Причины важности адаптационного периода.

Адаптационный период, как упоминалось выше, является очень важным. Перечислим причины, по которым он является таковым:

Сокращение времени, затрачиваемого на достижение оптимальной производительности труда - любая задержка в обеспечении новых сотрудников инструкциями, оборудованием, ресурсами и необходимым обучением, может замедлить достижение ими ожидаемого уровня производительности. Каждый день задержки фрустрирует сотрудника и может привести к потере тысяч долларов прибыли, если это связано с разработкой новых товаров или продажами. К тому же новый сотрудник будет разочарован неорганизованностью трудового процесса на данном предприятии.

Использование нового сотрудника в качестве источника информации для рекрутинга, поиска потенциальных кандидатов - спросив у новичка, кто еще успешно работал в его предыдущей фирме, менеджеры могут без особых усилий пополнить свой кадровый резерв. Иногда можно прямо попросить новичков помочь в привлечении их бывших коллег. К тому же, привлекая на предприятие работников, являющихся знакомыми новому сотруднику, можно облегчить процесс адаптации в организации и того, и другого.

Проведение конкурентной разведки - расспросив новичка о самых лучших приемах в работе предыдущей фирмы, его новый менеджер может получить много новых идей.

Создание имиджа фирмы ("лучшее место для работы") - в первую неделю новичок может десятки раз созвониться с друзьями. То, как к новому сотруднику относятся в течение этого критически важного периода, повлияет на рассказы о том, как ему работается. Если отзывы будут положительными, то его друзья, возможно, захотят устроиться в вашу фирму. Негативные комментарии также могут повлиять на общий имидж фирмы и даже на продажи в будущем.

Прояснение ожиданийменеджера - в первый день важно убедиться, что новый сотрудник знает, чего от него ожидает менеджер, каковы задачи отдела и какой вклад лично он может внести в развитие фирмы.

Понимание ожиданий сотрудника - не менее важно, чтобы менеджер выяснил, каковы ожидания нового сотрудника относительно условий и содержания работы, обучения и продвижения по службе.

Принятие сотрудником принципа "разделения ответственности" - важно разъяснить новому сотруднику, что он разделяет ответственность за то, чтобы стать продуктивным членом команды.

Поддержка принятия решения о работе - менеджеру нужно "завершить продажу", восхищаясь новым сотрудником и поддерживая его решение работать в фирме. Следует ответить на все вопросы новичка, рассеять его опасения и дать ему информацию для обсуждения с друзьями.

"Набор" возможных действий менеджера.

Каждый менеджер подходит к адаптации сотрудников по-своему, но есть несколько моментов, которые просто необходимо предусмотреть. Ниже приведен "набор" возможных действий менеджера, способствующих ускорению адаптации, росту производительности труда и, в конечном счете, повышению вероятности того, что новичок останется в фирме.

. Помощь сотруднику в понятии общей картины:

ознакомление нового сотрудника с целями работы подразделения, фирмы в целом и объяснение, каков должен быть его личный вклад в достижение общего результата;

персонал инвестиционный проект показатель

краткий рассказ новому сотруднику о корпоративной культуре, формулирование миссии фирмы и объяснение принятых корпоративных ценностей;

предоставление новому сотруднику копии схемы организационной структуры;

ознакомление с формами или документами, в которых изложены принципы "системы оценки результатов работы сотрудников" и принципы системы вознаграждения, чтобы новичок мог понять, как его будут оценивать и за что вознаграждать.

. "Новый сотрудник - часть команды":

непосредственный руководитель должен встретить нового сотрудника в самом начале первого рабочего дня и лично представить всем членам команды, должно быть предусмотрено время для беседы "с глазу на глаз" новичка с его непосредственным руководителем;

должен быть подготовлен план "появления на публике", чтобы познакомить нового сотрудника с лучшими менеджерами, работниками и клиентами;

необходимо создание на веб-сайте странички с фотографиями всех членов команды (или размещение фотографий на доске объявлений), чтобы новичку было легче запомнить имена людей, с которыми он встречается;

необходимо выяснить, с кем из ключевых сотрудников новичок хотел бы встретиться в течение первой недели (в соответствии с данными пожеланиями планируются встречи);

необходимо заранее запланировать ряд своих встреч один на один с новым сотрудником, чтобы выявить причины его возможных разочарований и проблемы еще до того, как они выйдут из-под контроля;

необходимо выдать новичку пять 25-долларовых сертификатов, которые он вручит сотрудникам, больше всех помогавшим ему на протяжении первого месяца работы.

. Разработка целей и планов для нового сотрудника:

к новичку должны быть прикреплены как минимум два временных наставника (предпочтительнее - из числа лучших сотрудников);

необходимо разработать индивидуальный план обучения для нового сотрудника, чтобы он получил необходимые навыки и был в курсе всех нововведений, и предоставить ему возможность изучить опыт работы лучших сотрудников;

в первый день работы нового сотрудника необходимо объяснить ему, что он разделяет с менеджером ответственность за то, чтобы стать продуктивным членом коллектива. С самого начала должно быть установлено двустороннее общение. Начать следует с разъяснения, что новичок должен помочь менеджеру понять, что его мотивирует и что его фрустрирует, расстраивает. Необходимо предложить новому сотруднику регулярно делиться с менеджером своими ожиданиями и планами относительно карьерного роста, обсуждать, как можно превратить "просто хорошую работу" в "работу его мечты".

. Конкурентная разведка:

предложить новому сотруднику назвать имена коллег по предыдущей работе, которых стоило бы пригласить в вашу фирму, и попросить у него помощи в их найме. Расспросить его о лучших способах, методах, приемах работы в других фирмах, в которых он работал раньше. Попросить совета, что из этого опыта стоило бы применить у вас.

в конце первой недели попросите сотрудника ответить на вопросы анкеты для определения уровня его удовлетворенности работой.

. Вопросы сотрудников и ответы на них:

Традиционные программы адаптации предполагают, что большинство вопросов относительно своей будущей работы кандидат должен задать, находясь в отделе кадров. При помощи фокус-групп и опросников можно выявить эти вопросы и подготовить ответы на них еще до того, как кандидат наберется смелости спросить.

необходимо назначение "принимающего координатора", которому новые сотрудники смогут позвонить еще до начала работы на новом месте, и предоставление новичкам доступ к корпоративной локальной сети или центру обработки звонков (call center), чтобы они могли подробнее узнать о фирме и ее преимуществах еще до начала работы. На большинство вопросов относительно компенсационного пакета, процедур оформления на работу, организации обучения также можно ответить заранее. Эту информацию необходимо разместить на специальном сайте. Доступ к такому сайту новый сотрудник сможет получить с помощью пароля, который сообщит ему "принимающий координатор";

необходимо собрать связанные как непосредственно с работой, так и с фирмой в целом типичные вопросы, которые могут интересовать новичков или быть непонятными для них. Для этого следует побеседовать с нанятыми ранее и выполняющими похожую работу сотрудниками;

необходимо создать на корпоративном веб-сайте страничку с перечнем часто задаваемых вопросов и ответами на них, чтобы новые сотрудники не испытывали смущения от того, что им придется задавать слишком много "бессмысленных" или наивных, глупых вопросов. Предусматривается возможность анонимно задавать вопросы и получать ответы;

выдача новичкам "талонов", дающих право задать "наивные" вопросы. Эти талоны могут помочь уменьшить страх показаться некомпетентным, боязнь задать глупый вопрос.

