Порядок заполнения документов проекта

2018-06-29

406

Обсуждений (0)

0.00 из 5.00 0 оценок

⇐ Предыдущая 21 22 23 24 25 26 27 28 2930

Порядок заполнения документов проекта АиВ АС приведен в таблице «Порядок заполнения документов проекта».

Таблица 12

Порядок заполнения документов проекта

№	Документ	Для чего служит	Что заносится	Когда и кто составляет	Кто подписывает и согласовывает
	План выполнения работ для каждого исполнителя	Для доведения перечня работ, необходимых для выполнения до каждого члена группы внедрения Исполнителя.	Работы, которые необходимо выполнить с привязкой к пунктам план-графика и с указанием необходимой отчетности о выполнении каждой работы и сроков ее выполнения.	Еженедельно, руководитель проекта	Руководитель проекта, член группы внедрения.
	Отчет о работах по проекту	Для оперативной регистрации всех выполненных работ на проекте исполнителем.	Каждый пункт ежедневного отчета заполняется вручную во время выполнения работ по проекту. По каждой выполненной работе фиксируется ее содержание, время затраченное на выполнение, основание выполнения, достигнутые результаты и договоренности. В отчет заносится информация только о фактически выполненных работах. При этом не допускается употребление глаголов в несовершенной форме (проводились, выполнялись и т.п.).	Ежедневно после окончания выполнения работ, член группы внедрения Исполнителя.	Член группы внедрения Исполнителя, сотрудники Заказчика, руководитель проекта со стороны Заказчика, руководитель проекта со стороны исполнителя.
	План-график выполнения работ	Служит для планирования выполнения работ, определения сроков выполнения работ, ответственных исполнителей и результатов работ.	Номер и наименование этапа работ, номер и наименование работы, ответственный, дата начала и окончания работы.	При составлении договора на внедрение, руководитель проекта.	Руководитель проекта, члены группы внедрения, исполнители со стороны Заказчика, их руководители, входящие в рабочую группу, руководитель проекта со стороны заказчика.
	Протокол о выполненных работах	Служит документом, регистрирующем выполненные пользователями Заказчика оговоренных работ.	Выполненные и не выполненные работы пользователем за время отведенное согласно договоренности.	В контрольную дату проверки, член группы внедрения.	Член группы внедрения, исполнители со стороны Заказчика, их руководители, входящие в рабочую группу, руководитель проекта со стороны заказчика.
	Акт сдачи-приемки работ	Служит документом, подтверждающим факт выполнения работ в соответствии с договором. Служит основанием для выставления счета Заказчику.	Перечень выполненных работ.	По плану-графику, руководитель проекта.	Руководители предприятий.
	Технологический акт приема передачи АС в опытную эксплуатацию	Служит документом, определяющим порядок опытной эксплуатации, количество и состав информации, которая должна быть занесена в АС на этапе опытной эксплуатации, а также результат проведения опытной эксплуатации	Перечень передаваемых задач, перечень сотрудников, которые будут проводить опытную эксплуатацию, работы, проделанные перед началом опытной эксплуатации, переданная документация, объем работ, которые необходимо выполнить в процессе опытной эксплуатации и сроки проведения опытной эксплуатации.	Акт составляется перед началом опытной эксплуатации, член группы внедрения при согласовании с руководителем проекта.	Руководитель проекта со стороны Исполнителя, исполнители со стороны Заказчика, их руководители, входящие в рабочую группу, руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Технологический акт приема передачи АС в промышленную эксплуатацию	Служит документом, подтверждающим приемку АС в промышленную эксплуатацию и отказ от параллельного учета.	Перечень переданной документации, не устраненные замечания, результаты проведения опытной эксплуатации.	Протокол составляется перед началом промышленной эксплуатации, член группы внедрения при согласовании с руководителем проекта.	Руководитель проекта со стороны Исполнителя, исполнитель, исполнители со стороны Заказчика, их руководители, входящие в рабочую группу, руководитель проекта со стороны Заказчика.
	План-гафик обучения пользователей	Служит для планирования процесса обучения, определения сроков обучения, списка обучаемых пользователей и распределения их по функциональным задачам АС..	Номер , номер и наименование функциональной задачи, преподаватель, дата начала и время обучения, состав группы слушателей.	По плану-графику, член группы внедрения.	Руководитель проекта, члены группы внедрения, исполнители со стороны Заказчика, их руководители, входящие в рабочую группу, руководитель проекта со стороны заказчика.
	Протокол договоренности о выполнении работ	Служит документом, регламентирующем отношения с пользователями во время отсутствия члена группы внедрения на объекте.	Точный объем информации, которую необходимо ввести сотрудникам Заказчика во время отсутствия члена группы внедрения на объекте, а также отчетные формы, которые должны быть сформированы по введенной информации	Перед отъездом сотрудника с объекта, член группы внедрения.	Член группы внедрения, исполнители со стороны Заказчика, их руководители, входящие в рабочую группу, руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Протокол передачи технических документов	Служит документом, регистрирующем передачу документов сотрудникам заказчика	По каждому документу – дата передачи, тип документа, его наименование, отдел, получивший документ, ФИО лица, получившего документ и его подпись.	При передаче документов, член группы внедрения.	Сотрудники заказчика, получившие документ, член группы внедрения, руководитель проекта со стороны заказчика.
	Протокол замечаний к техническому заданию	Служит для регистрации замечаний, устранение которых является необходимым условием согласования документа	Замечания по тексту документа.	После прочтения документа, специалисты Заказчика из состава рабочей группы, член группы внедрения.	Руководитель проекта, член группы внедрения, сотрудники Заказчика из числа рабочей группы, Руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Протокол замечаний к техническому проекту	Служит для регистрации замечаний, устранение которых является необходимым условием согласования документа	Замечания по тексту документа.	После прочтения документа, специалисты Заказчика из состава рабочей группы, член группы внедрения.	Руководитель проекта, член группы внедрения, сотрудники Заказчика из числа рабочей группы, Руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Протокол согласования технического задания	Служит для регистрации ответов на замечания и является основанием для принятия решения об утверждении документа.	В протоколе перечисляются все замечания Заказчика и ответы Исполнителя на эти замечания. В ответах должно быть четко указано, принимается замечание или нет. Если замечание принято, должно быть указано, в какой раздел ТЗ необходимо внести изменения и суть изменений.	При согласовании ТЗ, член группы внедрения.	Руководитель проекта сос стороны Исполнителя, Руководитель проекта со стороны Заказчика, член группы внедрения, сотрудники Заказчика из числа рабочей группы.
	Протокол согласования технического проекта	Служит для регистрации ответов на замечания и является основанием для принятия решения об утверждении документа.	В протоколе перечисляются все замечания Заказчика и ответы Исполнителя на эти замечания. В ответах должно быть четко указано, принимается замечание или нет. Если замечание принято, должно быть указано, в какой раздел ТП необходимо внести изменения и суть изменений.	При согласовании ТП, член группы внедрения.	Руководитель проекта сос стороны Исполнителя, Руководитель проекта со стороны Заказчика, член группы внедрения, сотрудники Заказчика из числа рабочей группы.
	Протокол внесения изменений в план-график выполнения работ	Служит документом, в котором приводится обоснование изменения план-графика и приводятся эти изменения.	Обоснование изменения и собственно изменения плана-графика	Руководитель проекта со стороны Заказчика или руководитель проекта со стороны Исполнителя. По мере необходимости	Руководители проекта со стороны Заказчика и Исполнителя, ответственные исполнители работ.
	Протокол дополнения ТЗ (ТП)	Служит основанием для изменения ТЗ (ТП) и проведения дополнительных работ.	Замечания пользователей, изменения, которые будут внесены в ТЗ (ТП).	При выяснении дополнительных особенностей бизнес - процессов, появлении дополнительных требований, член группы внедрения.	Руководитель проекта со стороны Исполнителя, член группы внедрения, исполнители со стороны Заказчика, их руководители, входящие в рабочую группу, руководитель проекта со стороны заказчика.
	Протокол о импорте данных	Служит подтверждением о выполнении работ по импорту НСИ.	Перечень импортированной НСИ.	По плану-графику, член группы внедрения.	Член группы внедрения, исполнители со стороны Заказчика, их руководители, входящие в рабочую группу, руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Протокол замечаний к техническому заданию на доработку АС	Служит для регистрации замечаний, устранение которых является необходимым условием согласования документа	Замечания по тексту документа.	После прочтения документа, специалисты Заказчика из состава рабочей группы, член группы внедрения.	Руководитель проекта, член группы внедрения, сотрудники Заказчика из числа рабочей группы, Руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Протокол согласования технического задания на доработку системы	Служит для регистрации ответов на замечания и является основанием для принятия решения об утверждении документа.	В протоколе перечисляются все замечания Заказчика и ответы Исполнителя на эти замечания. В ответах должно быть четко указано, принимается замечание или нет. Если замечание принято, должно быть указано, в какой раздел ТЗ необходимо внести изменения и суть изменений.	При согласовании ТЗ, член группы внедрения.	Руководитель проекта сос стороны Исполнителя, Руководитель проекта со стороны Заказчика, член группы внедрения, сотрудники Заказчика из числа рабочей группы.
	Протокол замечаний к техническому проекту на доработку АС	Служит для регистрации замечаний, устранение которых является необходимым условием согласования документа	Замечания по тексту документа.	После прочтения документа, специалисты Заказчика из состава рабочей группы, член группы внедрения.	Руководитель проекта, член группы внедрения, сотрудники Заказчика из числа рабочей группы, Руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Протокол согласования технического проекта на доработку системы	Служит для регистрации ответов на замечания и является основанием для принятия решения об утверждении документа.	В протоколе перечисляются все замечания Заказчика и ответы Исполнителя на эти замечания. В ответах должно быть четко указано, принимается замечание или нет. Если замечание принято, должно быть указано, в какой раздел ТП необходимо внести изменения и суть изменений.	При согласовании ТП, член группы внедрения.	Руководитель проекта сос стороны Исполнителя, Руководитель проекта со стороны Заказчика, член группы внедрения, сотрудники Заказчика из числа рабочей группы.
	Протокол приема передачи отчетной формы	Служит для фиксации факта готовности отчетных форм, проведенной демонстрации их выполнения в АС и передачи заказчику.	Наименование отчетных форм, основание разработки отчетных форм, отметка об отсутствии замечаний к отчетным формам, замечания и предложения по работе системы.	При передаче отчетной формы, член группы внедрения.	Член группы внедрения, сотрудники заказчика из состава рабочей группы, руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Протокол совещания	Служит документом фиксирующим текущее выполнение работ по проекту, а также ближайшие планы выполнения работ. Может являться основанием для подписания акта о выполненных работах.	Выполненные за период с прошлого совещания работы, перечень работ на неделю с указанием ответственных исполнителей, прочие договоренности и разъяснения по проекту.	Еженедельно, секретарь.	Руководитель проекта со стороны Исполнителя, руководители отделов и/или подразделений, где проводится внедрение (члены рабочей группы), руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Протокол о предварительном заполнении каталогов.	Служит подтверждением выполнения пользователями работ по заполнению каталогов.	Распечатка каталога, дата распечатки.	После заполнения, член группы внедрения.	Руководитель проекта со стороны Исполнителя, член группы внедрения, исполнители со стороны Заказчика, их руководители, входящие в рабочую группу, руководитель проекта сос стороны Заказчика.
	Протокол о проведении обучения	Служит документом фиксирующим факт проведения обучения в соответствии с планом-графиком обучения.	Перечень обученных сотрудников, отметки обучаемых, о получении задания, отметки об отсутствии обучаемых.	После обучения, преподаватель.	Преподаватель, сотрудники Заказчика, прошедшие обучение, Руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Протокол о выполнении обучения	Служит документом фиксирующим окончание процесса обучения. Служит основанием выполненных работ по обучению.	Перечень обученных сотрудников, факт выполнения/не выполнения задания, факт отсутствия обучаемых, факт окончания обучения.	После самостоятельного выполнения заданий и проведения консультаций, преподаватель.	Преподаватель, сотрудники Заказчика, прошедшие обучение, Руководитель проекта со стороны Заказчика, руководитель проекта со стороны Исполнителя.
	Протокол разграничения прав пользователей	Служит подтверждением проведения разграничения прав пользователей.	Права пользователя с указанием его ФИО и № автоматизированного рабочего места (АРМ), а также даты проведения настроек.	После настройки, член группы внедрения.	Руководитель проекта со стороны Исполнителя, член группы внедрения, Руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Протокол передачи пользовательских инструкций	Служит для фиксации факта передачи пользовательской инструкции.	Перечень переданных пользовательских инструкций	После передачи пользовательских инструкций, член группы внедрения.	Член группы внедрения, руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Протокол прохождения опытной эксплуатации	Служит документом, фиксирующем замечания пользователей по результатам опытной эксплуатации.	Перечень сотрудников, участвовавших в опытной эксплуатации, перечень замечаний и предложений, возникших в процессе опытной эксплуатации, а также варианты устранения указанных замечаний.	Протокол составляется после опытной эксплуатации, член команды внедрения при согласовании с руководителем проекта	Руководитель со стороны Исполнителя, исполнитель, исполнители со стороны Заказчика, их руководители, входящие в рабочую группу, руководитель проекта внедрения со стороны Заказчика.
	Журнал замечаний	Свод замечаний, зарегистрированных в ходе проекта.	Номер, дата регистрации, текст замечания, ФИО, должность и подпись сотрудника Заказчика внесшего замечание, дата просмотра замечания, ответ на замечание с указанием даты устранения замечания, ФИО, должность и подпись члена группы внедрения Исполнителя.	Начиная с этапов внедрения до сдачи системы в промышленную эксплуатацию, сотрудники Заказчика, члены группы внедрения.	Сотрудники заказчика, члены группы внедрения.
	Приказ о создании рабочей группы проекта	Служит документом, определяющим состав и сферы ответственности по проекту рабочей группы Заказчика.	Перечень ответственных сотрудников предприятия назначенных в соответствии с функциональными задачами АС, руководитель проекта со стороны Заказчика.	Перед подписанием договора, сотрудник заказчика.	В соответствии с правилами документооборота Заказчика.
	Протокол о изменении состава рабочей группы проекта	Служит для фиксации изменения состава рабочей группы заказчика. Является основанием передачи полномочий по проекту от сотрудников предыдущей рабочей группы.	Описание изменений в составе рабочей группы (замена, исключение, дополнение), новое распределение полномочий.	В случае изменения состава рабочей группы, руководитель проекта со стороны Заказчика.	Руководитель проекта со стороны Исполнителя, Руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Приказ о вводе системы в опытную эксплуатацию	Служит документом, определяющим для сотрудников Заказчика перечень работ, который им необходимо произвести в период опытной эксплуатации. Составляется одновременно с технологическим актом приема-передачи АС в опытную эксплуатацию.	Перечень сотрудников предприятия назначенных для исполнения операций в АС в соответствии с функциональными задачами реализованными в АС; показатели по которым будет контролироваться выполнение работы сотрудниками (например, за какой месяц надо внести документы, количество внесенных документов, проверка достоверности данных в отчетах и т.д.), ответственные контролеры хода исполнения приказа (обычно руководители подразделений).	Перед подписанием технологического акта приема-передачи АС в опытную эксплуатацию, руководитель проекта со стороны Заказчика.	В соответствии с правилами документооборота Заказчика.
	Приказ о вводе системы в промышленную эксплуатацию	Служит документом, фиксирующем факт отказа работы в прежних системах и переход на работу АС в рабочем режиме. Составляется одновременно с технологическим актом приема-передачи АС в промышленную эксплуатацию.	Перечень сотрудников предприятия назначенных для исполнения операций в АС в соответствии с функциональными задачами реализованными в АС; перечень систем, в которых прекращается работа.	Перед подписанием технологического акта приема-передачи АС в промышленную эксплуатацию, руководитель проекта со стороны Заказчика.	В соответствии с правилами документооборота Заказчика.
	Протокол выполнения внеплановых работ	Служит документом фиксирующем потребность заказчика в получении дополнительных услуг и согласии Исполнителя выполнить эти работы без дополнительной оплаты от заказчика.	Наименование и суть необходимых работ, трудоемкость выполнения работ, расценка работ.	По мере необходимости, член группы внедрения.	Член группы внедрения, руководитель проекта со стороны Исполнителя, сотрудники Заказчика из числа рабочей группы, руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Протокол о настройке рабочего места пользователя	Служит подтверждением проведения настроек пользователя	Все настройки пользователя с указанием ФИО пользователя и № АРМ-а, а также даты проведения настроек	После настройки, член группы внедрения	Руководитель проекта от Исполнителя, член группы внедрения, пользователь, руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Техническое задание АС	Для определения назначения и области применения проекта автоматизированной системы, функциональных, технических и специальных требований, предъявляемых к АС, внедряемой у Заказчика, функциональные.	Согласно структуре, согласованной в договоре.	По плану-графику, специалисты группы внедрения.	Исполнители документа, члены рабочей группы заказчика, руководители проекта со стороны Заказчика и Исполнителя, руководители предприятий.
	Технический проект АС	Для определения реализации требований технического задания.	Согласно структуре, согласованной в договоре.	По план-графику, член группы внедрения.	Руководитель проекта от Исполнителя, член группы внедрения, исполнители со стороны Заказчика, их руководители, входящие в рабочую группу, руководитель проекта внедрения со стороны Заказчика, руководители предприятий.
	Техническое задание на импорт данных	Для определения требований, предъявляемых к данным для импорта, требований к конвертору данных, необходимые стадии и сроки проведения импорта.	Согласно структуре, согласованной в договоре	По план-графику, член группы внедрения.	Руководитель проекта от Исполнителя, член группы внедрения, исполнители со стороны Заказчика, их руководители, входящие в рабочую группу, руководитель проекта внедрения со стороны Заказчика.
	Техническое задание на доработку АС	Для определения назначения и области применения функциональных частей проекта создания АС, которая нуждается в доработке, технических и специальных требований, предъявляемых к функциональной части проекта.	Согласно структуре, согласованной в договоре.	По плану-графику или по мере необходимости, член группы внедрения	Руководитель проекта от Исполнителя, член группы внедрения, исполнители со стороны Заказчика, их руководители, входящие в рабочую группу, руководитель проекта внедрения со стороны Заказчика.
	Технический проект на доработку АС	Для определения реализации требований технического задания на доработку АС.	Согласно структуре, согласованной в договоре.	По план-графику или по мере необходимости, член группы внедрения.	Руководитель проекта от Исполнителя, член группы внедрения, исполнители со стороны Заказчика, их руководители, входящие в рабочую группу, руководитель проекта внедрения со стороны Заказчика.
	Техническое задание на разработку отчетных форм	Служит основанием для разработки отчетных форм	Примеры отчетных форм, соответствие полей в АС полям в отчетных формах.	При необходимости разработки отчетных форм, член группы внедрения.	Член группы внедрения, руководитель проекта со стороны исполнителя, разработчик формы, исполнители со стороны Заказчика, их руководители, входящие в рабочую группу, руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Контрольный пример	Служит документом описывающем сценарий работы АС в разрезе функциональных задач.	По каждой задаче или операции содержится следующая информация: описание входных данных (первичные документы, переданная на словах информация, телефонный звонок и т.д.), формирование (наличие) в АС необходимой справочной информации, порядок создания и наполнение объектов АС (документов, обработок и отчетов, и т.д.)	По плану-графику, член группы внедрения.	Член группы внедрения, руководитель проекта со стороны Исполнителя, сотрудники Заказчика из числа рабочей группы, руководитель проекта со стороны Заказчика.
	Инструкция по эксплуатации	Служит документом, регламентирующем действия пользователя.	Описание выполнений операций в АС пользователем.	По план-графику, член группы внедрения	Член группы внедрения, исполнители со стороны Заказчика, их руководители, входящие в рабочую группу, руководитель проекта внедрения со стороны Заказчика.

2018-06-29

406

Обсуждений (0)

0.00 из 5.00 0 оценок

⇐ Предыдущая 21 22 23 24 25 26 27 28 2930

Обсуждение в статье: Порядок заполнения документов проекта

Обсуждений еще не было, будьте первым... ↓↓↓