Различные технологии тайм – менеджмента

Из всего вышеизложенного следует, что человеческой деятельности присуща парадигма как творческого, так и рационального подходов. Для эффективного достижения целей с рациональной точки зрения целесообразно использовать технологии эффективного целеполагания и планирования времени.

В настоящее время в литературе по менеджменту и психологии делового общения существует множество методов и методологий управления временем. Все они разнятся в зависимости от социокультурной картины мира и типа личности и множества других факторов, а также от вида и характера занятости личности, ее мотивации и личной целеустремленности.

Существует дифференциация на личный тайм-менеджмент, командный тайм-менеджмент и корпоративный тайм менеджмент. Согласно концепции Г. Архангельского, можно выделить несколько уровней управления временем:

• попытка отрывочного упорядочения (записки, памятки);
• попытка перспективного планирования (календари, ежедневники);
• расстановка ценностных приоритетов, краткосрочное и долгосрочное стратегическое планирование.

Критерии успешного управления по Г. Архангельскому:

• материализованность (все задачи должны быть вынесены на материальный носитель);
• измеримость (ставить перед собой реальные сроки – неопределенности быть не должно);
• системность (разумное противостояние хаосу в планировании дел);
• гибкость (умение быстро реагировать на изменяющиеся обстоятельства);
• целеориентированность (планирование дел в соответствии с личными целями);
• приоретизированность (четкая расстановка приоритетов, отделение главного от второстепенного);
• инвестиционность (необходимо постоянно «инвестировать в будущее»);
• контролируемость;
• легкость.

«Заповеди» таим-менеджмента по Г. Архангельскому:

1. Необходимо материализовывать цели и задачи. В голове они не контролируемы.
2. Нужно управлять на основе фактов, а не мнений.
3. Необходима систематизация и структурирование работы
4. Необходимо планировать максимально гибко и просто. Быстро реагировать на изменения.
5. Любое действие соотносить с вкладом в достижение целей.
6. Нужно постоянно делать «инвестиции» в будущее.
7. «Ловить» удачные возможности.
8. Управлять рабочей нагрузкой. Работать меньше, но «умнее».
9. Необходим постоянный обзор делегированных задач и мониторинг их исполнения.
10. Помогает выработка чувства времени и чувства эффективности.

В книге «Тайм-драйв - как успевать жить и работать» Глеб Архангельский дает несколько сегментированнных рекомендации по управлению временем и ресурсами:

- В течение дня необходим ритмичный отдых с максимальным переключением;

- Необходимо повышать эффективности сна;

- Помогает использование «якорей» для настройки на различные задачи и отдых;

- Применение «метода швейцарского сыра» (подход к большой задаче с разных сторон);

- Должен быть в обязательном порядке список ежедневных дел

- Необходимо выявить и определиться с личностными ценностями;

- В качестве стратегической задачи личностного плана – сформулировать личную миссию;

- Выделить 5 – 7 ключевых областей жизни и определиться со своими целями по ним;

- Наиболее близкие и понятные цели сделать измеримыми;

- Ежедневное создание полной обзорной картины дел на следующий день;

- При планировании в ежедневнике использовать ручки разных цветов, закладки, стикеры;

- Использование «стратегической картонки»: закладки с долгосрочными целями;

- Разделять задачи на «жесткие», «гибкие» и «бюджетированные»;

- Необходимо планировать дела по методу «День-Неделя - Месяц-Год»;

- Полезный навык - умение делегировать задачи и иметь различные стратегии отказа;

- Важный фактор эффективной работы - правильно организованное рабочее место;

- Выявить поглотители времени – неотъемлемое условие повышения эффективности работы;

- Необходимо заранее планировать «наполнение» транспортного времени и времени командировок;

Также в своей книге «Время на отдых» Г. Архангельский дает рекомендации, касающиеся организации качественного отдыха, от которого часто зависит наша общая работоспособность и «вкус к жизни». Автор рассматривает отдых как в «глобальном смысле» как отпуск, так и выходные, праздники и вечернее время в будние дни.

По мнению автора, чтобы отдохнуть вечером рабочего дня, нужно не брать работу домой, максимально «переключиться», иначе у человека создается впечатление отсутствия границ рабочего времени. Раз в неделю рекомендуется использовать «полувыходной» в максимальным переключением (поход в кино, прогулки, и пр.). Выходные следует, вопреки распространенному мнению, тщательно планировать, чтобы не было ощущения потерянного времени. При этом желательно позаботиться об организации и оптимизации бытовой стороны жизни.

Рекомендации по планированию и эффективному проведению отпуска:

1. Создайте свой ритм отпусков. Это не обязательно 28 рабочих дней. Это может быть 4 недельных отрезка.
2. Вано заложить режим «входа» и «выхода» из отпуска – несколько дней.
3. Рекомендуется продумывать и праздничные дни, которые часто занимают 3-4 дня. Это отличная возможность для переключения.

Особый интерес представляет матрица управления временем С. Кови. Матрица управления временем у С. Кови содержит 4 квадрата.

В первом квадрате располагаются срочные и важные дела (критические ситуации, неотложные проблемы, проекты с горящим сроком исполнения)

Во втором квадрате – важные и несрочные дела (профилактические действия, установление связей, поиск новых возможностей, планирование, восстановление сил).

Третий квадрат содержит неважные и срочные дела (посторонние разговоры и телефонные звонки, неотложные дела, встречи).

Четвертый квадрат – неважные и несрочные дела (мелочи, отнимающие время, корреспонденция, звонки, пустая трата времени).

Результат частого «пребывания» в квадрате 1, как правило, несет за собой стресс, самосожжение, управление в условиях кризиса. Преимущественное нахождение в квадрате 2 подразумевает стратегическое видение, равновесие, дисциплину, контроль, редкое возникновение кризисных ситуаций. Деятельность в формате 3 квадрата подразумевает концентрацию на краткосрочном, управление в условиях кризиса, ощущение невладения собой. Таким образом, нахождение личности в квадрате 3-4 подразумевает полную безответственность, зависимость в основных вопросах от других лиц и организаций.

Таким образом, для повышения личной эффективности желательно недопускать длительного пребывания в квадратах 3 и 4, и по возможности смещать всю основную деятельность к квадрату 2, поскольку он связан с тем, что не является срочным, но является важным. Он, согласно концепции С. Кови, включает в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личной миссии, долгосрочное планирование, упражнения, профилактика, подготовка.

Таким образом, «пребывание» в квадрате I, 2 включает четыре основных вида деятельности.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛЕЙ. Первая задача заключается в том, чтобы выписать ваши основные роли.

ВЫБОР ЦЕЛЕЙ. Следующий шаг заключается в том, чтобы подумать о двух или трех важных результатах для каждой из ролей, которых вы хотели бы достичь в течение семи дней. Эти результаты могут быть записаны как цели.

ПЛАНИРОВАНИЕ. Теперь, имея в виду цели на предстоящую неделю, вы можете спланировать ваше время таким образом, чтобы эти цели были достигнуты. Например, если вашей целью является разработка первого наброска вашей личной миссии, вы можете зарезервировать на это двухчасовой блок своего воскресного времени.

Стивен Кови рекомендует выделять основные личностные роли и формулировать цели в соответствии с ними. Соответственно, использовать понедельное, помесячное и годовое планирование.