Альбом форм документов

Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации [4, с. 34].

Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом.

Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.

Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.

Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов заключается в:

 определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

 установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;

  унификации текста документа.

Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:

 формирование объекта унификации - исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);

  анализ документов и обобщение результатов анализа;

 разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование Альбома форм документов.

Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов, при этом для каждой типовой ситуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает надежность разрабатываемой унифицированной формы.

Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ 6.38-11 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация - повторяющаяся, общая для все документов унифицируемой совокупности, переменная - информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.

Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например текст в форме трафарета и таблицы.

Трафарет - форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией [5, с. 45].

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков.

Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблице - крайней левой части таблицы, наименования признаков, по которым характеризуются объекты описания, - в заголовках граф, информационные показатели (переменная часть табличного текста) - в центральной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф:

Графы таблицы могут содержать подзаголовки. Заголовок строк, заголовки и подзаголовки граф формулируются в виде слова или словосочетания с главным словом в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы допускается применять общепринятые сокращения и условные обозначения: кол-во-количество, ед. изм. - единица измерения, №, %.

Показатели таблицы - переменная информация, заполняются цифровой информацией, но при необходимости могут вноситься и словесные отметки,

При составлении таблиц не рекомендуется в отдельную графу выделять порядковый номер, при необходимости нумерации объектов описания номер по порядку проставляется непосредственно в первой графе, перед названием.

Анкета - форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной - их показатели. Текст в форме анкеты строится по принципу «вопрос - ответ». «Вопросы» анкеты должны состоять из коротких словосочетаний или слов в именительном падеже [13, с. 331].

Пример:

Фамилия __________________________

Имя ______________________________

Отчество _________________________

Место рождения___________________

Дата рождения_____________________

Пол______________________________

Образование ______________________

Альбом форм, как и Табель форм документов, утверждается руководителем организации [4, с. 36].

Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах: бумажном, который в качестве образца хранится в Службе делопроизводства организации (канцелярии), и электронной копии, которая хранится в подразделении, отвечающем за разработку и применение в деятельности организации Табеля и Альбома форм документов. Электронная версия Табеля и Альбома форм документов должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

Таким образом, альбом форм документов содержит формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления. Унифицированные формы документов группируются в Альбом форм, порядок их расположения должен соответствовать Табелю форм документов.