Основные термины делопроизводства
Тема №1: Основные понятия делопроизводства Введение Делопроизводство (Документационное обеспечение управления - Office Work) - это специфическое направление деятельности, которое заключается: 1. в составлении и оформлении документов (документирование) 2. в организации работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка к сдаче в архив, уничтожение). Своевременность и правильность принятия управленческого решения зависит от того, насколько правильно составлен и оформлен документ, и организована работа с ним. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия.
Управление организацией требует создания многих видов документов, например: 1. коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах и решениях; 2. распорядительная деятельность руководителя фиксируется в приказах и распоряжениях; 3. работа ревизионных комиссий фиксируется в актах, справках и протоколах; 4. текущая служебная деятельность должностных лиц и работников фиксируется в докладных, служебных и объяснительныхзаписках; 5. производственно-хозяйственная деятельность подразделений - в договорах, актах, справках, коммерческой переписке; 6. управление персоналом и трудовые отношения - в приказах по личному составу, заявлениях, докладных и объяснительных записках. 7. учет и отчетность фиксируется в бухгалтерских документах (журналы-ордера, оборотные ведомости, бухгалтерский баланс и др.) Основные положения Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной, созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве Функции всех видов, применяемых на практике документов, являются общими для всех организаций и учреждений РФ, Функция фиксирования информации обеспечивает ее сохранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Регистрация явлений, делает документ основанием для учета, доказательства или исторического источника. Документы обслуживают различные функции управленческой деятельности организации, такие как: 1. организационно-распорядительную 2. планирование 3. прогнозирование 4. учет и отчетность 5. финансирование 6. правовую и юридическую стороны деятельности 7. снабжение и реализацию 8. техническую При этом они выступают как самостоятельные системы документации. Система документации - это совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Например: 1. Организационно-распорядительная 2. Техническая 3. Кадровая 4. Юридическая 5. Бухгалтерская 6. Технологическая и другие
В управленческой и юридической деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда работника. Предметом делопроизводства является система информации: · одокументировании деятельности современной организации; · о работе с документами в соответствии с требованиями действующего законодательства и нормативных актов. При оформлении документации должны учитываться требования: · к подготовке документов; · к их систематизации и хранению. Выполнение этих требований, со стороны государства, контролируется: 1. Государственной налоговой службой, при проведении инспекторских проверок; 2. Федеральной архивной службой, при обработке архива организации; 3. Аудиторскими организациями, при проведении независимых ревизий и проверок; 4. Арбитражными судами, по хозяйственным спорам; 5. Судами, при рассмотрении исков по трудовым спорам. Выполнение Единых правил оформления документов обеспечивают: 1. Юридическую силу документа; 2. Оперативное и качественное составление и исполнение документа; 3. Организацию быстрого поиска документа; 4. Эффективное использование средств вычислительной техники и связи. Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в организации. Работники организации, связанные с оформлением и хранением документов несут материальную ответственность за их сохранность. Основные термины делопроизводства 1. Юридическая сила документа -это свойство официального документа, сообщаемое ему: · действующим законодательством; · компетенцией должностных лиц или издавшего его органа; · установленным порядком оформления. 2. Официальный документ -это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. 3. Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. 4. Документирование -это процесссоздания и оформлениядокумента. Госстандарт определяет документирование как "запись информации на различных носителях по установленным правилам". 5. Правила документирования - это требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов. 6. Оформление документа -это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. 7. Реквизит - это отдельный элемент документа, имеющий определенный состав, месторасположение и форматирование. 8. Вид документа - это принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. 9. Автор документа - это физическое или юридическое лицо, создавшее документ. 10. Должностное лицо - это работник учреждения или организации, наделенный правом принимать управленческие решения. 11. Администрация - это органы или должностные лица, осуществляющие исполнительно-распорядительную деятельность. 12. Аппарат управления - это совокупность работников учреждения, выполняющих управленческие функции. 13. Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранение. 14. Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. 15. Текстовый документ - это документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную каким-либо способом письма или звукозаписи. 16. Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов установленных, в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. 17. Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. 18. Информационная культура - это совокупность методов, приемов и навыков по сбору, хранению, обработке и созданию информации. 19. Уровень информационной культуры - это степень упорядоченности, системности, эффективности, а также относительный объем использования новых информационных технологий.
Популярное: Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... Организация как механизм и форма жизни коллектива: Организация не сможет достичь поставленных целей без соответствующей внутренней... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (1832)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |