Бухгалтерский учет поступления и расходов материально-производственных запасов на предприятии

Оприходование продуктов (сырья) от продавцов (юридических лиц или индивидуальных предпринимателей) производится на основании товаросопроводительных документов (накладных, товаротранспортных накладных и др.).

Принятые поваром (барменом) материалы оформляются однострочными или многострочными приходными ордерами. Однострочный приходный ордер (Приложение 6) составляют только на определенный вид материала, а в многострочный записывают все принятые материалы независимо от количества. Приходный ордер подписывается поваром (барменом) и администратором.

В бухгалтерском учете материально-производственные запасы учитываются следующим образом:

синтетический учет материально-производственных запасов ведется на счете 10 "Материалы" субсчет 1 "Сырье и материалы". При поступлении материалов дебетируют материальный счет 10 "Материалы" и кредитируют:

счет 60 "расчеты с поставщиками и подрядчиками" на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков,

счет 71 "Расчет с подотчетными лицами" - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм.

Для выполнения производственной программы предприятие приобретает сырье и материалы от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы за наличный расчет.

На поставку материалов ООО "Пилот-авто" заключает договора с поставщиками, в которых определяются права, обязанности и ответственность сторон. Контроль за выполнением плана обеспечения материально-производственными запасами по договорам, своевременностью поступления материалов возложен на администратора кафе. Так, поставщик ООО "Омский майонезный завод" одновременно с отгрузкой продукции высылает сопроводительные документы: товарная накладная (Приложение 7) и сертификат (Приложение 8) и на сумму НДС поставщик выставляет счет-фактуру (Приложение 9). Затем, ООО "Пилот-авто" производит оплату поставленного ему товара путем перечисления денежных средств на расчетный счет (Приложение 10) ООО "Омский майонезный завод" в течение 10 дней с момента поступления товара.

В бухгалтерском учете ООО "Пилот-авто" сделаны следующие проводки:

Дт 60 Кт 511665,60 - на сумму оплаченную поставщику за продукты питания;

Дт 10 Кт 601665,60 - на сумму оприходованных продуктов питания.

Кроме того, материалы и товары поступают на предприятие от подотчетных лиц, которые приобретают их за наличные в магазинах, на рынках, у других предприятий или у населения. Выдача наличных денег на нужды предприятия производится с учетом требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета Директоров Центрального Банка РФ 22 сентября 1993 г. № 40). Обратившись в бухгалтерию за подотчетной суммой, сотрудник пишет служебную записку (Приложение 11) и заверяет его у руководства. В соответствии с указанным порядком выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятия по расходному. кассовому ордеру (Приложение 12) Лицо, получившие наличные деньги под отчет, обязано не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. К авансовому отчету (Приложение 13) прикладываются документы, подтверждающие покупку: счета (Приложение 14) и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, акты (справки) в случае осуществления покупки на рынке или у населения.

Процесс оприходования материала осуществляется по тому же принципу, что и от поставщика, но делаются следующие проводки:

Дт 71 Кт 504970,75 - на сумму выданную подотчетному лицу для табачных изделий;

Дт 10 Кт 714970,75 - на сумму оприходованных товаров.

Для целей налогообложения стоимость товарно-материальных ценностей, включаемых в материальные расходы, определяется исходя из цен их приобретения. Рекомендуется в бухгалтерском учете производить оценку материалов по фактической себестоимости их приобретения, используя только счет 10 "Материалы".

При получении заказа от клиента официант оформляет счет-заказ в трех экземплярах (1-ый экземпляр - для клиента, 2-ой - в бар, 3-ий - на кухню). В счет-заказе указывается наименование товара (блюда), количество и цена. Цена и стоимость блюд (напитков) выбирается и рассчитывается согласно прейскуранта (меню). Оформленный заказ (2-ой и 3-ий экземпляры) передаются в кухню и бар. Бармен и повара приступают к исполнению заказа. Бармен готовит напитки, а повара готовят блюда.

После исполнения заказа, официант передает клиенту приготовленные блюда, напитки и счет, дожидается от него денег, а затем передает счет и деньги за выполненный заказ кассиру (бармену), который пробивает чек с общей суммой заказа на контрольно-кассовой машине и прикладывает его к копии счета для возврата (со сдачей, если таковая есть) клиенту (Приложение 15).

Согласно Федеральному закону от 22 мая 2003 года №54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" ООО "Пилот-авто" производит наличные расчеты при осуществлении торговых операций с обязательным применением контрольно-кассовой техники. Кассовый аппарат, применяемый на предприятии зарегистрирован в территориальном налоговом органе по месту нахождения кафе. Для регистрации кассового аппарата в налоговом органе, а так же при ежегодной плановой замене блока ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная) предприятие представляет в территориальную инспекцию МНС России оригиналы следующих документов:

заявление на регистрацию контрольно-кассовой техники;

карточки регистрации контрольно-кассовой техники в двух экземплярах, один из которых остается в налоговом органе, в второй отдается на предприятие (Приложение 16);

технический паспорт-формуляр контрольно-кассовой техники (Приложение 17);

паспорт версия контрольно-кассовой техники (Приложение 18);

договор на техническое обслуживание контрольно-кассовой техники в Центре технического обслуживания (Приложение 19);

журнал кассира-операциониста (Приложение 20);

свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате (Приложение 21).

Эксплуатация контрольно-кассовой техники непосредственно связана с финансово-хозяйственной деятельностью организации общепита. Соответственно и первичные документы, связанные с эксплуатацией кассового аппарата, также отражают финансовое показатели этой организации. Так, после ввода контрольно-кассовой техники в эксплуатацию, в целях учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) на нее оформляется Журнал кассира-операциониста. Операции по получению денежных средств от населения в кафе выполняют бармен. Он делает все записи в Журнале кассира-операциониста ежедневно в хронологическом порядке без помарок. После окончания рабочего дня бармен делает записи в журнале с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки, и сдает выручку по приходному кассовому ордеру в кассу организации (Приложение 22). При пробивании чека покупателю кассир-бармен может сделать ошибку в этом чеке, либо покупатель, пробив чек, решит отказаться от услуг (или вернет некачественное блюдо). В таком случае, необходимо, составить и оформить совместно с администрацией организации Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (Приложение 23). Акт подписывается членами комиссии в составе руководителя, администратора кафе и кассира-бармена.

Для правильного определения фактической себестоимости израсходованных в процессе производства продуктов (сырья) важную роль в сфере общественного питания играет калькулирование продажной цены блюд, которое осуществляется на основании нормативов, установленных единым для предприятий всех форм собственности, Сборниками рецептур.

В сборниках рецептур блюд указаны расход сырья, выход полуфабрикатов и готовых блюд, приведена технология их изготовления. В каждом рецепте даны нормы вложения сырья по массе в граммах и нормы выхода готового изделия с указанием массы отдельных компонентов и массы блюда в целом.

Главный первичный документ общепита - калькуляционная карта (Приложение 24). У карты есть собственный порядковый номер. Она содержит много важной и полезной информации:

наименование блюда (полуфабриката);

номер рецептуры, варианта (колонки) и название сборника, из которого взяли рецептуру;

наименование исходных продуктов;

вес брутто исходного сырья по нормам закладки (количество продуктов (в килограммах или граммах) на одну.

Карту подписывает заведующий производством и составивший ее бухгалтер. А руководитель предприятия все это заверяет.

На основании данных калькуляционной карты и сведений отчета по продажам бухгалтер рассчитывает стоимость проданных блюд, и делает проводку о списании сырья в расходы Дт20 Кт10. Сам факт реализации блюд подтверждают актом о реализации (Приложение 25).

Так как предприятие не имеет большого склада, то новые поступления будут практически ежедневными. С каждой новой партией могут меняться и цены, и наименование сырья, и его характеристики. Следовательно, калькуляционные карты на сотни наименований продукции придется пересматривать с той же регулярностью. Взять хотя бы подсолнечное масло. Оно входит в состав почти всех первых и вторых блюд. Даже в связи с приходом одной-единственной литровой бутылки масла калькуляционные карты на все "продукты" нужно будет переделать.

Добавляет работы бухгалтеру и изменения времени года, потому что, от сезона к сезону овощи изменяют свои свойства. Например, у капусты в сентябре и в марте - разное количество отходов. И про картошку из повседневного опыта известно, что от молодой очистков будет меньше, чем от той, что лежит с прошлого года. При товарном производстве это наблюдение наполняется экономическим смыслом. Для одного и того же блюда закладка (вес брутто исходного сырья) картофеля будет разной - в зависимости от сезона его заготовки. То есть, количество нормированных потерь при тепловой обработке картофеля будут изменяться соответственно сезону:

на период с 1 сентября по 31 октября - 25% к массе нетто;

на период с 1 ноября по 31 декабря - 30% к массе нетто;

на период с 1 января по 28-29 февраля - 35% к массе нетто;

на период с 1 марта по 1сентября - 40% к массе нетто.

Значит, в калькуляционных картах ежесезонно надо менять закладку по брутто.

При выпуске новых блюд, вырабатываемых только на данном предприятии, разрабатываются технологические карты (Приложение 26). При этом в рецепте указываются нормы вложения сырья по массе в граммах и нормы выхода готовых изделий с указанием массы отдельных компонентов (полуфабрикатов, фарша и т.д.) и массы всего блюда в целом. То есть, в технологической карте содержатся все данные, необходимые для калькулирования продажной цены.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления осуществляют организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, является их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются по технологическим картам на основе норм расхода материала на единицу продукции.

Расход материалов, отпускаемых в производство повар оформляет дневным заборным листом (Приложение 27), который составляется в двух экземплярах за каждый день. В нем указывают наименование отпускаемых материалов, единицы измерения и лимит расхода материала, который исчисляют в соответствии с технологическими картами, составленными на изготовление блюда. По окончании рабочего дня (смены) определяются итоги натуральных показателей и стоимость отпущенной продукции по заборному листу. Дневные заборные листы сдаются в бухгалтерию при отчетах материально ответственных лиц. Один экземпляр дневного заборного листа остается на складе у материально-ответственного лица - повара, а другой - передают в бухгалтерию. На основании этих записей делают списание материалов в производство.

При списывании сырья и материалов, используемых при производстве (изготовлении) товаров (выполнении работ, оказании услуг), в соответствии с принятой организацией учетной политикой на предприятии ООО "Пилот-авто" используется метод средней оценки.

Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списываются с кредита материальных счетов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по учетным ценам. При этом составляют следующую бухгалтерскую проводку:

дебет счета 20 "Основное производство" (материалы отпущенные основному производству);

дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" (материалы отпущенные на общехозяйственные расходы)

кредит счета 10 "Материалы".

Так, в производство взяли и реализовали продукции по учетной цене на сумму 131,81 рубль (Приложение 27). Эти данные отражаются в документе. Проводки будут иметь следующий вид:

Дт20Кт10131,81 - на сумму отпущенной в производство продукции.

При списании продуктов они списываются со счета 10 "Материалы" в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

По окончанию месяца исчисляют фактическую себестоимость продукции, при этом группируют по дебету счета 20 "Основное производство" затраты, связанные с производством отдельных видов продукции (сырье и материалы, услуги сторонних организаций, топливо и энергия на технологические цели, затраты на оплату труда) и списывают в дебет счета 90 "Продажи".