Акт о проверке наличных денежных средств кассы Невельского Райпо

 

Фактическое наличие денег в кассе, руб.	Порядковый № контрольного счетчика	№ отдела	Показания счетчика на начало рабочего дня	Показания счетчика на конец рабочего дня	Выручка согласно показанию счетчика, руб.
10240,50	1487	2	846758	856998	10240,00

 

Вывод: Излишки по кассе на момент инвентаризации составили 0,50 руб. В данном случае данное обстоятельство можно не относить к излишкам в связи с отсутствием в кассе разменной монеты.

При проверке доброкачественности приходных кассовых документов в Невельском Райпо установлено следующее:

1. Допускается неполное оформление первичных документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер документа, код организации и т.д.(примеры изложены в предыдущей главе).

2. Искажение остатка на начало и конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах.

 

Денежные средства могут поступать в кассу из банков, от работников организации в оплату каких-либо услуг, как остатки неиспользованных авансов и др.

Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег).

Направления использования денежных средств и их целевое назначение организация определяет по своему усмотрению. Владельцы счета на обороте денежных чеков указывают целевое назначение получаемых денежных сумм. Согласно действующему законодательству меры ответственности к организациям, допустившим нецелевое использование денег, полученных в банке, не предусмотрены. Однако коммерческие банки могут проверять целевое использование организациями полученных в банках денежных средств и при необходимости предъявлять к ним соответствующие требования.

Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями являются не оприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку.

Документами, подтверждающими движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью "Аннулировано" и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно просмотреть чековые книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и незаполненных чеков (их должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки), и заполнить таблицу.

Реестр корешков чеков, отсутствующих в чековой книжке Невельского Райпо:

 

Начальный номер чека в чековой книжке	Дата выписки предыдущего чека	Номер отсутствующего корешка чека	Заключительный  номер в чековой книжке

 

В Невельском Райпо не установлено нарушений в оприходовании наличных денежных средств, полученных в банке, а также нарушений по ведению чековой книжки банка.

При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

Аудитор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жилищно - коммунального хозяйства. При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами - фактурами) по реализации продукции (работ, услуг).

Вместе с тем, проверка правильности и своевременности оприходования денег, получаемых по денежным чекам из банка, является целью выявления не оприходования денег в кассу предприятия.

Для этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись "Получено из банка по чеку __", сверяется сумма, указанная в кассовой книге, с суммой, указанной на корешке чековой книжки, и суммой, указанной в выписке банка.

Кроме того, сличается номер чека, указанный в приходном ордере, с номером на корешке чека. Заполняется таблица по форме, приведенной в таблице.

Реестр сумм, полученных из банка   и полностью не оприходованных в кассу предприятия Невельского Райпо:

                                              

Дата отчета кассира	Сумма оприходования в кассу (руб.)	Сумма В руб. по чеку	Номер корешка чека	Сумма по выписке банка	Дата выписки банка	Отклонение суммы по выписке банка от оприходованной суммы

 

Вывод: При проверке данного участка движения денежных средств нарушений в Невельского Райпо не установлено.

При проверке (проведении аудита) необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличию и подлинности подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах.

Согласно п.5 ст.8 Закона РФ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, подлежат отражению в бухгалтерском учете. Записи в регистрах учета ведутся на основании оправдательных документов, которые являются первичными учетными документами, фиксирующими факт осуществления той или иной хозяйственной операции.

Порядок применения и оформления первичных документов учета в регулируется соответствующими нормативными актами:

1. Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» и Положением по учету «Положение по бухгалтерскому учету» ;

Согласно данным нормативным документам с 01.01.99 первичные документы принимаются к бухгалтерскому учету только в том случае, если:

они заполнены на унифицированных формах учета;

если они имеют все обязательные реквизиты.

