Делопроизводство и история его возникновения

КУРСОВАЯ РАБОТА

Разработка и применение классификационных справочников в делопроизводстве (номенклатура дел, табель форм документов, альбом форм документов)

Введение

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Правильное распределение документов имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность. В настоящее время разработаны единые требования к формированию, оформлению, классификации и хранению документов, они составляют основу классификационных справочников.

Актуальность классификаторов заключается в той роли, которую они выполняют.

Классификаторы используются в основных инструментах рыночной экономики: налогообложении, бухгалтерском учете, статистике, таможенном деле и других, с их помощью решаются важнейшие задачи государственной важности:

обеспечения совместимости государственных информационных систем и информационных ресурсов;

обеспечения межведомственного обмена информацией;

обеспечения однозначной идентификации объектов правоотношений в правовых актах в социально-экономической области;

создания условий для формирования единого информационного пространства на территории Беларуси;

обеспечения сопоставимости технических и экономико-статистических данных;

систематизации информации по единым классификационным правилам и их использования при прогнозировании социально-экономического развития страны, организации статистического учета и отчетности, в банковской деятельности, стандартизации, сертификации;

информационного обеспечения основных инструментов регулирования рыночной экономики, включая налогообложение, лицензирование, квотирование, операции с недвижимостью, социальное страхование, финансовое посредничество;

содействия специализации и кооперированию в области производства продукции и оказания услуг;

создания условий для унификации документации при осуществлении

межведомственного документооборота;

обеспечения гармонизации с международными (региональными) классификациями, межгосударственными классификаторами или международными (региональными) стандартами по классификации.

Для автоматизации работ с документами применяют классификаторы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов.

В настоящее время действует более 30 общесоюзных классификаторов. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы: классификатор управленческой документации по ОКУД и классификатор предприятий и организаций по ОКПО.

Цель работы - рассмотреть состав классификационных справочников, проблемы их разработки и применения.

Достижение поставленной цели требует постановки и решения следующих задач:

определить понятие о документе, делопроизводстве и документационном обеспечении;

рассмотреть историю делопроизводства в ходе петровских реформ;

теоретически изучить классификационные справочники;

исследовать необходимую информацию о номенклатуре дел, классификаторах, перечня документов с указанием сроков хранения.

Объектом исследования выступают: общественные отношения, складывающиеся в процессе делопроизводства организации текущего хранения документов.

Предметом курсовой работы является разработка и применение классификационных справочников в делопроизводстве организации и текущее хранение документов.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, которая является систематизированным перечнем заголовков, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Номенклатуре дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве организации. В номенклатуру дел включаются все дела организации, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности организации. Номенклатура дел является классификационным справочником для распределения документов по делам.

Классификация документов - это первый шаг в их объединении в дела для последующей работы и хранения. Классификационные справочники позволяют обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. Рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации.

Делопроизводство и история его возникновения