Значение и виды контроля
Контроль исполнения задания - одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполненияпоручений и распоряжений руководства. Контроль бывает: 1. по существу решения вопроса; 2. по сроку исполнения. 1. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно и полно решен вопрос. Контроль по существу осуществляет руководитель или специально уполномоченное лицо (контролер). Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут: · руководители структурных подразделений (ответственные исполнители); · сотрудники, которым поручено исполнение документа (исполнители). Назначение исполнителей: · указываются в резолюции руководителя на документе; · определяются в соответствии с распределением обязанностей в организации. Если в резолюции руководителя указываются несколько исполнителей, то первый является ответственным за исполнение документа и организующим его исполнение, а остальные - соисполнителями. 2. Контроль за сроками исполнения документа является формальным и осуществляется службой делопроизводства или секретарем-референтом. Технология ведения контроля за сроками исполнения документов состоит из следующих процедур: 1. фиксация всех, поставленных на контроль документов (при регистрации); 2. проверка своевременного доведения документа до исполнителя; 3. корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение; 4. напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений; 5. информирование руководителей о состоянии и ходе исполнения документов и поручений; 6. внесение данных об исполнении документов в систему и снятие с контроля; 7. анализ уровня исполнительской дисциплины по: · организации в целом; · по подразделениям; · по исполнителям; · по видам документов. Сроковый контроль может быть трех видов: текущим, предупредительным и итоговым. Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает. Предупредительный контроль производят по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом.
Формы контроля. Сроковая картотека
Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения, например: · ручная сроковая картотека; · автоматизированная система контроля. Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются: · регистрационные контрольные карточки (РКК) · картонный ящик и 32 подвижных разделителя. 31 разделитель - это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что и на какой день должно быть исполнено. Когда документ исполнен, на обратной стороне РКК: · делается отметка об исполнении, · указывается, как решен вопрос, · за каким номером и когда отправлен документ. После снятия исполненного документа с контроля, РКК переставляется в справочную картотеку. Теперь РКК содержит более полные сведения о документе и его исполнении.
Формы контроля. Автоматизированные системы контроля
Наиболее эффективным является автоматизированный контроль с использованием современных компьютерных технологий документооборота. Преимущества автоматизированных технологий контроля исполнения документов:
1. Постановка документа на контроль, происходит автоматически при вводе его в автоматизированную систему и регистрации. 2. Регистрационная форма документа имеет в своем составе контрольную карточку, которая заполняется, в случае если, на основе документа создаются поручения со сроками исполнения. 3. Система автоматически ведет контроль по всем трем видам: текущий, предварительный и итоговый. 4. Система автоматически отслеживает, сроки исполнения документов и посылает по электронной почте уведомления и напоминания исполнителям. 5. Снятие с контроля исполненного документа производится на основании отчета, который направляется исполнителем контролеру. 6. Автоматизированная справочная система позволяет получить справку о состоянии исполнения документов на любой момент. Автоматизированные системы контроля исполнения документов, обычно входят в состав компьютерных технологий документооборота.
Тема 6: Особенности отечественного делопроизводства и Его отличие от западного делопроизводства
Основные положения
Деятельность любой организации регулируется: · действующим законодательством; · приказами и распоряжениями руководства; · условиями заключаемых договоров; · правилами ведения операций. Все эти регуляторы оформляются в виде документов - фиксированных на бумаге текстов. Вся деятельность аппарата управления организации заключается в последовательном исполнении документов. Успех исполнения документа зависит от ясности информации, включая ее содержание, оформление и размещение. Документирование -это процесссоздания и оформлениядокумента. Госстандарт определяет документирование как "запись информации на различных носителях по установленным правилам". Правила документирования - это требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов. Оформление документа -это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Документ должен быть исполнен своевременно, т.е. должна быть достигнута такая организация работ, при которой: 1. существуют стимулы к исполнению документа в срок. 2. документ незамедлительнопередается между исполнителями; В России, на протяжении веков и по сей день, одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Зачастую такой контроль формален. Цель контроля - отследить момент нарушения сроков исполнения документа. Работа по контролю сводится к следующим действиям: · напоминание исполнителю о сроках исполнения документа; · доклад руководству о нарушении сроков исполнения. Система регистрации документов позволяет фиксировать последовательность передач документа от одного исполнителя другому, в течение всего жизненного цикла документа - от регистрации до сдачи в архив. Таким образом, документооборот - это система правил организации исполнения документов в организации Документооборот и документирование являются функциями делопроизводства. Система делопроизводства предполагает наличие определенных норм, закрепленных государственными стандартами (ГСДОУ и ГОСТ Р 6.38-2003). Подходы к организации делопроизводства в России и на Западе имеют существенные различия.
Популярное: Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... Почему человек чувствует себя несчастным?: Для начала определим, что такое несчастье. Несчастьем мы будем считать психологическое состояние... Почему стероиды повышают давление?: Основных причин три... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (1680)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |