Делопроизводство в ходе петровских реформ

На территории Беларуси термин «делопроизводство» появился в конце XVIII - начале XIX в. одновременно с введением русского языка в учреждениях государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами. В белорусском языке понятию делопроизводство соответствует термин «справаводства».

Первоначально термин появляется в устной речи (приблизительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникли документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово «дело» как «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу». Впервые в таком понимании слово «дело» зафиксировано в документах 1584 г. [14, с. 9].

В литературе выделяют три периода развития делопроизводства и секретарских служб: приказное делопроизводство, коллежское и исполнительное (министерское).

Приказное делопроизводство возникло в конце XV в., когда появились первые приказы - центральные органы государственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного на местах.

Приказное делопроизводство - во главе управления отдельными ведомствами и областями Московского государства стояли приказы, зависевшие от боярской думы. Приказы, заведуя отдельными статьями государственного управления и хозяйства, были устроены так, что функции отдельных приказов не были строго разграничены. Часто один и тот же разряд дел, например, суд, ведался во многих приказах; нередко один приказ заведовал каким-либо городом в одном отношении, а другие приказы ведали этот город в другом; один приказ вёл какой-либо один порядок дел по всей стране, а другой приказ вёл все дела в какой-либо одной местности.

В приказной период постепенно создаётся система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приёмы их составления, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

Коллежское делопроизводствопришло на смену приказному в 1717-1718 гг. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным. Применялись упорядоченные системы регистрации документов, были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появился термин «архив». Однако, развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность [10, с. 9].

Исполнительное делопроизводство сменило коллежское в 1802 г., когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, заменило коллегиальность единоначалием. Исполнительное делопроизводство отличалось четкой организацией и регламентацией, надлежащим учетом документов, что было шагом вперед по сравнению с делопроизводством в Великом княжестве Литовском. В то же время исполнительное делопроизводство характеризовалось необычным бюрократизмом, волокитой и злоупотреблениями чиновников. Решение многих дел при этой системе растягивалось на недели и даже месяцы. Отличительной чертой исполнительного делопроизводства явилась его полная регламентация законодательными актами. В первой половине XIX в. были установлены и закреплены в законах формы написания многих документов и порядок работы с ними. В делопроизводстве стали применять бланки документов, что ускорило процесс их изготовления.

Начало XIX века ознаменовалось мощным ростом производства и новой реформой в сфере управления: появились министерства, - зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее, некоторые из них назывались уже не президентами, министрами. На смену коллегиальности пришло единоначалие министерства. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для повышения оперативности системы управления. Министрами назначались императором и отчитывались только перед ним.

В 1802 г. Были созданы первые восемь министерств: военно - сухопутных сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции.

В начале XIX в. получили окончательное и единообразное устройство канцелярии. Документы могли поступать министру через канцелярию или в департаменты. Министр получал указы и повеления верховной власти, документы других министерств. Представления от подчиненных органов направлялись министрам лишь по делам особой важности или срочности. На имя министра подавались отзывы на его предписания и жалобы на действия департаментов. Министр ведал секретными делами. В департаменты поступали предписания министра. Департаменты вели переписку с другими подчиненными учреждениями, составляли отзывы на предписания министра, исполняли документы, переданные из канцелярии министра. О своей работе департаменты представляли министру отчеты.

С середины XIX в. сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса. Это должно было ускорить прохождение дел. По очередности исполнения все поступающие в министерство дела делились на:

·   чрезвычайные (дела по злоупотреблениям);

·   срочные;

·   текущие (ведомости, донесения, переписка) [7, с. 42].

Чрезвычайные и срочные дела принимались к производству незамедлительно.

После Февральской революции 1917 года вся система министерств была сохранена. 1 марта в министерства были назначены специальные комиссары из членов Государственной думы, а на следующий день - министры Временного правительства. Было ликвидировано лишь Министерство императорского двора и уделов. Действовавшее в его составе Главное управление уделов с 16 марта 1917 г. Стало самостоятельным. Реорганизации подверглись органы политического сыска и цензуры Министерства внутренних дел. В мае 1917 г. Временным правительством было образовано четыре новых ведомства: министерства труда, почт и телеграфов, продовольствия, государственного призрения, а в августе 1917 г. - Министерство исповеданий.

Таким образом, документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.