Составление номенклатуры дел

 

Номенклатура дел составляется и утверждается в установленном порядке на календарный год.

Составлению номенклатуры дел предшествует:

1. изучение состава, содержания и количества документов за предшествующий период;

2. составляются заголовки (наименования) дел;

3. определяются сроки хранения отдельных видов документов;

4. разрабатывается классификационная схема номенклатуры, т.е. порядок расположения дел;

5. определяется система индексации, и устанавливаются индексы дел;

6. номенклатура дел оформляется и удостоверяется.

 

ОАО «ПОЛЮС»

	Утверждаю Директор ОАО «ПОЛЮС» ___________ В.А.Павлов ___________ 2002

Номенклатура дел

на 2006 год

 

г.Ростов-на-Дону

 

Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела	Примечание
01-02 01-03	Устав организации Штатное расписание		Постоянно, ст. 37 Постоянно, ст. 52

 

Формирование дел

 

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В настоящее время разработаны единые требования к формированию и оформлению дел (Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ).

Формирование начинается с начала календарного года.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

· распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам);

· расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

· оформление обложек дел.

Различные категории документов имеют свою специфику систематизации:

· распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения) формируют в дела по видам документов и по хронологии (вместе с приложениями);

· протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам;

· переписку (служебные письма) группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом;

· плановые и отчетные документы хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию;

Основные правила формирования дел:

1. в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

2. каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и других нормативных актов;

3. в дело включаются документы в одном экземпляре;

4. документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

5. документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными делами.

 

 

	ОАО «ПОЛЮС»   Отдел кадров     Дело № 02-05   «Штатное расписание организации»   Срок хранения: Постоянно   Начало: 1 января 2006 Конец:

 

 

 

Тема 8: Оформление управленческих документов

 

Общие требования

 

Под оформлением документов понимается соблюдение установленных требований в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений.

Основные правила составления, и оформления управленческих документов, закреплены в государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации.

В уставе, регламентах, правилах, инструкциях закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

1. права и обязанности лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

2. состав управленческих документов, применяемых в аппарате;

3. компетенция руководителя, его заместителей и руководителей отделов, их право на издание различных видов распорядительных документов;

4. порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

5. обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам предъявляются следующие основные требования:

1. обеспечение юридической силы документа;

2. создание условий для оперативного исполнения документов;

3. возможность оперативного поиска документов;

4. возможность использовать для создания, копирования, обработки документов средства вычислительной техники.

В соответствии с ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы» в нашей стране обязательными являются стандартные форматы управленческих документов. Эти форматы приняты и международной организацией по стандартизации (ISO).

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210-297) и А5 (148‑210)

Любой документ должен иметь поля, которые должны быть не менее, мм:

левое - 20 + 10 (переплет); верхнее - 15;

правое - 10; нижнее - 20;

Официальные документы, как правило, создаются на бланках (ГОСТ Р 6.30-2003).

Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Бланки бывают:

Общие бланки, которые содержат реквизиты: Герб РФ, эмблему организации, код организации, наименование организации (автора документа), место составления или издания документа.

Бланк письма, который содержит реквизиты: Герб РФ, эмблему организации, код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации.