющихся предпринимателями, оформляется договорами купли - продажи, соответствующими положениям ГК РФ и содержащими паспортные данные физического лица - продавца имущества.

Роскомторга от 10 июля 1996 г. N 1-794/32-5, установлены правила документального оформления этих операций. Согласно Методическим рекомендациям, закупка сельскохозяйственных продуктов должна оформляться с составлением закупочного акта.

Закупочный акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:

- паспортные данные сдатчика продуктов;

- место его проживания;

- наименование сдаваемых продуктов, их количество, стоимость.

К акту должны быть приложены следующие документы:

- справка о принадлежности продукции сдатчику;

- заключение ветнадзора о доброкачественности продукции.

Физические лица не являются плательщиками налога на добавленную стоимость, поэтому все первичные документы при закупке товаров у физических лиц оформляются без указания налога на добавленную стоимость и данный налог расчетным путем не выделяется.

Статьей 23 ГК РФ установлено, что к предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, применяются правила ГК РФ, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями. Поэтому оформление покупок у частных предпринимателей за наличный расчет производится в таком же порядке, как и при оформлении покупок у юридических лиц.

Если предприятие ведет торговлю или оказывает услуги, то в большинстве случаев оно осуществляет денежные расчеты с населением, которые, согласно Закону РФ "О применении контрольно - кассовых машин при осуществлении расчетов с населением", производятся почти всеми организациями, предприятиями, учреждениями, их филиалами и другими обособленными подразделениями, а также физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, с обязательным применением контрольно - кассовых машин.

Предприятие может приобрести новые ККМ у специализированной организации, купить ранее использовавшиеся у любого юридического лица (предпринимателя) либо взять в аренду. При этом необходимо соблюдать следующие требования: