Бухгалтерский учет материальных запасов в организациях общественного питания

Бухгалтерский учет в любой организации основан на общих принципах и положениях действующего законодательства и нормативных документов. Естественно, что учет в организациях общепита должен быть построен на основании Закона о бухгалтерском учете и различного рода нормативных документах по бухгалтерскому учету (ПБУ, приказов и нормативных писем Минфина России и т.д.).

Оприходование продуктов (сырья) от продавцов (юридических лиц или индивидуальных предпринимателей) производится на основании товаросопроводительных документов (накладных, товарно-транспортных накладных и др.).

Для приемки, хранения, отпуска и списания материалов используют следующие унифицированные документы:

доверенность (формы М-2 и М-2а);

приходный ордер (форма М-4);

акт о приемке материалов (форма М-7);

лимитно-заборная карта (форма М-8);

требование-накладная (форма М-11);

накладная на отпуск материалов на сторону (форма М-15);

карточка учета материалов (форма М-17);

акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма М-35);

ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма МХ-19);

инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3) [24].

Кроме них в практической деятельности предприятий могут применяться и другие традиционные документы, например, сигнальная справка об отклонениях материала от установленных норм.

Важно, чтобы эти документы имели обязательные реквизиты и были утверждены в Учетной политике.

Приемка материалов обычно осуществляется по приходному ордеру. Чаще всего поставки материалов для нужд производства производятся по договорам купли-продажи с поставщиками. В соответствии с этими договорами в адрес предприятия поступает груз с товаросопроводительными документами. Эти документы вместе с доверенностью, которую выписывает бухгалтерия своему материально-ответственному лицу, служат основанием для получения груза. Если налицо фактическое совпадение груза с документами, то приемка материальных ценностей может быть оформлена приходным ордером. В случаях расхождения, а также при поступлении груза без документов, оформляется акт о приемке с участием представителя поставщика (или третьего лица).

Если подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги, то товарный счет и акт (справка), подтверждающие стоимость приобретенных материалов составляются подотчетным лицом с участием других должностных лиц предприятия. В этих документах излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, количества, наименования и цены материалов. Подотчетное лицо отражает в акте также данные паспорта продавца товара. Акт прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

Учет продуктов и товаров в бухгалтерии организации общепита ведется натурально-стоимостными методами: количественно-суммовым или оперативно-бухгалтерским (сальдовым).

В соответствии с пунктом 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина России от 09 июня 2001 г. №44н [13], все материально-производственные запасы, к числу которых относится и продукты (сырье), приобретаемых предприятиями общепита для изготовления своей продукции, принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости [14].

Согласно Методике учета сырья в организациях общественного питания учет поступивших продуктов (сырья) может вестись как в ценах приобретения, так и по продажным ценам с добавлением торговой наценки. Выбранный вариант оприходования сырья необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике организации.

Покупная стоимость исходного сырья (его фактическая себестоимость) складывается из суммы фактических затрат организации на его приобретение за исключением НДС и других возмещаемых налогов (п.6 ПБУ 5/01). При этом под фактическими затратами на приобретение продуктов понимаются не только договорная стоимость их непосредственной покупки у поставщика, но и другие произведенные при этом затраты [14]. Так, например, таможенные платежи, вознаграждения посреднической организации, через которую они были приобретены, затраты по заготовке и доставке продуктов до места их использования, включая транспортные расходы и расходы на страхование и т.п.

Планом счетов предусматривается, что организации для обобщения информации о заготовлении и приобретении материально-производственных запасов могут использовать счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей". При этом 16 предназначен для учета разниц между учетной ценой и фактической себестоимостью материально-производственных запасов.

Если организация общепита ведет учет сырья по фактическим ценам приобретения, то все затраты, связанные с их приобретением, собираются непосредственно на счете 41 "Товары" (либо на счете 10 "Материалы" в зависимости от принятой методике учета) в разрезе полученных партий сырья. Постановка такого учета возможна, как правило, лишь при небольшой номенклатуре МПЗ (или достаточно высоком уровне автоматизации бухгалтерского и складского учета). При этом необходимо четко отслеживать принадлежность расходов, связанных с приобретением продуктов к определенной их партии. При этом если подобные затраты, связанные с поступлением сырья, отражены в учете уже после их оприходования, а тем более отпуска продуктов из данной партии в производство (на кухню), то эти расходы подлежат отнесению на счет 91 "Прочие доходы и расходы" (субсчет "Прочие расходы").

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации проводится инвентаризация запасов, в ходе которой проверяют документальное подтверждение их наличия, состояние и оценка. Кроме плановых проверок обязательными являются также инвентаризации в следующих случаях:

при смене материально-ответственных лиц;

при выявлении фактов хищений, злоупотреблений и порчи имущества;

при чрезвычайных ситуациях.

Инвентаризация может также проводиться в любое время по инициативе руководства предприятия.

При инвентаризации производственных запасов проверяют следующие моменты:

. Сохранность материальных ценностей, наличие излишков и недостач.

. Правильность хранения ценностей.

. Правильность отпуска материальных ценностей.

. Точность измерительных приборов и приспособлений, используемых при приемке и отпуске материалов.

Результаты инвентаризации оформляются в сличительных ведомостях, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета предоставляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение принимает руководитель организации.

Во всех случаях излишки материально-производственных запасов, выявленных в результате проведенной инвентаризации, отражают в бухгалтерском учете как внереализационные доходы (дебетируют счет 10 "Материалы", кредитируют счет 91 "Прочие доходы и расходы"). При выявлении фактов недостатков. Хищений и порчи материалов, их списывают с кредита счета 10 "Материалы" в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Со счета 94 стоимость недостающих и испорченных материалов списываются на счета издержек производства и обращения, в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет "Расчет по возмещению материального ущерба" (при установлении конкретных виновников), в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы" (при отсутствии конкретных виновников).

Все организации должны соблюдать законодательные правила и требования к своей деятельности. В части рецептуры блюд они также обязаны руководствоваться единой нормативной документацией.

Так, в соответствии с письмом Роскомторга от 15 июля 1996 г. № 1-806/32-9 "О действующей нормативной документации для предприятий общественного питания", все организации общественного питания независимо

от форм собственности и ведомственной принадлежности, а также граждане-предприниматели, занимающиеся деятельностью в сфере общественного питания, должны руководствоваться единой нормативной и технологической документацией:

сборником технологических нормативов издания 1994-1996 гг.;

сборником рецептур блюд и кулинарных изделий кухонь народов России издания 1992 г.;

сборником рецептур блюд диетического питания издания 1988 г.;

сборником рецептур мучных кондитерских и хлебобулочных изделий издания 1986 г.;

сборником "Торты, пирожные, кексы, рулеты" издания 1978 г.

В сборниках рецептур блюд, приведена технология их изготовления. В каждом рецепте даны нормы вложения сырья по массе в граммах и нормы выхода готовых изделий с указанием массы отдельных компонентов и массы люда в целом. В том случае, если предприятием общепита выпускаются изделия по нетрадиционным технологиям или осваиваются новые торгово-технические процессы, оно должно в обязательном порядке разрабатывать стандарты предприятия. При выпуске новых фирменных блюд и кулинарных изделий, вырабатываемых и реализуемых только на данном предприятии, необходимо разработать технико-технологические карты [32].

В соответствии с Методическими рекомендациями по учету издержек обращения и Методикой учета сырья организации общественного питания отражают стоимость продуктов питания, израсходованных на производство изделий кухни, на счет 20 "Основное производство". Все же остальные расходы учитываются в составе издержек обращения на счете 44 "Расходы на продажу".

Организация общепита должна самостоятельно решить вопрос, какие затраты отражать на счете 20, только стоимость израсходованного сырья или все прямые затраты, связанные с производством продукции общепита (стоимость сырья, оплату труда производственного персонала, амортизацию основных средств, участвующих в производстве продукции, а также иные производственные расходы). Естественно, что принятое решение необходимо отразить в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Для организаций общественного питания издержками обращения считаются как расходы, возникающие в процессе производства и реализации продукции собственного изготовления (кроме стоимости перерабатываемого сырья и продуктов питания), так и связанные с перепродажей покупных товаров.

Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в составе издержек обращения предусмотрены следующие статьи затрат:

транспортные расходы;

расходы на оплату труда;

отчисления на социальные нужды;

расходы на аренду и содержание зданий, сооружений, помещений, оборудования и инвентаря;

амортизация основных средств;

расходы на ремонт основных средств;

стоимость санитарной и специальной одежды, столового белья, посуды, приборов, других предметов труда;

расходов на топливо, газ, электроэнергию для производственных нужд;

расходы на хранение, подработку, подсортировку и упаковку товаров (продуктов);

расходы на рекламу;

затраты по оплате процентов за пользование заемными средствами;

потри товаров и технологические отходы;

расходы на тару;

прочие расходы [15].

Учет издержек обращения в организациях общественного питания целесообразно осуществлять на счете 44 "Расходы на продажу".

По дебету этого счета накапливаются произведенные предприятием расходы, которые в конце отчетного периода (месяца) полностью списываются дебет счета 90 "Продажи" субсчет "Себестоимость продаж" за исключением сумм, которые в соответствии с установленным порядком подлежат распределению между реализованными продуктами (товарами) и остатком продуктов (товаров) на конец отчетного периода.