В соответствии со ст.120 Налогового Кодекса РФ грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения влечет за собой следующие финансовые санкции:

взыскание штрафа в размере 5000 руб.;

если нарушения совершены в течение более одного налогового периода - штраф в размере 15000 руб.;

если нарушения повлекли за собой занижение дохода - штраф в размере 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15000 руб.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объекта налогообложения принимается, в числе прочих нарушений, отсутствие первичных документов. Те же самые последствия могут возникнуть и при подтверждении хозяйственных операций первичными документами, не содержащими всех необходимых реквизитов и подписей, так как налоговые органы могут не признать ненадлежащим образом оформленные документы как оправдательные для подтверждения совершенных операций.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации предусмотрен ряд моментов, соблюдение которых на практике позволяет, во-первых, предотвратить злоупотребления и, во-вторых, значительно облегчить работу аудиторов. Так, п.11 Порядка ведения кассовых операций предусматривает, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В соответствии с п.14 документа 1 наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др. с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, подпись на его расходных кассовых ордерах не обязательна.

Под распиской, используемой для маскировки растраты денежных средств, следует понимать, как правило, расходный кассовый ордер, не подтвержденный хотя бы одной из приведенных подписей:

-   получателя денег;

-   главного бухгалтера или уполномоченного приказом руководителя предприятия должностного лица;

-   руководителя предприятия или должностного лица, уполномоченного приказом руководителя предприятия.

В соответствии с п.27 документа выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками кассы и зачисляются в доход предприятия.

Если задолженность сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в кассу предприятия, то этот сотрудник (лицо, организация) должником не считается.

Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работники должны погашать свою задолженность.

В случаях, когда в учете значится задолженность за уволившимися сотрудниками, необходимо проверить эти факты методом письменных подтверждений от третьих лиц или методом устных опросов.

 

Перечень кассовых документов, оформленных с нарушениями в Невельском Райпо:

                                                                 

№ расходного ордера	Дата расходного ордера	Сумма, выданная по расходному ордеру	Ф.И.О. лица, получившего Денежные средства	Причина сомнения в данном документе
246	26,08,2004	2687,58	Иванов С.П.	Отсутствует подпись главного бухгалтера и кассира
345	15,10,2004	10000,00	ООО «Горвейт»	Отсутствует доверенность на получение денежных средств,

 

 

Практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами.

Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Возможна выдача денег по доверенности, в этом случае кассир делает запись "по доверенности", а саму доверенность прикрепляет к ведомости.

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует установить, все ли внесенные в них лица являются работниками данной организации.

Для предупреждения нарушений отдел кадров должен визировать платежные ведомости до выплаты денег по ним.

Особое внимание следует проявить при проверке регистрации платежных ведомостей, так как одним из способов подлога является внесение в расчетно-платежные ведомости подставных лиц, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения.

При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей, карточек лицевых счетов, приказов о зачислении на работу и об увольнении, первичных документов по начислению заработной платы.

Обращают особое внимание на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), период, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.

Если в расчетно-платежной ведомости будет завышена сумма начисленной заработной платы, то этот подлог можно выявить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Сомнения в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях.

Проверяются: Главная книга, журналы - ордера (по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", по кредиту счета 50 "Касса"), журнал регистрации платежных ведомостей. Также проводится выборка дебетовых оборотов по б/сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции со счетами б/сч. 68 “Расчеты с бюджетом”, б/сч. 69 "Расчеты по социальному страхованию" и т.д.

В соответствии с п.18 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации по истечении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке для выплаты средств на оплату труда и выплату социально - трудовых льгот, кассир должен:

- в платежной или расчетно-платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать надпись от руки «Депонировано»;

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надписью.

Нарушением (злоупотреблением) этого пункта является присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям. Выявление злоупотреблений с депонированными суммами возможно путем проверки состояния аналитического учета депонентов и сверки данных аналитического учета с данными синтетического учета.

В соответствии с Планом счетов в настоящее время учет расчетов с депонентами ведется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонентам». Кредитовый оборот по субсчету «Расчеты по депонентам» за период – невыплаченные в течение периода в установленный срок суммы, дебетовый оборот – погашенная в течение периода задолженность по депонированным суммам. Сальдо по субсчету представляет собой депонированные суммы на конец проверяемого периода. Аналитический учет депонированных сумм ведется в журнале регистрации депонированных сумм.

