МАТРИЦА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ по С. Кови

Рис.1

Таким образом, С. Кови выделяет в управлении временем следующие недостатки:

• неспособность верно расставлять приоритеты;
• неспособность или нежелание организовывать себя на основе этих приоритетов;
• недостаточная дисциплинированность, чтобы действовать на основе приоритетов.

Д.Вигер на сайте www.improvement.ru рекомендует некоторые эффективные приемы для экономии времени и эффективной деятельности:

1. Прием целеполагания (четкие формулировки целей). Дифференциация на краткосрочные и долгосрочные, большие и малые цели.

2. Учет планов и индивидуальных биоритмов человека.

3. Эффективное использование времени ожидания (в общественном транспорте, в очереди, в пробках).

4. Многие документы, схемы, материалы можно фотографировать, а не переписывать. Неплохо бы завести «Тетрадь для всего», поскольку заметки на бумажках часто теряются.

5. Создавать сеть контактов (NETWORKING).

Таким образом, максимально конкретная постановка целей и задач, краткосрочное ежедневное планирование, учет использованного времени и оценка эффективности помогут успешно претворять в жизнь практически любые планы.

Наиболее популярной в мире является методика «Getting Things Done», которую предложил американец Дэвид Аллен. Ее основная идея – перестать хранить дела «в голове», а вести их учет, составляя так называемые «ToDo-списки». Как только индивид получает задачу на исполнение, он должен ее тут же поместить «в корзину» – временное хранилище информации. Корзиной может быть как реальный лоток для бумаг, так и просто блокнот для записи поступающих дел. Основная идея «корзин» – не упустить полезную информацию и получаемые задачи. Согласно данной методике, «корзины» необходимо регулярно «разгребать». Во время этого процесса каждый элемент корзины рассматривается и может переноситься в «ToDo-списки», в календарь, перепоручаться или просто удаляться. Автор также предлагает организовывать задачи в проекты по принципу системной иерархии. Каждую задачу можно детализировать, разбивая ее на более мелкие шаги. Также Getting Things Done вводит понятие контекстного планирования, существующего в привязке людям, местам и событиям. Например, некоторые задачи могут быть выполнены только на работе или, наоборот, только дома. Группируя дела по контексту «Телефон» можно сразу составить список телефонных звонков. Методика Getting Things Done очень строго относится к планированию, но очень подробно расписывает систему тайм-менеджмента, включая туда и основы управления персональной информацией.

На Западе большую популярность набирает методика Марка Форстера «Автофокус». Она представляет собой скорее не систему организации задач, а способ их выполнения. Суть первой версии «Автофокуса» заключается в составлении списка всех дел на нескольких страницах, которые просматриваются друг за другом. Как только на странице обнаруживается задача, которая выделяется по ощущениям как дело, которое хочется сделать, то она выполняется. Если задача при этом не завершается до конца, то она вычеркивается и дописывается в конец списка. Работа на странице продолжается до тех пор, пока задачи не перестанут выделяться. Оставшиеся задачи вычеркиваются из списка. Таким образом, прорабатываются все страницы. Данная технология позволяет выполнять те дела, которые действительно хочется сделать, да и какая-либо задача кажется более легкой, если необходимо совершить выбор между ней и оставшимися задачами. Система позволяет найти баланс между рациональностью и интуицией и хорошо подходит тем людям, которые не любят заранее расписывать крупные планы. Как отмечает автор, многие так увлекаются выполнением задач из списка, что им сложно бывает остановиться. Сторонники данной методологии стараются ее постоянно улучшать, и на данный момент у нее уже есть четыре версии. При этом в разных версиях суть системы остается такой же, немного меняется только алгоритм отбора задач. «Автофокус» не связывается с жизненными целями, но предлагает очень подробный и четкий алгоритм оперативного тайм-менеджмента.

Таким образом, мы видим, что существует множество разнообразных методик организации времени. Они не являются взаимоисключающими и при желании можно использовать комбинации различных методов, выбирая наиболее удобную и подходящую для индивида систему тайм-менеджмента,