. "Организуйте праздник, чтобы показать новичку, что ему рады"

Менеджерам следует обдумать использование одного или нескольких "поводов для праздника", чтобы повысить энтузиазм нового сотрудника:

выдать новому сотруднику футболку или сувенир с логотипом компании, чтобы помочь ему идентифицировать себя с фирмой;

перед выходом на работу прислать новому сотруднику домой по почте его визитные карточки, чтобы подчеркнуть его важность и показать, что он принял правильное решение, выбрав вашу фирму;

организовать небольшую вечеринку, чтобы отпраздновать вхождение нового сотрудника в команду, или общекомандную встречу в первый день его работы для знакомства с коллективом;

подарить новичку футболку или подставку для чашки с подписями всех сотрудников;

разместить на веб-сайте предприятия приветственное сообщение;

вручить новому сотруднику "Лист знакомств" - список сотрудников подразделения (можно с фотографиями) - и предложите в течение нескольких дней познакомиться со всеми членами коллектива и собрать их подписи на "Листе знакомств";

организовать телефонный звонок (или письмо) от директора / главного управляющего с приветствием новому сотруднику. (Личное обращение высшего руководства очень мотивирует);

разместить в корпоративной газете, на веб-сайте или в холле офиса приветствие новичку и рассказать всем о новом члене команды (кем он будет работать, в каком отделе или проекте, какое у него хобби).

. Чего следует избегать:

ни в коем случае нельзя "бросать" новичка одного. Не нужно считать, что познакомиться со всеми сотрудниками и вписаться в коллектив - это его личная обязанность;

необходимо дать время на адаптацию. Не следует ожидать от сотрудника слишком многого и немедленно;

не стоит быть излишне критичными к новому сотруднику;

не стоит ограничивать нового сотрудника только чтением инструкций и руководств - следует включить живое, заинтересованное общение с коллегами;

не стоит заставлять сотрудника все утро, пока не надоест, заполнять сложные формы для оформления льгот и компенсаций. Лучше позволить ему сделать это позже.

. Что можно сделать еще:

внести изменения в систему оценки результатов работы сотрудников и систему вознаграждений с учетом времени, необходимого для обучения новичков и помощи в их адаптации;

регулярно - в конце первого, третьего и шестого месяцев - проводить опросы новых сотрудников для выяснения удовлетворенности работой. Выявлять проблемы и причины разочарования;

предложить новичкам изложить идеи или решения относительно того, как улучшить процесс адаптации и работу вашего подразделения (новички часто замечают то, к чему привыкли сотрудники со стажем). Обобщить полученные предложения и учесть их в дальнейшей работе;

спросите нового сотрудника, почему он принял предложение о работе в вашей фирме, отказавшись от других вариантов. Направить эту информацию специалистам по рекрутингу (в рекрутинговое агентство или специальное подразделение фирмы), чтобы улучшить процесс поиска новых работников, и менеджерам по персоналу, чтобы усовершенствовать процесс найма;

если новый сотрудник переезжает из другого города или района, порекомендовать ему список лучших школ, детских садов, магазинов и т.п., расположенных поблизости, чтобы помочь ему освоиться на новом месте. Подумать, как привлечь супругов и детей ваших нынешних сотрудников, чтобы помочь семье новичка узнать о жизни в вашем сообществе;

создать для новых сотрудников чат-комнату, рассылку или веб-сайт, чтобы предоставить им возможность общаться и помогать друг другу;

сделать словарь акронимов, устойчивых выражений, используемых сотрудниками вашей фирмы. Разместить на веб-сайте ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ), чтобы новичкам не приходилось задавать неудобные вопросы о значении специальных терминов и выражений. Эти знания помогут снизить количество ошибок в работе.

. Использование возможностей современных технологий.

Особенно сложно новичкам адаптироваться к новой команде в больших фирмах. Локальные корпоративные сети, рассылки и электронная почта могут помочь им освоиться на новом рабочем месте:

необходимо организовать проведение опросов с помощью внутренней компьютерной сети, позволяющих в два раза сократить время на заполнение форм и обработку результатов;

необходимы консультации опытных сотрудников ("виртуальных наставников") - по электронной почте они помогают новичкам быстрее выйти на высокий уровень производительности труда и избежать ошибок при работе с клиентами;

электронная рассылка объединяет сотрудников, особенно новичков;

обучение в игровой форме (найди информацию - выиграй приз) помогает стимулировать сотрудников к поиску нужной информации в локальной сети.