Автоматическая регистрация цен номенклатуры поставщиков

Для выполнения этой операции в АС должна быть сформирована следующая структура:

Прежде чем, система начнет автоматически записывать для каждой номенклатуры значение цены, нужно определить в АС – 1) типы задаваемой цены и 2) связать его с документами сделки, на основе которых будут формироваться документы поступления. Первое условие необходимо для возможности ведения и регистрации в системе нескольких различных цен поставщиков на одинаковые номенклатурные позиции и реализуется в системе созданием для одного поставщика нескольких типов цен. Второе условие позволяет правильно соотнести цены номенклатурных позиций, в рамках документов поступления с типами цен поставщиков и реализуется установкой типа цен поставщиков в каждом заказе с поставщиком. Тип цен с поставщиком также можно указать в договоре, в этом случае он будет автоматически попадать в заказы, сформированные в рамках договора.

Для сохранения типов цен поставщиков в АС должен быть сформирован справочник «Типы цен номенклатуры контрагентов». Если необходимо присвоить несколько типов цен одному поставщику, то в справочнике необходимо создавать соответствующее число записей. Каждый тип цен для поставщика представляет собой следующее описание:

· наименование поставщика;

· название типы цены (например, оптовая цена);

· валюта цены (справочная информация о валюте, в которой будут задаваться цены данного типа; в процессе ввода цен значение валюты можно менять для каждой цены);

· способ указания цены: цена включает или не включает НДС;

· произвольное текстовое описание типа цен;

· ссылка на тип отпускных цен предприятии (эта информация будет полезной для сравнения цен на товары, которые перепродаются покупателю).

Автоматическая регистрация цен поставщиков также осуществляется при фиксировании цен в спецификациях к договору. Номенклатурные позиции и договорные цены по ней также привязаны к некоторому типу цен поставщика, который указан в договоре.

После определения для поставщиков типов цен и установки в заказах типов цен поставщиков в момент оформления документов поступления или внесения спецификации в договор система автоматически будет фиксировать значение цен поступивших номенклатурных позиций. Сохранение информации о цене номенклатурной позиции будет происходить в со следующей детализацией:

· поставщик;

· тип цен поставщика;

· номенклатурная позиция;

· цена;

· валюта цены (может отличаться от валюты цены, определенной по умолчанию для этого типа цены);

· единица измерения номенклатуры;

документ регистратор.

 

Входная информация

· Заказы поставщикам;

· Бумажная накладная от поставщика;

· Полученные товары от поставщика по заказам;

· Оказанные услуги поставщиком по заказам;

· Договоры с поставщиками;

· Заказы покупателей;

· Внутренние заказы.

Выходная информация

· Приходные ордера;

· Факт поступления товаров по заказам поставщикам;

· Документы поступления товаров и услуг;

· ГТД;

· Распределение услуг на товары;

· Резервирование товаров под заказы из которых были проведены размещения в заказах поставщикам, по которым было проведено оформление поступления товаров.

 

Оформление оплаты от поставщиков

Описание задачи

Оплата заказа поставщику должна осуществляться одним из двух способов:

1. безналичная оплата;

2. наличная оплата.

Оплата поставщику должна осуществляться на основании выставленных им счетов, выписанных в соответствии с заказами поставщикам.

Отражение оплаты, любым из указанных выше способов, во взаиморасчетах (по заказу, договору, контрагенту) должно предусматривать два варианта учета оплат поставщику: учет намерений изменения состояния денежных средств и учет фактического изменения состояния денежных средств.

Например, если в качестве документа оплаты заказа поставщику в системе оформляется платежное поручение, а банковской выписки, подтверждающей расход денег со счета еще нет, то в АС по заказу должен указываться не факт, а прогноз расходования денег по соответствующему платежному документу. При этом в системе должна появиться информация о предполагаемом состоянии взаиморасчетов, если указанный платеж все-таки состоится. Фактически такая ситуация будет означать, что предприятие оплатило заказ и поставщик может начинать отгрузку, если по этому заказу было определено бизнес-правило – «получение аванса».

Сам факт создания и проведения первичного документа еще не должен являться отражением факта свершившейся хозяйственной операции. Для указания факта изменения состояния денежных средств в первичных документах необходимо поставить признак оплаты и дату оплаты. То есть первичные документы могут служить и для указания намерений по изменению денежных средств и для указания фактов их расходования. Оформление хозяйственных операций становится двухступенчатым. Явно должны выделяться моменты указания намерений и фактов. Например, в случае если предприятие сначала выдает деньги подотчетному лицу, то сначала кассир выписывает РКО и проводит факт расходования денег, затем инженер по снабжению после фактической оплаты поставщику находит документ РКО, и указывает реквизиты для взаиморасчетов и проводит его по управленческому учету, отражая факт оплаты в заказе. Возможна и обратная ситуация, когда инженер по снабжению выписывает РКО по заказу и тем самым отражает изменения в оперативных взаиморасчетах, отражая план расхода денежных средств. При этом инженер по снабжению не указывает факт свершения операции расходования денег, а только регистрирует намерение о расходовании денег. Инженер идет в кассу, кассир выдает ему деньги, находит РКО и проводит его с признаком расхода, указывая тем самым факт получения денег.

Аналогичным способом можно вести учет планируемых к расходованию безналичных платежей.

Такая организация учета позволяет решать следующие задачи:

· вести регистрацию всех сформированных на предприятии документов по учету расходования денежных средств;

· регистрировать отдельно момент создания первичного документа и момент свершения операции, оформленной документом;

· учитывать намерения об изменении состояния денежных средств и связанных с этим взаиморасчетов;

· связывать факты изменения состояния денежных средств с указанными ранее намерениями;

В том случае если изменение денежных средств связано с системой взаиморасчетов, у пользователя должна быть возможность явно указать какие задолженности будут погашаться платежами. В документах по движению денежных средств сумма расхода может быть разнесена между несколькими задолженностями одному контрагенту, например, разнесена по нескольким договорам. Задолженности, которые будут погашены, можно выбирать как из списка фактических задолженностей, так и из списка планируемых. Например, если на поставщика зарегистрировано несколько заказов, то в системе взаиморасчетов это событие должно отражаться формированием планового задолженности перед поставщиком. То есть мы планируем поступление расход по заказам поставщикам. Если оплата производится наличными денежными средствами, то при оформлении РКО можно подобрать в качестве погашаемых задолженностей поступления по заказам.

В случае если платеж целиком относится на одну сделку, выбор задолженности должен выполняться только вручную. Если сумма платежа погашает несколько задолженностей контрагенту, то подбор задолженности должен быть выполнен как вручную, так и автоматически. При автоматическом подборе задолженности должна быть реализована одной из следующих стратегий:

· погашение задолженности, начиная с самой ранней;

· погашение задолженности, начиная с самой поздней;

· ручной выбор порядка погашения задолженности (в этом режиме задолженности должны погашаться в порядке расположении договоров и сделок в табличной части платежного документа);

· подбор задолженности для суммы платежа (в этом режиме сначала указывается сумма платежа, а потом подбираются по выбранной стратегии задолженности до достижения заданной суммы).

 

Безналичная оплата

Оформление безналичной оплаты должна осуществляться в два этапа. Сначала оформляются первичные документы по движению. При совершении фактических движений по переданным в банк документам производится списание денежных средств с остатка по расчетному счету, указанному в документе.

Для отражения в системе безналичной оплаты должны использоваться следующие документы:

1. Платежное поручение полученное;

2. Чек на снятие наличных денежных средств;

3. Аккредитив переданный;

4. Платежное требование полученное;

5. Инкассовое поручение полученное;

6. Платежный ордер: списание денежных средств.

В системе должна присутствовать возможность отразить частичную оплату банком расчетных документов. Это касается, в первую очередь, платежных требований и инкассовых поручений, которые не могут быть оплачены полностью из-за недостатка денежных средств на расчетном счете организации. Частичное движение средств по расчетному документу должно отражаться в АС с помощью документа «Платежный ордер: расходование денежных средств», который вводится на основании расчетного документа. После проведения платежного ордера данные исходного расчетного документа редактированию не подлежат; на месте реквизитов «Оплачено» и «Дата оплаты» появляется надпись «Частичная оплата» и указание суммы, на которую оплата уже произведена.

В системе должна быть возможность сравнить учетные данные по проведенным безналичным платежам с банковской выпиской. Для построения аналога банковской выписки АС должна отбирать документы по выбранному банковскому счету с датой оплаты, равной дате выписки, а также все остальные проведенные на платеж по счету выписки документы с датой, меньшей либо равной дате выписки. При отсутствии в базе документа, по которому прошло движение денежных средств согласно данным банковской выписки, его необходимо зарегистрировать и установить признак оплаты.

При работе с выпиской банка из формы выписки необходимо осуществить возможность ввести платежный ордер для выбранного документа. Частично оплаченные документы, не погашенные полностью, должны отмечаться специальным значком.

 

Наличная оплата

Также как и при безналичной оплате оформление наличной оплаты должно осуществляться в два этапа. Сначала оформляются первичные документы по движению средств (РКО). При совершении фактической оплаты из кассы должно производиться списание денежных средств с остатка по кассе, указанной в расчетном документе.

Для отражения в системе наличной оплаты поставщику используется документ «Расходный кассовый ордер».

 

Входная информация

1. Договор покупателя;

2. Заказ поставщику;

3. Счет поставщику;

4. Информация о плановой дате оплаты платежа;

5. Информация о прошедших оплатах поставщику;

Выходная информация

1. Документ, отражающий факт оплаты поставщику;

2. Регистрация банковской выписки;

3. Отражение информации во взаиморасчетах по заказам и договорам с поставщиком;

4. Сверка проведенных оплат с банковскими выписками.