Основные правила организации документооборота в учреждении
Документооборот - сложный технологический процесс, который характеризуется различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Основными характеристиками документооборота является маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа. При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил: 1. максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью); 2. исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.); 3. максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, т.е. каждое перемещение документа должно быть оправданным. 4. прямоточность направления документопотоков, исключение дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов; 5. ритмичность движения документов, которая обеспечивает равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке аппарата управления. Документооборот, как технологический процесс, делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют: 1. горизонтальные потоки, подразделения одного уровня управления; 2. вертикальные потоки (восходящие и нисходящие), связывающие подразделения различных уровней: · восходящие потоки - это входные документы, получаемые подразделением от подчиненных подразделений; · нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящим подразделением, подчиненным подразделениям. По отношению к управленческому объекту выделяют: входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Входящий документопоток - это документы, поступившие в организацию извне. Исходящий документопоток - это документы, создаваемые в данной организации и отправляемые за ее пределы (адресатам). Внутренний документопоток - это документы, созданные данной организацией и предназначенные для ее собственных потребностей. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от: 1. состава и содержания документов; 2. степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений; 3. распределения обязанностей между должностными лицами; 4. принятой в организации технологии работы с документами.
Входящие документы
Входящие документы образуют три направления движения: · руководству организации; · руководству структурных подразделений; · непосредственно специалистам. Входящие документы в каждой организации оформляют централизованно. При этом выполняются следующие операции: 1. фиксируется факт поступления документа; 2. проверяется правильность и целостность вложений; 3. осуществляется штемпелевание и сортировка. Все регистрируемые документы должны быть переданы на исполнение. Компетентный работник СДО устанавливает, подлежат ли поступившие документы передаче руководству или же непосредственному исполнителю. В системе регистрации делается пометка, кому направлен документ для исполнения или рассмотрения. Стандартная процедура обработки и исполнения входящих документов включает следующие действия и операции: 1. Предварительное рассмотрение руководством, поступивших документов 2. Согласование с заинтересованными должностными лицами порядка исполнения документа 3. Принятие решения и оформление "Резолюции" по исполнению документа 4. Уведомление исполнителей и передача им документов, подлежащих исполнению 5. Исполнение документов и оформление реквизита "Отметка об исполнении" 6. Направление исполненного документа в дело (архив). Входящие документы регистрируются либо до, либо после их рассмотрения руководством. Документы передаются руководству или исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией. Руководитель оформляет свое решение по исполнению документа реквизитом "Резолюция". В "Резолюции" даются исчерпывающе, сжатые указания о порядке и характере действий исполнителей. Движение документа в процессе исполнения осуществляется параллельным или последовательным маршрутом. Параллельный маршрут предусматривает рассылку копий документа нескольким исполнителям.
Исходящие документы
Исходящие документы, как правило, пронизывают всю управленческую структуру. Как инициативные проекты документов, так и информационные готовят специалисты в структурных подразделениях, которые являются исполнителями. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания, а так же от принятой технологии регистрации и отправки. Стандартная процедура подготовки и отправки исходящего документа включает следующие действия и операции: 1. Подготовка проекта исходящего документа в черновике 2. Изготовление и оформление проекта документа 3. Согласование и визирование у заинтересованных лиц 4. Подписание документа руководителем 5. Регистрация документа 6. Отправка адресату В обязанности Исполнителя входит сопровождение исходящего документа по всей процедуре, до момента отправки. Он обязан проверить: · правильность составления и оформления документа · наличие виз и приложений. Подготовленный и подписанный документ представляется на регистрацию со всеми сопутствующими материалами, в соответствии с которыми он готовился. Канцелярия (экспедиция) производит следующие операции: сортировку, адресование, конвертирование, маркировку, отправку в почтовое отделение.
Внутренние документы
К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, положения, инструкции, акты, протоколы, справки, докладные записки, заявления сотрудников и другие. Маршруты движения внутренних документов являются наиболее нерегламентированными.
Движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов. Регламентация маршрутов движения внутренних документов находится в компетенции службы документационного обеспечения управления. Стандартная процедура подготовки и исполнения внутренних документов включает следующие действия и операции: 1. Подготовка проекта документа 2. Изготовление и оформление 3. Согласование и визирование у заинтересованных лиц Подписание 5. Рассмотрение адресатом и оформление реквизита "Резолюция" 6. Исполнение и оформление реквизита "Отметка об исполнении" 7. Направление исполненного документа в дело (архив)
Проект распорядительного документа, после его согласования, подписывается руководством организации и передается для регистрации в службу документационного обеспечения (СДО). Протоколы, после оформления и подписания, размножаются и копии рассылаются в подразделения для исполнения. Докладные записки, справки для руководства, объяснительные записки после регистрации передаются по назначению для исполнения или для принятия к сведению. Передвижение документов внутри организации осуществляется с помощью электроннойпочты или курьерской связи. . шруты движения вопоток является наиболее нерегламентированным
Популярное: Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение... Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (1973)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |