Регистрация заказов поставщиков

Описание задачи

Начало исполнения каждой сделки с поставщиком предполагает регистрацию заказа поставщику в АС. Регистрация заказа включает в себя три операции: создание заказа, информационное наполнение заказа и сохранение заказа. Заказы в системе создаются на все получаемые от поставщиков товары и услуги.

Возможны следующие варианты создания заказа:

1. Заказ создается на основе сформированного плана закупок. В этом случае в АС будут созданы специальные инструменты для быстрого оформления заказов – «помощники заполнения плана закупок» (см. операцию «Создание заказов на основе плана закупок»). С их помощью можно подобрать по некоторым параметрам наиболее подходящих поставщиков. Система сама в этом случае сформирует новый пакет заказов, который в дальнейшем может быть принят пользователем или изменен. Для анализа подходящих поставщиков системой используются следующие параметры:

· При подборе использовать только основных поставщиков. Поставщик, который является основным, указывается в карточке номенклатуры.

· Надежность поставщика. Надежность поставщика определяется и ведется пользователем вручную. Надежность может быть высокой, средней, низкой.

· Доставка поставщика. Информация о возможной доставке поставщика: нет доставки, платная доставка, условно бесплатная доставка, бесплатная доставка.

· Срок выполнения заказа поставщиком. У поставщика может быть определен средний срок выполнения заказов. При подборе поставщика можно указать, например, количество дней доставки и подобрать поставщиков, у которых нормативное время доставки не больше указанного.

2. Заказ создается на основе заказа покупателя. В этом случае информационное содержание заказа определяется условиями изложенными в заказе покупателя (перечень номенклатурных позиций, дата поставки) и внутренними бизнес-правилами предприятия Такой режим используется при перепродаже.

3. Заказ создается на основе внутреннего заказа предприятия. В этом случае информационное содержание заказа определяется условиями изложенными во внутреннем заказе (перечень номенклатурных позиций, дата поставки) предприятия и внутренними бизнес-правилами предприятия по исполнения такого рода заказов.

Информационное наполнение заказа включает в себя указание в заказе всех существенных условий, необходимых для начала его исполнения. Т.е. при регистрации заказа формируются бизнес-правила его исполнения.

Перечислим данные, которые должен содержать заказ:

1. Перечни номенклатурных позиций и услуг с указанием их количества и цены. В заказе разделяется оформление товаров, тары и услуг. Цены на товары и услуги проставляются вручную на основе, полученного от поставщика счета или на основе цен, указанных в спецификации к договору, которые будут регистрировать при исполнении задачи «Регистрация договоров с поставщиками».

2. Реквизиты поставщика.

3. Реквизиты предприятия.

4. Реквизит договора.

5. Информация по ценам: ставки НДС, включение/исключение НДС, валюта документа.

6. Планируемая дата поставки.

7. Планируемая дата оплаты. Это фактически срок, до которого действителен созданный заказ.

8. Информация о лице ответственном за исполнение заказа со стороны покупателя: ФИО и подразделение

9. Информация о лице ответственном за исполнение заказа со стороны поставщика: контактное лицо контрагента.

10. Номер заказа;

11. Дата составления заказа;

12. Тип цен поставщика, к которому будут привязаны цены всех номенклатурных позиций закупаемых у поставщика в рамках заказа. Если тип цен указан в договоре, на основе которого создан заказ, то его значение автоматически попадет в заказ.

После сохранения заказа (т.е. заказ не проводится, а только сохраняется) на его основе формируется заявка поставщику. Заявка для поставщика является основанием для выставления счета поставщиком. Заявка является печатной формой заказа и отдельно не создается в системе. После выставления счета поставщиком заказ открывается при необходимости корректируется (если поставщик не в состоянии был обеспечить заявку) и проводится в АС. Для выявления необеспеченной потребности выполняются операции, описанные в задаче «Формирование оперативного плана закупок ТМЦ». Заказ является аналитическим разрезом системы взаиморасчетов (это фактически счета выставленные поставщиками).

 

3.1.3.4.2 Входные данные:

1. Реквизиты покупателя;

2. Реквизиты поставщика;

3. Перечень номенклатурных позиций;

4. Договор с поставщиком и условия по договору;

5. Дата планируемой поставки;

6. Дата планируемой оплаты:

7. Информация о лице, ответственном за исполнение заказа со стороны поставщика;

8. Информация о лице, ответственном за исполнение заказа со стороны покупателя;

9. Цены на товары и услуги;

10. Дата составления заказа;

11. План закупок;

12. Заказы покупателей;

13. Счет от поставщика.

 

 

3.1.3.4.3 Выходные данные:

1. Заявка поставщику.

2. Документ «Заказ поставщика», зарегистрированный в АС.

 

Регистрация внутренних заказов

Описание задачи

Внутризаводская потребность с ТМЦ, закупаемых у поставщиков должна оформляться в системе с помощью документа «Внутренний заказ». Оформление внутреннего заказа включает в себя три операции: создание заказа, информационное наполнение заказа и сохранение заказа.

Созданный в системе заказ – это заявка на ТМЦ для внутреннего использования. Внутренний заказ является универсальным средством, которое позволяет оформлять потребности в товарных позициях любыми подразделениями предприятия.

Информационное наполнение внутреннего заказа включает в себя указание в заказе всех существенных условий, необходимых для начала его исполнения. Т.е. при регистрации заказа формируются бизнес-правила его исполнения.

Перечислим данные, которые должен содержать заказ:

1. Наименование предприятия;

2. Перечни номенклатурных позиций и услуг с указанием их количества;

3. Подразделение получатель, если заказчиком выступает подразделение;

4. Склад, если заказчиком выступает склад

5. Подразделение исполнитель;

6. Планируемая дата отгрузки;

7. Информация о лице ответственном за исполнение заказа со стороны подразделения исполнителя;

8. Номер заказа;

9. Дата составления заказа.

После сохранения заказа на его основе формируется печатная форма заявки.

 

Входная информация

 

1. Реквизиты заказчика;

2. Реквизиты предприятия;

3. Перечень номенклатурных позиций;

4. Дата планируемой отгрузки;

5. Доступность товаров на складах;

6. Планируемое поступление товаров на склад;

7. Информация о лице, ответственном за исполнение заказа;

8. Дата составления заказа;

 

 

3.1.3.5.3 Выходные данные:

1. Заявка.

2. Документ «Внутренний заказ», зарегистрированный в АС

 

Резервирование ТМЦ

Резервирование ТМЦ в рамках описываемой задачи объединяет в себе две категории, имеющие свою специфику выполнения операций резервирования:

1. Резервирование на складе;

2. Размещение в заказах поставщикам.

В операциях резервирования участвуют следующие документы:

заказ покупателя и внутренний заказ – это документы на основе которых создается резерв;

отчеты по анализу остатков на складе – это документы, которые позволяют принять решение по выполнению резервирования;

заказ поставщику – это документ, в который размещают резерв;

резервирование товаров – это документ, при помощи которого производится резервирование.

Каждая операция по резервированию оформляется документом «Резервирование товара».