Синтетический учет расчетов с депонентами обеспечивается в журналах-ордерах в процессе отражения записей по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»: кредитовые обороты – в журнале-ордере №3; дебетовые обороты – в журналах-ордерах, предназначенных для учета оборотов по кредиту счетов, корреспондирующих со счетом 76. Порядок отражения данных синтетического учета по счету 76 (61, 67, 73, 76) изложен в пояснениях к соответствующим журналам-ордерам.

Аналитический учет расчетов с депонентами в части сумм, удержанных из заработной платы рабочих и служащих по исполнительным документам, ведется в ведомости №2.

Аналитический учет расчетов с депонентами в части сумм своевременно не выданной заработной платы ведется в реестре или в книге учета депонированной заработной платы. Реестр депонированной заработной платы является первичным документом и одновременно учетным регистром.

Книга учета депонированной заработной платы открывается на год. Для каждого депонента отводится в ней отдельная строка, по которой указывается табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма, а в дальнейшем делается отметка о ее выдаче. Для отметок о выдаче сумм предусмотрены двенадцать граф по количеству месяцев; отметки о выдаче производятся в соответствующей графе, в зависимости от того, в каком месяце была произведена выплата причитающейся суммы. Суммы, оставшиеся на конец года неоплаченными, переносятся в новую книгу, открываемую также на год.

В таком же порядке ведется и реестр депонированной заработной платы с той лишь разницей, что он составляется кассиром, отдельно за каждый период депонирования зарплаты. Кассиром записывается табельный номер, фамилия, имя и отчество и депонированная сумма.

Для отметок об оплате, которые делаются работниками бухгалтерии, предусмотрена специальная графа. В конце реестра показывается итоговая сумма произведенных выплат, относящаяся к данному месяцу. По истечении квартала или года невыплаченные суммы переносятся в открываемые в бухгалтерии новые реестры.

В ходе написания данной дипломной работы были выявлены расхождения между поименованными выше документами, по результатам расхождений составлена таблица.

 

Ведомость расхождений между платежными ведомостями

и реестром депонированных сумм:

                                                                 

Согласно ведомости № 3 выдачи заработной платы за май 2004 года		Согласно реестру депонированных сумм за май 2004 года
Ф.И.О. лица, не получившего деньги	Сумма записи, руб.	Номер ведомости	Сумма, руб.	Ф.И.О. лица, не получившего деньги

 

В ходе проверки данного участка в Невельском Райпо нарушений не установлено.

Наличие на предприятии утвержденного приказом руководителя списка лиц, которым могут выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные нужды, оформление сотрудниками "заявлений на выдачу денег", указание в разрешительной надписи руководителя предприятия или уполномоченного лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям.

Вместе с тем лица, получившие деньги на хозяйственные нужды, также должны своевременно отчитаться и произвести полный расчет по выданным в подотчет суммам.

Документами для проведения проверки будут приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал - ордер N 7 "Расчеты с подотчетными лицами".

Если в кассовом ордере по строке "Основание" будет значиться "Остаток подотчетных сумм", в соответствии с которым производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы).

Сравнивается дата составления авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки),

является ли этот день рабочим для данного предприятия,

сверяется дата составления авансового отчета,

номер приходного ордера, указанный в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с журналом - ордером "Расчеты с подотчетными лицами".

Организация, независимо от организационно-правовых форм при осуществлении операций с денежной наличностью должны руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России.

Целью аудита кассовых операций является установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения операций по движению наличных денежных средств действующим в Российской Федерации в проверяемом периоде нормативным документам для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах.

Проверка кассовых операций может быть организована в последовательности, представленной на схеме 3.3.

При составлении программы аудита следует оценитьэффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации, выявить наиболее уязвимые участки, спланировать состав основных контрольных процедур, определить особенности ведения учета в организации.

Прибыв на место аудита, аудитор может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. Результаты инвентаризации оформляют актом, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

 

 

Схема 3.2