Табель форм документов

Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения [4, с. 31].

Табель форм документов предназначен для:

 оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;

 классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

 унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации;

  унификации форм документов организации;

 упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Наряду с разработкой Табеля форм документов организации целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.

Применение Табеля форм документов обеспечивает:

  соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

 юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;

 оперативность реализации управленческих функций организации;

 сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

  Предпроектное обследование.

 Выбор формы Табеля.

 Формирование структуры Табеля.

 Отбор форм документов для включения в Табель.

Основные задачи предпроектного обследования:

 определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;

 формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

 выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;

  определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации организации изучаются:

 документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;

 организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

 распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;

 комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации;

 документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством формы.

Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности.

Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в Карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

 полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;

 функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, для штатного расписания организации: функция - организация системы, задача - регламентация численного и должностного состава);

 сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Одновременно с заполнением Карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.

Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по организационному классификатору унифицированных документов (далее ОКУД), правовое основание применения формы документа [4, с. 31].

Выбор конкретной формы Табеля зависит от задач, стоящих перед разработчиками Табеля. Если задача Табеля - оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании формы, периодичности создания документа, правовых основаниях и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если в задачи Табеля входит оптимизация процедуры подготовки документов организации, названные выше графы должны быть дополнены сведениями об основных этапах оформления документа. Если разработка Табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедур подготовки и обработки документов и в целом - документооборота организации, - Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.

Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо решить вопрос о его внутренней структуре, поскольку именно она определяет группировку форм документов по соответствующим разделам. Структура Табеля - это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.

Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности учреждения. Построение Табеля по функциональному признаку - в соответствии с управленческими функциями и задачами - предпочтительнее, поскольку исключает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности.

Кроме того, формирование Табеля по функциональному принципу позволяет одновременно с совершенствованием документационного обеспечения оптимизировать деятельность организации через построение классификационной схемы ее управленческой деятельности.

Перечень разделов Табеля форм документов, построенного по функциональному принципу: организация системы и процессов управления: организационно-правовое обеспечение деятельности организации; обеспечение законности деятельности; прогнозирование и планирование деятельности: прогнозирование деятельности организации; планирование деятельности организации; регулирование деятельности: информационное обеспечение деятельности организации; оперативное управление деятельностью организации; контроль за деятельностью; статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутренняя отчетность (Контроль за деятельностью подразделений и работников); финансовое обеспечение: бухгалтерский учет; бухгалтерская отчетность; материально-техническое обеспечение: обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом; эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта; обеспечение сбыта продукции; научно-техническое обеспечение: научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность; внедрение и эксплуатация технических средств; охрана окружающей среды; научно-техническая информация; международное сотрудничество: командирование сотрудников за рубеж; прием зарубежных делегаций; информационно-справочное обслуживание международных связей; 9. Обеспечение кадрами (персоналом): подбор, расстановка и использование кадров; учет личного состава; аттестация работников; повышение квалификации работников; командирование сотрудников; нормирование труда; охрана труда; документационное обеспечение: учет и контроль исполнения документов; хранение и использование документов.

Предлагаемый перечень разделов Табеля включает типовые функции управления, присущие всем органам управления, независимо от конкретного содержания их основной деятельности. Предложенная классификационная схема при разработке Табеля форм документов конкретной организации должна быть дополнена функциями и задачами, отражающими основное, целевое назначение деятельности организации

В Табель форм документов включаются:

 формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента Республики Беларусь, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;

  применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;

 внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;

 формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившейся традиции. В последнем случае формы документов включаются в Табель только после их применения и проведения соответствующей унификации. Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.

В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности», подразделе «Информационное обеспечение деятельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма [5, с. 44].

По мере необходимости в альбом унифицированных форм документов отдела каждый год вносятся изменения и дополнения. Альбом унифицированных форм документов отдела вступает в силу с 1 января следующего календарного года после утверждения.