Инвентаризация имущества и финансовых обязательств

 

Документом, регламентирующим порядок проведения инвентаризации, является Приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка (Приложение № 18).

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).

До начала инвентаризации основных средств рекомендуется проверить:

- инвентарные карточки, инвентарные книги, описи и другие регистры аналитического учета;

- технические паспорта и другую техническую документацию;

- документы на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

Если документы отсутствуют, необходимо обеспечить их получение или оформление.

При инвентаризации основных средств комиссия осматривает объекты и заносит в описи их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

Если выявлены объекты, не принятые на учет, а также объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неверные данные, комиссия должна включить в опись правильные сведения.

Например, по зданиям указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь, число этажей, год постройки и другие необходимые сведения, характеризующие данный объект.

Выявленные инвентаризацией неучтенные объекты должны быть оценены с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию с оформлением соответствующего акта.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с их основным назначением. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.п. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись.

Результатом инвентаризации может быть соответствие фактических данных и данных бухгалтерского учета, обнаружение излишков основных средств или недостачи.

 

Пример учета выявленных при инвентаризации излишков основных средств

В ходе инвентаризации обнаружено оборудование, не учтенное на балансе учреждения. Рыночная стоимость оборудования - 40 000 руб.

Бухгалтер записал:

 

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

Операция      Дебет         Кредит        Сумма

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

Оприходовано 1 101 04 310  1 401 01 180     40 000 руб.

оборудование "Увеличение   "Прочие доходы"

            стоимости машин и

            оборудования"

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

 

Если обнаружена недостача основных средств, руководство определяет виновных и принимает меры для взыскания с них рыночной стоимости недостающего имущества.

В ходе инвентаризации обнаружена недостача производственного инвентаря. Первоначальная стоимость инвентаря - 20 000 руб., сумма начисленной амортизации - 10 000 руб. Руководством определено виновное лицо, и с него будет взыскиваться рыночная стоимость производственного инвентаря в размере 15 000 руб. Виновный согласился возместить ущерб добровольно.

Эти операции бухгалтер учреждения отразит так:

 

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

Операция      Дебет         Кредит        Сумма

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

Списана     1 104 06 410  1 101 06 410     10 000 руб.

начисленная "Уменьшение   "Уменьшение

амортизация стоимости     стоимости

            производственного производственного

            и хозяйственного и хозяйственного

            инвентаря за счет инвентаря"

            амортизации"

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

 

Списана     1 401 01 172  1 101 06 410     10 000 руб.

остаточная  "Доходы от    "Уменьшение

стоимость   реализации    стоимости

инвентаря   активов"      производственного

                               и хозяйственного

                               инвентаря"

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

Отражена    1 209 01 560  1 401 01 172     15 000 руб.

задолженность "Увеличение   "Доходы от

виновного лица дебиторской   реализации

            задолженности по активов"

            недостачам

            основных средств"

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

 

При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:

- документы, подтверждающие права организации на их использование;

- правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

Не учтенные ранее нематериальные активы, выявленные при инвентаризации, приходуются по рыночной стоимости.

Документом, регламентирующим порядок проведения инвентаризации, является Приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

Материальные запасы заносят в инвентаризационные описи по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Если материальные запасы хранятся у одного материально-ответственного лица, но в разных изолированных помещениях, инвентаризацию проводят последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опломбировывается, и комиссия переходит в следующее помещение.

Комиссия в присутствии заведующего складом и других материально-ответственных лиц проверяет фактическое наличие материальных запасов.

В описях на материальные запасы, переданные в переработку, указывают наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, их количество и фактическую стоимость по данным учета, дату передачи ценностей в переработку.

Тару заносят в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). По таре, пришедшей в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи.

Результатом инвентаризации может быть соответствие фактических данных и данных бухгалтерского учета, обнаружение излишков материальных запасов или недостачи.

Излишки материальных запасов приходуют по рыночной стоимости.

В ходе инвентаризации обнаружены излишки хозяйственных материалов рыночной стоимостью 300 руб.

Бухгалтер записал:

 

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

Операция      Дебет         Кредит        Сумма

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

Оприходованы 1 105 06 340  1 401 01 180      300 руб.

излишки     "Увеличение   "Прочие доходы"

материальных стоимости прочих

запасов     материальных

            запасов"

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

 

Для некоторых материальных запасов существуют нормы естественной убыли. Например, для лекарств они установлены Приказом Минздрава России от 20 июля 2001 г. N 284.

В ходе инвентаризации обнаружена недостача продуктов питания на общую сумму 800 руб. (в том числе 50 руб. - в пределах норм естественной убыли, 750 руб. - сверх норм естественной убыли).

Рыночная стоимость продуктов питания, которые относятся к недостаче сверх норм естественной убыли, - 770 руб. Эта сумма взыскивается с материально-ответственного лица.

Бухгалтер отразил эти операции так:

 

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

Операция      Дебет         Кредит        Сумма

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

Отражена    1 401 01 272  1 105 02 440       50 руб.

недостача в "Расходование "Уменьшение

пределах норм материальных  стоимости

естественной запасов"      продуктов

убыли                          питания"

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

Отражена    1 401 01 172  1 105 02 440      750 руб.

недостача сверх "Доходы от    "Уменьшение

норм        реализации    стоимости

естественной активов"      продуктов

убыли                          питания"

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

Отражена    1 209 04 560  1 401 01 172      770 руб.

задолженность "Увеличение   "Доходы от

материально- дебиторской   реализации

ответственного задолженности по активов"

лица по     недостачам

недостаче   материальных

            запасов"

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

 

Порядок и сроки проведения инвентаризации. Согласно п. 10 этого Приказа, инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится ежегодно в период с 1 октября отчетного года по 1 января следующего года по центральному аппарату на основании приказа Федерального казначейства. По территориальным органам - на основании приказа управления Федерального казначейства по субъекту Российской Федерации в соответствии с нормативными правовыми актами Минфина России.