Бюджет коммерческих и административных расходов.

Система операционных бюджетов так же включает в себя бюджет коммерческих и административных (управленческих) расходов.

Бюджеты коммерческих и управленческих расходов, как правило, являются сводными. Они могут формиро­ваться по направлениям, например: эксплуатация зданий и сооружений, транспортные расходы,  на­логи.

Назначение коммерческого бюджета - как можно точнее определить за­траты на мероприятия по продвижению продукта на рынки.

В состав коммерческих расходов включают расходы по доставке готовой продукции (транспортировке), заработную плату сбытового персонала, комиссионные сбытовым посредникам (агентам и броке­рам), а также премиальные собственному сбытовому персоналу (вы­плачиваемые в виде комиссионных), издержки на вспомогательные упаковочные материалы, маркетинговые исследования, рекламу и продвижение продукции на рынке.

В представленных ниже таблицах [17] приведен пример составления этих бюджетов.

Информацией для планирования послужили сведения об ожидаемой величине накладных расходов. (табл.13(см. приложение5))

Таблица 15

     Таблица 16

Таблица 17

Все рассмотренные виды затрат являются постоянными, не зависящими от объемов производства.

В случае централизации сбыта рекламной и маркетинговой дея­тельности в целом (что характерно для крупных предприятий) основ­ная часть коммерческих расходов будет отнесена к общеорганизаци­онным расходам (осуществляемым и планируемым) для предприятия в целом, а не для отдельного бизнеса, проекта или структурного под­разделения.

Бюджет административных (управленческих) расходов. Данные расходы бюджетируют на основе принятых планов и программ с учетом организационной структуры организации.

Сложность формирования данного бюджета состоит в том, что затраты по его статьям трудно прогнозируются ввиду их разнообразия и зависимости от различных факторов. Большинство административных издержек не поддаются стандартизации.

При необходимости руководители функциональных подразделений определяют исполнителей, ответственных за конкретные статьи издержек.

Назначение бюджета управленческих расходов - как можно точ­нее определить общие и административные расходы, необходимые для существования предприятия как организации.

Бюджет управленческих расходов приведен в табл. 18[18](данные взяты из таблицы 13(см. приложение5))

Таблица 18

В состав управленческих расходов включаются расходы на содержание (ко­мандировочные, представительские расходы, служебный транспорт и т. п.) и оплату труда (заработная плата, премии) высшего и среднего управленческого звена предприятия, содержание центрального офиса (связь, коммунальные и арендные платежи и т. п.), услуги сторонних организаций (юридические, страхование, аудиторские и др.), содер­жание оргтехники, канцтовары и т.д.

При нормировании управленческих расходов необходимо иметь в виду следующее. Доля всех видов управленческих расходов (заработ­ная плата всех категорий ИТР и АУЛ) в фонде оплаты труда должна возрастать для обеспечения роста эффективности производства, по­вышения конкурентоспособности предприятия на основе роста его технологического уровня.

По общему правилу, критерием эффективности коммерческих и управленческих расходов является опережающий рост объемов продаж по сравнению с темпами роста этих расходов. В результате размеры на­кладных расходов увеличиваются, а их доля в объеме продаж может плавно снижаться. Часть управленческих и коммерческих расходов, ко­торые относятся к общеорганизационным (отчисления на нужды органи­зации в целом), должна увеличиваться прямо пропорционально увеличе­нию управленческих и коммерческих затрат на нужды отдельного вида деятельности или структурного подразделения.

Проблема распределения общеорганизационных управленческих и коммерческих расходов может также возникать и в связи с распределе­нием их базового (первоначального) уровня. Допустим, что предприятие начинает новый вид деятельности, предстоит определить варианты рас­пределения той части управленческих и коммерческих расходов этого бизнеса, которые пойдут на финансирование общеорганизационных ме­роприятий в области маркетинга и на содержание центрального аппарата управления. Здесь можно воспользоваться одним из подходов, описан­ных ранее. Например, определяется доля активов данного бизнеса (по расчетному балансу) на конец бюджетного периода в общих активах предприятия. Затем сумма общеорганизационньгх управленческих и коммерческих расходов умножается на полученную долю. В результате получается сумма управленческих и коммерческих расходов данного бизнеса или структурного подразделения, предназначенная для финанси­рования центрального офиса компании. Далее уровень этих расходов может изменяться при изменении масштабов бизнеса.

Рассмотренный подход - это один из возможных способов контроля за эффективным использованием управленческих и коммерческих рас­ходов. Их уровень может и не быть привязан (по крайней мере на какой-то период) к динамике объемов продаж бизнеса, а меняться в зависимо­сти от нефинансовых стратегических или тактических установок высше­го руководства предприятия. Например, для завоевания нового рынка сбыта компания в течение ряда лет может идти на большие управленче­ские и коммерческие расходы вне зависимости от динамики объемов продаж или уровня прибыли. Но, во-первых, в этом случае часть управ­ленческих и коммерческих затрат стоило бы проводить по статьям плана капитальных (первоначальных) затрат (ПКЗ) или инвестиционного пла­на; во-вторых, в любом случае нужно знать или устанавливать пределы (лимиты), до которых необходимо наращивать такие затраты при реали­зации нефинансовых целей бизнеса.

При составлении бюджета накладных (коммерческих и управ­ленческих) расходов небольшие предприятия могут применять сле­дующий подход к планированию всех видов накладных расходов.

1. Определяются наиболее важные (критические) виды накладных расходов, которые должно понести предприятие для производства и реа­лизации продукции.

2. Эти расходы распределяются на управленческие (общие и адми­нистративные) и коммерческие (расходы на продажи).

3. В составе управленческих и коммерческих расходов выделяются переменные (прямые) и условно-постоянные.

4. Определяют, какие расходы в составе условно-постоянных ком­мерческих и управленческих расходов следует отнести к расходам от­дельных бизнесов компании (проекта, структурного подразделения), а какие - к общеорганизационным расходам.

5. Составляется план-график распределения переменных накладных расходов в соответствии с изменением динамики продаж (нормирование можно осуществить в виде установленного процента от стоимости про­даж или доли этих расходов в стоимости продаж) внутри бюджетного периода (например, по месяцам) или учесть все эти расходы в составе бюджета прямых производственных (операционных) затрат. Определяют, какая доля общеорганизационных накладных расхо­дов приходится на отдельный вид деятельности или структурного под­разделения предприятия, и с учетом ее составляется план-график таких условно-постоянных (общеорганизационных) расходов.

6. Составляется график оплаты всех видов коммерческих и управ­ленческих расходов (погашения кредиторской задолженности) внутри бюджетного периода (по месяцам) с учетом условий заключенных дого­воров на оказание услуг внешними поставщиками (реклама, маркетинг, транспорт, содержание зданий и т. п.) и установленных кассовых дней внутри организации (дни выплаты заработной платы ИTP, АУП, сбыто­вому и вспомогательному персоналу, авансов на командировочные и представительские расходы и т. п.).