ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ОПЕРАЦИЙ ПО ОБРАБОТКЕ ИНФОРМАЦИИ

От того, насколько рационально осуществляются технологи­ческие операции, насколько полно механизирован труд, зависит его производительность. Основой рациональной организации труда является его разделение, осуществленное соответствующей расста­новкой каждого сотрудника АБС. Разделение должно осуществляться по операциям технологического процесса, по квалификации работ, по видам работ - основным и вспомогательным.

Разделение труда по операциям технологического процесса дает возможность выявить, механизировать и автоматизировать ручные работы, специализировать операторов на выполнение одной или нескольких операций, закрепить за ними рабочие места. Все это повышает ответственность каждого работника за качество

выполняемой работы.

Распределение труда по квалификации работ означает, что работы определенной сложности поручают работникам, имеющим одну квалификацию.

Распределение труда по видам работ должно осуществляться на основе опыта работы АБС.

Производительность работы АБС в значительной мере за­висит от организации рабочих мест АБС: правильного расположе­ния машин, правильной посадки оператора, хорошей освещенности, соответствующей мебели. И при этом каждое место должно быть оснащено средствами оргатехники.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТИПОВЫХ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ ПРИ ПРОЕКТИРОВАНИИ АБС

Приступая к проектированию технологических процессов в любой из подсистем автоматизированной библиотечной системы, следует в каждом конкретном случае выяснить возможности ис­пользования типовых технологических процессов-операций. Это даст возможность сократить затраты времени, отводимого на проектирование и снизить связанные с этим расходы. Известно например, что преобразование того или иного вида документов машиночитаемую форму можно осуществить, используя различные варианты технологических процессов и применять при этом различные методы аналитико-синтетической обработки и записи информации на машинный носитель. Выбор варианта технологи­ческих процессов зависит от производственных условий, объемов документальных потоков, выбранных носителей информации и дру­гих условий. Все эти обстоятельства и создают трудности, свя­занные с выбором оптимальных технологических процессов, кото­рые бы обеспечили сокращение затрат времени для обработки с минимальными трудозатратами.

В связи с тем, что во многих автоматизированных библио­течных системах для преобразования информации применяются практически одни и те же технологические операции и процессы, при их проектировании целесообразно использовать уже готовые решения, т.е. типовые. технологические процессы, за счет чего ускоряется их проектирование. Для упрощения использования типо­вых проектов при проектировании систем их разработчики предпринимают усилия, связанные с типизацией технологических процессов, и на этой основе технологические процессы и техноло­гические операции классифицируют. Классификация осуществляется на основе общих технологических признаков или свойств. Так, нап­ример, документальные потоки подразделяют на классы: книги, сериальные издания, нормативно-техническая документация и т.п. В свою очередь каждый класс может быть разбит на группы. Нап­ример, для книг Такими группами являются научные, производствен­ные, учебные, справочные.

При классификации технологических процессов, как и объектов, надо учитывать наличие существенных характеристик для данного объекта, технологического процесса. Таким образом, можно полу­чить некоторую совокупность близких между собой объектов и бо­лее схожих по; технологическим признакам обработки документов. В этом случае можно сказать, что объект обработки и технологи­ческий процесс являются типовыми, И преобразование информации, создание предмашинных рабочих листов, ввод информации, органи­зации информационных массивов будут осуществляться по типовому технологическому процессу.

Типизация технологических процессов дает возможность не только обобщить, но и привести в некоторую систему все техноло­гические процессы. И в этом случае будут созданы такие условия, при которых могут широко применяться унифицированные формы записи, подготовки и ввода информации в ЭВМ. Облегчится выбор способов кодирования, носителей информации, технологического обо­рудования, входящих в процедуру проектирования АБС.

ОЦЕНКА ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ

После разработки технологического процесса необходимо оценить его с точки зрения технико-экономической эффективности в проектируемой системе по преобразованию информации. Для того чтобы провести расчеты технико-экономической эффектив­ности технологического процесса, обычно на стадии проектирова­ния выбирают наиболее характерные технико-экономические пока­затели, к числу которых относятся прежде всего себестоимость обработки документов в автоматизированной системе, где себе­стоимость обработки документов складывается из затрат на ма­териалы М; основной зарплаты обслуживающего персонала Р и накладных расходов Р,

= М + Р + Р ,

(себестоимость обработки документов в подсистеме обр.),

складывающаяся из основной зарплаты обслуживающего персона­ла подсистемы Р и накладных расходов Р.

_обр. = Р + Р,

нормы - калькуляции полной обработки документов Т_ед,

Т_ед =

где - время на выполнение всех операций обработки доку-

ментов;

Т - основное технологическое время по всем операциям данного вида - класса документов;

Т_о =

где   - основное технологическое время одной операции обра­ботки документов.

Коэффициент использования оборудования по основному технологическому времени, характеризующий долю машинного времени к общему времени работы устройства, оборудования. Он обычно должен стремиться к единице.

Оценку технико-экономической эффективности технологичес­кого процесса по указанным параметрам производят путем сопо­ставления с нормативами и показателями, полученными в передо­вых автоматизированных библиотечных системах, осуществляющих аналогичные технологические процессы.

ТРЕБОВАНИЯ К ОПИСАНИЮ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ В АБС

Сложность описания технологии преобразования информации в автоматизированных библиотечных системах связана с тем, что библиотечная технология представляет собой большое количество технологических процессов, каждый из которых включает десятки технологических операций, охватывающих вопросы комплектования, научной обработки (библиографическое описание, классификация, предметизация, систематизация, хранение, библиографическое и информационное обслуживание, а также организация выдачи доку­ментов читателям). Для того чтобы наиболее полно представить себе библиотечную технологию, одним из важнейших требований к описанию технологических операций следует считать требование наглядности, по которой можно судить о каждом технологическом процессе, технологической операции и о функциях, которые выпол­няются в результате того или иного технологического процесса. Если переходить на более низкий уровень описания, т.е. на уро­вень описания технологической операции, то сущность этих опера­ций сводится к представлению технологических схем или технологи­ческих карт в которых указывается объект, технологический про­цесс и описывается сущность технологической операции.

Описание всей библиотечной технологии при проектировании АБС целесообразно разбить на этапы, которые в свою очередь включают предмашинную обработку информации, машинную и после-машинную обработку информации. Описание технологических про­цессов должно соответствовать требованиям нормативно-техничес­кой документации и позволять реализовать спроектированный про­цесс. Для внедрения результатов проектирования в общественную практику нужны специалисты. Поэтому на завершающем этапе проектирования должны быть разработаны структуры, функции каждой из подсистем АБС и должностные инструкции сотрудников, призванных обеспечить эксплуатацию АБС. Используя практический опыт проектирования и эксплуатации АИС, можно адаптировать организационно-функциональную структуру АИС при проектировании АБС и фиксировать следующий набор подсистем: комплектование документальных фондов, научной обработки, хранения, справочно-библиографического обслуживания, а также библиотечного обследования и, наконец, подсистему управления АБС.

Последовательность технологических процессов и операций, порядок их взаимодействия при оформлении рабочей документации лучше всего представить в. виде пооперационных технологических схем. Оформление технической документации на технологические процессы должно отвечать требованиям нормативно-технической документации.

2.8. ЭФФЕКТИВНОСТЬ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ БИБЛИО­ТЕЧНЫХ СИСТЕМ

Автоматизированная библиотека представляет собой некото­рый искусственный материальный объект, в котором с помощью технических средств реализуется информационная и библиотечная технология по информационному и библиотечно-библиографическому обслуживанию читателей. В принципе эффективность должна отоб­ражать общественную полезность библиотеки и сама по себе за­висит от многих составляющих: от выбранной и реализованной тех­нологии, видов информационных услуг, предоставляемых АБС поль­зователям; от набора и рационального использования комплекса средств вычислительной техники, копировально-множительного обо­рудования и т.п.

Для оценки автоматизированной библиотечной системы мо­гут и должны применяться критерии и показатели, по которым можно судить, во-первых, о технических возможностях или техни­ческой эффективности и, во-вторых, об экономической эффектив­ности системы, т.е. о том, насколько снизилась стоимость обслу­живания пользователя, повысилась производительность груда и с какой эффективностью используются технические средства.

В любой библиотеке, в т.ч. и автоматизированной, существу­ют многочисленные объекты автоматизации и сотни информационных задач, требующие для своего решения средств автоматизации. Поэтому разработчики АБС оценивают вначале эффективность при­менения технических средств для каждой конкретной информацион­ной или библиотечной задачи, объекта, а затем на основе комп­лекса критериев - в целом библиотеку. Для снижения субъектив­ности в оценке того или иного объекта разработчики АБС исполь­зуют не один, а комплекс критериев для каждого объекта автома­тизации в библиотеке. К каждому критерию, с помощью которого ведут оценку технологической операции, процесса, библиотеки, предъявляются требования, в т.ч. такие, как быть понятным каж­дому, кто осуществляет оценку АБС; давать однозначное толкова­ние (обоснование) оценки объекта, В качестве критериев не могут быть субъективные убеждения.

Для оценки технической эффективности автоматизированных библиотечных систем служат следующие критерии: релевантность (точность), полнота, информационный шум, сроки задержки инфор­мации в системе (оперативность). К техническим критериям эф­фективности можно отнести коэффициенты информативности, ком­фортности и др.

Экономическую эффективность обычно связывают с вычис­лением экономии средств на информационное и библиотечно-библиографическое обслуживание. И поэтому определять её следует по следующим показателям: поток поступающих документов в АБС; поток введенных документов; массив накопленных документов; поток поступивших запросов в систему; количество обслуживаемых читателей системы; количество обслуживаемых предприятий; поток оповещений;, количество выданных оригиналов (копий, микрокопий и т.д.); затраты ресурсов.

Для оценки экономической эффективности обычно высчиты­вают годовую экономию, годовой экономический эффект и время или срок окупаемости затрат, связанных с проектированием и внед­рением средств АБС. Экономический эффект и срок окупаемости вычисляют по формулам

где Е — нормативный коэффициент эффективности затрат, устанавливаемый директивно;

К_д - затраты на разработку АСНТИ и капитальные затраты внедрение.

Основной эффект от внедрения АБС в практику выражается в принципиальном улучшении качества и оперативности информа­ционного и библиотечного обеспечения исследований, разработок и производства. Интегральный характер, который присущ АБС, воплощает в себе органическое единство средств и методов пре­образования информации и обусловливает основное преимущество АБС перед существующими традиционными библиотечными система­ми. Своевременное по форме, содержанию, объему информационное и библиотечное обслуживание пользователей поднимает на новый качественный уровень проведение исследований и разработок и на этой основе обеспечивает постоянный рост темпов научно-технического прогресса.

Нельзя сбрасывать со счетов и тот факт, что объекты ка­чественной и количественной оценки эффективности АБС имеют и социальные аспекты. Результаты внедрения АБС в общественную практику будут проявляться в улучшении условий груда библиотеч­ных работников, изменении характера их труда, углублении специа­лизации персонала, обслуживающего АБС, повышении их квалифика­ции, С внедрением АБС будет совершенствоваться не только сис­тема заработной платы, но и принципы экономического и мораль­ного стимулирования.