С развитием информационных технологий появляется все больше способов вести гибкие, быстрые и удобные системы личного тайм-менеджмента. При этом развитие интернет-сервисов, а также популярность сверхтонких клиентов (программ, работающих через браузер) приводит к тому, что количество он-лайн средств уже обгоняет количество отдельно устанавливаемых на компьютер программ. Таким образом, при формировании собственного комплекта инструментальных средств можно использовать реальные предметы (блокноты, лотки для бумаг), интернет-сервисы и работающие независимо от наличия сети программы. Бумажные средства, прежде всего, удобны своей простотой, понятностью и осязаемостью. Например, каждый прожитый день может выражаться отдельным листиком в ежедневнике, и форма записи может быть практически любой – все зависит от того, что способна нарисовать рука. Также большими достоинствами реальных инструментов являются независимость от энергообеспечения, минимальное время на обучение и нетребовательность к техническим навыкам. С другой стороны, программы и интернет-сервисы при должном умении и правильном подборе электронных инструментов под свои нужды открывают огромные возможности. Например, перенос встреч, дел или других событий происходит за считанные секунды и не требует стираний и зачеркиваний строк в ежедневнике. Программы для ведения списка дел дают возможность создать иерархию задач, а потом проводить необходимые выборки из созданной базы. Например, можно расписать пошагово все свои текущие проекты, ставя их в зависимость от жизненных целей, а потом из этого списка вывести только дела на сегодня или задачи, требующие звонка по телефону. В интернете уже достаточно много сайтов, которые дают возможность управлять одним из самых важных элементов тайм-менеджмента – списком дел. Есть как и сервисы с большой функциональностью, полностью отвечающей методике GTD, так и совсем простые, но, зато, очень удобные в использовании. Также набирают оборот проекты, реализующие отдельные инструменты самомотивации или организации времени. При этом они предлагают некоторые дополнительные вкусности, которые не могут дать оффлайн-программы или бумажные средства. Например, сайт worktrek.com позволяет не только вести календарик-пинарик (средство для повышения ощущаемости каждого прожитого дня), но и смотреть усредненную статистику по всем пользователям. Проект для ввода регулярных дел в привычку advirtus.com помимо предоставления своей основной функции вносит и интересный социальный инструмент – возможность участвовать в общем рейтинге и брать себе задания, созданные другими пользователями. Достоинством отдельно устанавливаемых программ является отсутствие необходимости в доступе к Интернету. Также они позволяют лучшие графические возможности, а, зачастую, и более быстрый и удобный интерфейс. Например, программа для ведения списка дел MyLife Organized предоставляет огромные функциональные возможности, которыми не может похвастаться ни один онлайн-сервис, но, при желании, ненужные элементы можно просто спрятать. Большим недостатком современных технических средств тайм-менеджмента можно назвать слабую мобильность. Но многие программы и сервисы уже имеют упрощенные версии для мобильных телефонов, а также при необходимости дают возможность быстро и просто распечатывать материалы. В целом, глядя на развитие электронных инструментов, можно сказать, что они уже позволяют разным социотипам сделать выбор наиболее удобных для себя средств и если не полностью, то хотя бы частично уйти от традиционного бумажного планирования, выиграв при этом в скорости, возможностях и удобстве.

2.6. Механизм целеполагания как индивидуальный
стратегический выбор.

Целеполагание - процесс моделирования результата еще не осуществленной деятельности, представленной чаще всего образом, мысленной моделью будущего продукта, качественными или количественными характеристиками, или системой знаков и понятий.Целеполагание выполняет побудительную, познавательную, управляющую функции. Сам акт целеполагания включает в себя :

- диагностику, прогноз и проектирование, которые в совокупности обеспечивают понимание и определение цели деятельности; анализ объективных возможностей в реализации намечаемой цели;

- выбор форм, методов и средств с учетом общих, особенных и индивидуальных свойств субъекта;

- составление программы предстоящей деятельности.

При этом целеполагание происходит в условиях псевдосвободы выбора цели(Коган, 1999). Согласно этому принципу, в процессе целеполагания субъект обладает выбором текущих и стратегических целей, который ограничен как внешними, так и внутренними причинами. Причем эта ограниченность не всегда им осознается.

Важным моментом целеполагания в условиях псевдосвободы выбора является понимание этого процесса как несводимого к исключительно рациональной деятельности, опирающейся на достоверное знание. Только взаимосвязь рационального и эмоциального позволяет осуществлять деятельность в условиях неполной определенности. Причем чем больше неопределенность, тем большее значение имеет эмоциональная составляющая.

Целеполагание до настоящего времени относится к классу слабоструктурированных задач, решение которых в большинстве случаев обеспечивается неформальными методами, а эффективность зависит от квалификации исследователя, его интуиции, объема имеющейся в его распоряжении информации по рассматриваемой проблеме и возможности ее обработки в полном объеме.

Способность строить модели субъективного будущего в образах является определяющим свойством воображения. Именно воображение и расчет являются тем инструментарием, с помощью которого субъект строит прогноз развития ситуации, анализ которой, собственно, и позволяет ему сделать выбор. Другими словами, процесс мыследеятельности человека и, в частности, целеполагание принципиально не алгоритмизируется, благодаря чему человек способен действовать в неполностью определенных условиях.