Понятие документа, делопроизводства и документационного обеспечения

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Историки, архивисты, исследующие древние источники письменности народов мира, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров) способствовала появлению письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации. Созданные на разных языках и на различных материальных носителях, до нашего времени дошли древнейшие письменные источники, в том числе Законы царя Хаммурапи, высеченные на камне. Стены древнейших египетских пирамид расписаны иероглифами и изображениями из жизни царей и простых египтян. В странах Востока находят глиняные таблички с клинописью, в которых содержаться сведения о жизни и деятельности их создателей. В Мексике до сих пор археологи находят золотые пластины с письменами древних народов, язык которых не могут расшифровать. До нас дошли памятники письменности Древней Греции и Древнего Рима, в том числе письмо о философской доктрине Эпикура, письма древнеримских государственных деятелей Цицерона и Плиния.

Так многие первоисточники утрачены навсегда. Тысячи сгоревших древних документов в Александрийской библиотеке в Египте - большая утрата для всего человечества. Многие войны, революции и пожары постоянно уничтожают бесценные памятники и документы прошлого.

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

Управленческий процесс сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам. Таким образом, документ или документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ).

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Документы выполняют ряд важных функций:

 информационную: являются носителем и источником информации;

 управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

 правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;

 коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;

 учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности.

 социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан; [3, с. 56].

 культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

 историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления [8, с. 40].

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

В любой организации независимо от ее функций, специфики деятельности создается большое количество документов. Основное назначение документа - зафиксировать и передать информацию. Ежедневно организациям приходиться принимать, отправлять, создавать огромное количество документов, а затем в определенных условиях их хранить и использовать полученную информацию, определять сроки хранения и передавать их в архив. Вся эта совокупность работ с документами, начиная с момента их создания или получения до передачи на хранение в архив или уничтожение, определяется понятием «делопроизводство».

Делопроизводство как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, акцентируя в своей сфере средства, навыки и приемы обработки документов. Предметом труда - является информация содержащаяся в документе. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда.

Делопроизводство должно быть организовано таким образом, чтобы обеспечивалась быстрая, бесперебойная и эффективная работа учреждения.

Наряду с понятием «делопроизводство» с 70-х гг. XX в. пользуется понятие «документационное обеспечение управления» (далее ДОУ) [14, с. 7].

На крупных предприятиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от характера выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категории: специалисты и технические исполнители.

Специалисты - референты, методисты, заведующие архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор.

Технические исполнители - секретарь, секретарь-стенографист, делопроизводитель, экспедитор, курьер.

Основные функции канцелярии на предприятии следующие:

  прием и регистрация (учет) документов;

 распределение документов и доставка их исполнителям;

 оформление и отправка исходящих документов;

 стенографирование и печатание документов;

 контроль за сроками исполнения документов;

 формирование дел и сдача их в архив;

 организация хранения и обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.

В Республике Беларусь обеспечение информационно-документационного обслуживания в организациях возлагается на службу ДОУ, которая осуществляет руководство, координацию, контроль и организацию работ по документационному обеспечению управления. Деятельность службы ДОУ регламентируется Положением о ней.

Делопроизводство можно охарактеризовать как систему работы с организационно-распорядительными документами.

Организационно-распорядительная документация (далее ОРД) - документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда. ОРД является одной из подсистем управленческой документации. С ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.

Важнейшими составляющими делопроизводства являются документирование и документооборот [6, с. 72].

Документирование - процесс подготовки и создания документов с использованием различных методов, способов и средств закрепления информации на материальном носителе.

Организация работы с документами - создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения (уничтожения или передачи на архивное хранение) или оправки [1, с. 48].

Делопроизводство является составной частью управления. Необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать делопроизводство так, чтобы это была не традиционная канцелярия, в которой бумаги «дозревают», а современный офис, в основу функционирования которого положены следующие принципы:

  оперативность (быстрая и четкая работа с документами);

 современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и всевозможные средства малой оргтехники, облегчающие работу с документами: нумераторы, степлеры);

 целесообразность всех операций с документами (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной конечной целью); [14, с. 9].

 умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументационным (составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными актами).

На предприятии должен соблюдаться единые требования по составлению документов и работе с ними. Этот порядок может быть закреплен инструкцией по делопроизводству или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей, практических занятий.

делопроизводство классификационный справочник документ