Классификационные справочники, разработка и применение

Номенклатура дел

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают обработку данных в информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности организации и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В настоящее время разработано и действует 37 классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют систему классификации.

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на отраслевые и классификаторы организации [1].

Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:

Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях;

Классификаторы информации об организационных структурах;

Классификаторы информации о населении и кадрах.

Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними.

Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства организации и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений;

документы по функциям управления. Эти документы составляют работники планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

по способу документирования рукописные; электронные; графические; кино-фотодокументы;

по сфере использования организационно-распорядительные; финансовые; [2, с. 113].

научно-технические; отчетно-статистические.

по содержанию простые; сложные.

Одним из главных вопросов организации работы с документами в организации является разработка номенклатуры дел.

Для того чтобы документы можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется список всех дел, используемых в делопроизводстве организации или предприятия, который называется номенклатурой дел [12, с. 341].

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утвержденный в установленном порядке.

Роль номенклатуры дел в делопроизводстве организации, в том числе кадровой службы, отборе документов на архивное хранение необычайно важна. Она выполняет функции указателя основных направлений деятельности учреждения, схемы группировки (распределения) исполненных документов по тематическим комплексам (делам), базы для индексации документов и дел, указателя сроков хранения дел, схемы построения справочной картотеки на исполненные документы в делопроизводстве и в архиве учреждения. Она является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, используется как учетный документ в архиве учреждения для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Номенклатура предназначена для:

   группировки исполненных документов в дела;

 систематизация и учета документов и дел;

 правильной индексации (нумерации) документов и дел;

 определения сроков их хранения.

Различают два типа номенклатуры дел - типовую и конкретную.

Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности, т.е. является источником информации для создания номенклатур дел организации.

Номенклатура дел организации охватывает весь объем документов, которые возникают в ее деятельности.

Номенклатура дел в организации оформляется как отдельный документ. Ежегодно с 1 января (с 1 сентября для учебных заведений) номенклатура уточняется, вносятся изменения, утверждается руководителем предприятия. Новая или уточненная номенклатура вводится в действие приказом директора предприятия. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения. Регистрируется как внутренний документ [12, с. 342].

Номенклатура дел составляется в каждой организации. Лишь с некоторых случаях может использоваться типовая номенклатура дел. Она включает полный состав документов, образующихся в деятельности организации, в первую очередь документы, подлежащие постоянному хранению. Документация кадровой службы включается в номенклатуру дел, как правило, отдельным разделом.

Ответственность за разработку номенклатуры возлагается на делопроизводственную службу учреждения (службу документационного обеспечения управления - ДОУ): управление делами, канцелярию, общий или административно-хозяйственный отдел при участии архива организации. В небольших организациях, не имеющих отдельной службы ДОУ, ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на работника, ответственного за архив (на секретаря).

В составлении номенклатура дел организации принимают участие представители всех структурных подразделений. Каждый работник структурного подразделения определяет для себя дело, c которым ему наиболее удобно работать. Начальник структурного подразделения обобщает эти сведения и представляет проект номенклатуры своего отдела в службу документационного обеспечения.

Составлению номенклатура дел предшествует организационная работа. Руководитель службы ДОУ совместно с ответственным за архив организации проводит совещание с участием представителей всех структурных подразделений. На совещании, которое проводится в IV квартале, подводятся итоги по формированию дел в текущем году, и принимается решение о порядке составления и сроках представления в службу ДОУ номенклатур дел на будущий год структурными подразделениями организации.

Номенклатура дел должна быть составлена структурными подразделениями организации заранее, чтобы канцелярия и архив смогли до 1 января согласовать их с государственным архивом и утвердить у руководителя учреждения.

Номенклатура дел организации разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы, а также вышестоящего органа. К ним относятся: законы Республики Беларуси, государственные стандарты, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры дел [12, с. 345].

Для составления номенклатуры дел используются уставы и положения об организации и ее структурных подразделениях, схема классификации служебных документов, ведомственный и типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения. Пересматриваются номенклатуры дел организации за предыдущие годы, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, список структурных подразделений и корреспондентов. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

Положение (устав), штатные расписания, структура организации, номенклатуры дел прошлого года облегчают составление номенклатуры и систематизацию дел. Карточки и журналы регистрации документов помогают определить состав и содержание полученных, отправленных и внутренних документов [11, с. 14].

Обычно номенклатура строится по структурному или структурно-функциональному принципу.

При структурном принципе названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений (канцелярия, отдел кадров). Этот принцип наиболее удобен при составлении номенклатуры дел.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурному принципу:

  канцелярия;

 экономический отдел;

 производственно-технологический отдел;

 отдел техники безопасности;

 финансовый отдел;

 бухгалтерия;

 отдел труда и заработной платы;

 отдел кадров;

 отдел логистики;

 токарный цех;

 сборочный цех;

 профсоюзный комитет.

Структурно-функциональный принцип не используется в том случае, когда не для всех функций, выполняемых в данной организации, созданы самостоятельные структурные подразделения.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу:

  руководство;

 планирование;

 организация производственной деятельности;

 отдел материально-технического снабжения;

 бухгалтерия;

 отдел кадров;

 профсоюзный комитет.

Структурно-функциональные принципы применяются, если в организации, применяющей такой принцип построения номенклатуры дел, отсутствует самостоятельная делопроизводственная служба. Ее функции отражены в разделе «Руководство».

В учреждениях, не имеющих устойчивой структуры или бесструктурных, возможно построение номенклатуры дел также по функциональному принципу.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу:

  руководство;

 планирование;

 организация производственной деятельности;

 материально-техническое снабжение;

 сбыт продукции;

 финансирование;

 учет и отчетность;

 кадры [12, с. 347].

Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

Так номенклатура - достаточно сложный документ, ее составление требует специальных знаний организации в области документального обеспечения управления.