Перечни документов с указанием сроков хранения

В деятельности организаций образуются документы, которые имеют различные сроки хранения: постоянный, долговременный (свыше 10 лет) и временный (до 10 лет включительно). Срок хранения документа зависит от того, насколько важна информация, содержащаяся в нем.

Сроки хранения определяются по перечням документов со сроками хранения.

Различают два вида перечней: типовые и ведомственные.

Типовые перечни содержат документы, типичные для всех организаций.

Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций определенной отрасли.

Перечни используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.

Перечни используются также при составлении номенклатур дел и формирования документов в дела.

Типовые перечни и их применение

В настоящее время действует два типовых перечня:

 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Содержит типовые документы, образующиеся при документировании однотипных общих для всех управленческих функций, выполняемых организациями.

 Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

Сроки хранения документов, указанные в перечнях, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в архивные учреждения или нет.

Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения по перечням.

Государственные, муниципальные организации хранят документы не менее 10 лет, после чего организация сама принимает решение о необходимости их дальнейшего хранения или уничтожения. Дальнейший срок хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. Определенные категории документов (учредительные, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития) следует хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и их практическим значением [15].

В случае ликвидации организации документы по личному составу, имеющие срок хранения 75 лет, 45 лет, в упорядоченном состоянии передаются в государственные или муниципальные архивы, расположенные по месту нахождения организации.

При отборе документов на дальнейшее хранение или уничтожение по заголовку дела следует найти соответствующую статью перечня, провести полистный просмотр документов дела, с тем чтобы определить дальнейшую судьбу этих документов: хранить их или уничтожить. Уничтожать документы по заголовкам, указанным на обложках дел, не допускается, т.к. заголовок дела не всегда соответствует содержанию документов или же не полностью раскрывает его.

Отметка «ЭПК», проставленная в перечне к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное хранение.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года).

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2007 г., срок хранения которого 5 лет, должно быть уничтожено в 2013 г. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше. Так, нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2012 г., срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2012 г., оно может быть уничтожено только 1 января 2013 года.

Снижение сроков хранения, установленных перечнями, запрещается. В случае если срок хранения документов по перечню истек, а практическая надобность в них не отпала, организация сама решает, когда следует уничтожить документы.

При определении сроков хранения документов по перечню особое внимание следует обратить на графу «Примечание» перечня, так как указанные в ней сноски и примечания содержат пояснения о применении соответствующей статьи перечня, а значит, и об определении срока хранения тех или иных документов [9, с. 33].

Предположим, заголовок дела звучат так: «Протоколы, решения и документы (справки, доклады, выписки и др.) к ним правления акционерного общества «Синтез»». К данным документам в Перечне 2013 (ст. 5а) проставлен срок хранения «Постоянно», но в графе «Примечание» имеется сноска: «Присланные для сведения - до минования надобности». Это означает, что в акционерном обществе они должны храниться постоянно, а в его филиалах (присланные для сведения) - до минования надобности. Срок хранения «До минования надобности», как правило, означает не менее одного года. Поэтому филиалы акционерного общества вправе произвести уничтожение этих документов или по истечении одного года после завершения их в делопроизводстве, или после утраты их практического значения.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организации независимо от формы собственности.

Перечень состоит из следующих разделов и подразделов: организация системы управления: распорядительная деятельность; организационные основы управления; контроль; правовое обеспечение деятельности; документационное обеспечение управления и организация хранения документов; планирование; деятельности; прогнозирование. Текущее планирование; ценообразование; финансирование деятельности: финансирование, кредитование; учет и отчетность: бухгалтерский учет и отчетность; статистический учет и отчетность; экономические, научные, культурные связи: организация связей; Осуществление связей; информационное обслуживание: сбор (получение) информации, маркетинг; распространение информации (реклама); трудовые отношения: трудоустройство; организация труда; нормирование труда, тарификация, оплата труда; охрана труда; кадровое обеспечение: прием, перемещение (перевод), увольнение работников; установление квалификации работников; профессиональная подготовка и повышение квалификации работников; награждение; материально-техническое обеспечение деятельности: снабжение деятельности; организация хранения материально-имущественных ценностей; административно-хозяйственные вопросы; соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; эксплуатация зданий, помещений; транспортное обслуживание, внутренняя связь; охрана; социально-бытовые вопросы: социальное страхование; жилищно-бытовые вопросы; организация досуга; деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений): организация деятельности; деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

Документы в разделах и подразделах Перечня 2013 расположены по степени значимости вопросов, содержащихся в документах, и видов документов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная (валовая) нумерация.

Таким образом, сначала необходимо систематизировать весь массив документации организации, чтобы определить перечень создаваемых дел и установить для каждого из них определенный срок хранения.

Заключение

В наш активный век огромное количество документов образуется в результате деятельности организаций. Именно классификационные справочники созданы для грамотного распределения документации.

В данной курсовой работе рассмотрены основные понятия о документе, делопроизводстве и документационном обеспечении, делопроизводство в ходе петровских реформ, а также номенклатура дел, которая является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, регистрация документов является фиксацией факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах, главное назначение регистрации - придание документу, юридической силы, подтверждение факта его появления в организации.

Регистрации в обязательном порядке подлежат все документы, требующие исполнения, учета и использования в справочных целях, а также подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов.

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых судами.

В данной работе я кратко рассмотрела этапы разработки классификаторов. Классификаторы входят в национальную систему стандартизации и являются нормативными документами, распределяющими технико-экономическую информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и другими группировкам). Они охватывают многие области современной жизни, в том числе прогнозирование, статистический учет, банковскую деятельность, стандарты, единицы измерения и счета, валюты, страны мира и многое другое. Классификаторы используются в основных инструментах рыночной экономики: налогообложении, бухгалтерском учете, статистике, таможенном деле и других. Поэтому так велико их значение в нашей жизни.

Исходя из важного значения классификаторов для государственного регулирования экономики, при осуществлении государственной регистрации нормативных правовых актов органов исполнительной власти учитывает требования об обязательном применении в них классификаторов.

Значение общероссийских классификаторов документации, как средств информационного обеспечения есть в том, что они устанавливают единые требования к носителям информации, единый язык формализованного описания данных, закрепляют общие методические принципы организации технологического процесса обработки данных.

Классификаторы стандартизируют информационное обеспечение процессов управления хозяйством страны на основе применения средств вычислительной техники и новых информационных технологий. Это стало возможно благодаря созданию единого языка описания данных.

Существуют принципы и правила классификации, от соблюдения которых зависят систематичность, и ценность подразделения множества объектов на части. Такими частями единой системы обычно выступают классы, которые затем последовательно разделяются на группы, подгруппы, виды и разновидности.

Основные принципы классификации - это установление цели и выбор классификационных признаков. Очевидно, что число выбираемых признаков и порядок их использования определяется целью классификации.

Основная цель использования классификаторов состоит в однозначном обозначении объектов. С их помощью выполняются основные функции, связанные с обработкой информации: минимизация объема признанной информации при вводе ее в вычислительную систему по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым словам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов.

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.