Организация автоматизации аналитических работ и процедур бухгалтерского учета в бюджетной организации

В настоящее время перед предприятиями и учреждениями разных форм собственности встает вопрос, как сделать проще, быстрее и рациональнее сложный и трудоемкий процесс бухгалтерского учета.

Учет расчетов по оплате труда ставит перед бухгалтером сложную и важную задачу, которая состоит в правильном и своевременном проведении расчетов с бюджетом, а также по социальному страхованию. Конечно, для малых предприятий с небольшим фондом оплаты труда сделать это несложно, однако для средних и крупных по размеру предприятий с большой численностью работников решение указанной задачи требует значительных затрат труда и времени.

Для бюджетных учреждений существуют программные средства, реализующие функции синтетического учета, подготовки первичных документов, накопления информации о совершившихся хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах и получения внутренней и внешней отчетности предприятия. Эти системы предназначены для небольших предприятий с количеством хозяйственных операций 1500-2500 в год.

Наибольшее распространение в Украине получили следующие информационные системы: «Парус» (корпорация «Парус»), «БЭМБИ+» (Интеллект-Сервис), "Fin-Expert" (IDM Ltd Со), «Финансы без проблем» (Хакерс дизайн), «1С: Бухгалтерия» (фирма 1C) и др. Как правило, эти программные средства разрабатываются по принципу: Бухгалтерские проводки - Главная книга - Баланс.

В основу построения информационной системы «Парус» заложен учет хозяйственных операций в хронологическом порядке, независимо от их содержания. При учете каждой хозяйственной операции составляется следующая информация: краткое содержание хозяйственной операции, наименование, номер и дата документа, подтверждающего совершение операции, наименование участников операций, наименование поступивших и отпущенных материальных ценностей. Бухгалтерские проводки формируются автоматически с использованием Справочника типовых бухгалтерских операций. В состав автоматизированной системы входят подсистемы решения, как отдельных задач бухгалтерского учета, так и комплексов задач (например, учет кассовых операций, учет труда и заработной платы и т.д.).

Автоматизированная система для расчета начислений в фонды социальное страхование приведена на схеме 3.1.

Одной из основных особенностей системы является возможность расчета начислений в фонды социального страхования для бюджетных предприятий в разрезе кодов программной иэкономической классификации. Известно, что бюджетные предприятия получают средства по смете, а также зарабатывают их сами. В этом случае для финансовой отчетности предприятие должно разделять средства за счет которых начислена заработная плата, по источникам их поступления. Данная автоматизированная система позволяет это делать, что значительно упрощает формирование финансовой отчетности.

Автоматизированная система для расчета начислений в фонды социального страхования разработана на базе компьютерной платформы "1С : Предприятие 7.7". Список работников и виды фондов социального страхования сохраняются в специальной структуре "Справочники". Процент начисления в фонды социального страхования является свойством (реквизитом) вида фонда иего можно изменять во времени. Виды расчетов накапливаются вструктуре под названием "Журнал расчетов". Журнал заполняется внесением в систему расчетных документов, например "Оклад", "Надбавка", "Больничные". Система позволяет увидеть начисления в фонды социального страхования как отдельно по работнику, так и по учреждению в целом. Для анализа сумм, которые превышают ограничение по фонду заработной платы, создан специальный отчет.

Контроль правильности проведенных расчетов осуществляется по такой формуле:

СНФ = (НЗ – С6300 - СННФ)- ПрНФ/100

где СНФ— сумма начисления в фонд социального страхования;

НЗ — начисленная заработная плата;

С6300- сумма, которая превышает лимит 6300 грн;

СННФ — сумма видов расчетов, из которых не осуществляются начисления в фонды;

ПрНФ - процент начисления в фонды социального страхования.

Время полного расчета начислений зависит от нескольких факторов:

· численности работников;

· количества видов расчетов;

· количество кодов программной и экономической классификации;

· состояния технического обеспечения бухгалтерии.

Внедрение разработанной системы в практику крупного бюджетного учреждения (четырехзначная численность работников, довольно значительное количество видов расчетов на одного работника (оклад, несколько видов надбавок и доплат), начисление заработной платы по шести кодам программной классификации) свидетельствует о том, что расчет .начислений для всех работников происходит за 3 часа (в разрезе кодов программной и экономической классификации). Формирование отчетной информации занимает приблизительно еще 2 часа. Таким образом, через 5 часов бухгалтер имеет полную информацию о суммах начислений в фонды социального страхования, которые он должен перечислить в бюджет. Для небюджетных предприятий из-за отсутствия разбивки начислений в разрезе кодов программной и экономической классификации при такой же численности работников время расчета и формирования отчетности уменьшается до 1,5 часа. На предприятии с численностью работников до 1000 человек и незначительным количеством видов расчетов на одного работника формирование начислений и отчетности занимает до 30 минут.

Исследовав вопрос автоматизации аналитических работ и процедур бухгалтерского учета в Управлении образования г. Ялта, можно сделать вывод, что автоматизированная система для расчета сумм начислений в фонды социального страхования значительно облегчает работу бухгалтера. Она быстро и правильно рассчитывает начисления в фонды социального страхования, исключает возможность ошибок, которые могли бы возникнуть при ручном расчете. Система довольно, чувствительна к изменениям в законодательстве, отличается простотой, а также универсальна, поскольку ее можно использовать для предприятий разных видов деятельности и разных форм собственности.

Применение автоматизированных систем усиливает функцию контроля правильности, законности, а иногда и экономической целесообразности бухгалтерских операций (записей), не повышая трудоемкости ведения учета. Это достигается путем предварительного программирования соответствующих проверочных нормативов и алгоритмов. При этом автоматизированная информационная система обеспечивает беспрерывный контроль, как составления документов, так и текущих учетных записей. Такой подход обусловлен тем, что компьютерная система бухгалтерского учета имеет свою внутреннюю структуру и устроенные алгоритмы, навязывает бухгалтеру правила учета и схему документооборота, заданные ответственными лицами и зафиксированные в структуре системы. Практический результат для предприятия - уменьшение вероятности ошибок как из-за неграмотности или случайной ошибки бухгалтера, так и из-за вредительства.

Исследовав третий раздел дипломной работы можно сделать вывод, что важнейшими предпосылками действенности внутреннего контроля в части оценки качества бухгалтерского учета и отчетности являются:

· наличие стандартов внутреннего контроля;

· четкое соблюдение ревизорами Кодекса профессиональной этики;

· высокий квалификационный уровень ревизоров;

· эффективная система контроля.

Следовательно, качество системы бухгалтерского учета положено в основу формирования информационного обеспечения внутреннего контроля и рассматривается как объект его оценки. Система бухгалтерского учета формирует информацию, которая удовлетворяет потребности широкого круга заинтересованных пользователей. При этом определение степени доверия к такой информации осуществляется путем внутреннего контроля в учреждении.

Немаловажную роль в качестве бухгалтерского учета и отчетности играет и автоматизация учета.

Тем не менее, исследованию вопросов облегчения учета начислений в фонды социального страхования, прежде всего путем применения современных информационных технологий, уделяется недостаточно внимания. Существует ряд проблем, которые возникают при учете расчетов по социальному страхованию:

- одной из главных проблем, является определение фонда оплаты труда;

- второй проблемой, является изменение процентных ставок, которыми облагается фонд оплаты труда;

- третьей проблемой, являются виды расчетов, начисленные за расчетные периоды, которые отличаются от предыдущего.

Для облегчения работы бухгалтеров применяются программы автоматизированного учета. В исследуемом учреждении применяется автоматизированная программа «Парус».

При анализе деятельности были выявлены положительные стороны, такие как:

· доходы общего и специального фондов увеличились соответственно на 69,1% и 70,9%;

· увеличилось поступление средств из общего фонда бюджета на содержание учреждения:

- приобретение материалов и оплата других расходов – на 58%;

- оплата коммунальных услуг – на 69,3%;

· субсидии и текущие трансферты – на 3384,2 тыс. грн.;

· уменьшилась кредиторская задолженность по страхованию на 3,6 тыс. грн. или на 40%.

В тоже время, в деятельности учреждения имеются и отрицательные моменты, такие как:

· результат выполнения сметы по общему фонду имеет отрицательное значение, а это значит, что учреждение недофинансировано в соответствии со сметными показателями;

· результат выполнения сметы по специальному фонду – произошло сокращение поступления средств по сравнению с 2006 годом на 117,8 тыс. грн., что также отрицательно влияет на деятельность учреждения.

Проведя анализ деятельности Управления образования г. Ялта и в частности учет расчетов по социальному страхованию, можно сказать, что из-за недостаточности получения средств из общего фонда бюджета, учреждение направляет собственные средства (спец. Фонд) на погашение задолженности по социальному страхованию; оплату коммунальных услуг, реализацию отдельных программ, капитальные расходы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Усовершенствование системы эффективного управления средствами государственного бюджета и процедур предварительного контроля за их расходованием, разработка новой политики бухгалтерского контроля и отчётности, чёткое определение и распределение функций между участниками бюджетного процесса, создание единого комплекса технических и программных средств информационной системы Государственного казначейства, являются основными направлениями реализации поставленных задач.

Проблема недостаточности сметных ассигнований на содержание бюджетных учреждений, возникающая перед государством сегодня, является результатом их перераспределения вместо управления ими, как это принято во всём мире, что обеспечивает осуществление расходов в пределах, предусмотренных реальным бюджетом.

Учёт и контроль бюджетных средств, и учёта внебюджетных средств, отнесённых к специальному фонду Государственного бюджета – эта проблема в настоящее время очень актуальна. От правильного учёта доходов и расходов бюджетных средств, строгого контроля за целевым и эффективным использованием зависит состояние Государственного бюджета Украины.

Принятие Бюджетного Кодекса Украины стало началом реформы межбюджетных отношений и фискальной децентрализации. Среди многих усовершенствований следует отметить установление формульного подхода выделений межбюджетных трансфертов, который влияет на повышение прозрачности и объективности бюджетного процесса.

Бюджетным Кодексом Украины регулируются отношения, которые возникают в процессе составления, рассмотрения, утверждения, исполнения бюджетов и рассмотрение отчётов об их исполнении, а также контроля за исполнением Государственного бюджета Украины и местных бюджетов.

Бюджетный Кодекс Украины определяет необходимость разделения доходов и расходов на общий и специальный фонды, а также на текущий и капитальные. При этом бюджет развития местных бюджетов является составной частью специального фонда.

Существует проблема недостачи собственных средств местных органов власти. Недостаточное поступление средств в их бюджеты в значительной степени покрывается перераспределением доходов вышестоящими органами власти (Верховная Рада, областные, городские Советы народных депутатов). Это находит свое отражение в установлении нормативов отчисления средств от регулирующих источников доходов в бюджеты соответствующих уровней и представлении им дотаций. При этом руководствуются уровнем социально-экономического развития конкретной административной единицы и объемом расходов на поддержание нормального функционирования местного хозяйства.

Для того чтобы увеличить поступление денежных средств специального фонда в Управлении образования г. Ялта предлагаю не столько расширять арендные операции, сколько различные виды услуг. Например: создание платных секций, кружков; оказание платных лингвистических услуг; платных летних площадок на базах общеобразовательных школ и др.

С Государственного бюджета Украины в местные бюджеты может передаваться часть доходов в виде процентных отчислений от общегосударственных налогов, сборов и обязательных платежей, которые действуют на данной территории, или дотаций и субсидий. Размер этих отчислений утверждает Верховная Рада Украины в Законе о Государственном бюджете Украины на текущий год с учетом экономического, социального, природного и экологического состояния соответствующих территорий.

Процентные отчисления отдельных видов доходов в рамках, определенных законами Украины, утверждаются:

- в бюджеты районов и городов областного подчинения - областными
Советами народных депутатов;

- в бюджеты городов, поселковых и сельских бюджетов - районными и
городскими (города областного подчинения) Советами народных депутатов;

- в городские бюджеты - городскими Советами народных депутатов.

Порядок и условия предоставления и использования дотаций и субвенций из Государственного бюджета Украины и местных бюджетов утверждается Верховной Радой Украины.

Управление образования исполнительного Совета г. Ялта ведет свою деятельность в соответствии с Положением организации, нормативных и законодательных актов, приказа об учетной политике.

Главным бухгалтером управления образования разработан график документооборота, который регулирует поступление первичной документации в бухгалтерию для дальнейшей обработки. Таким образом, документооборот имеет постоянный и непрерывный характер.

Учет расчетов по социальному страхованию ведется в соответствии с законодательными и нормативными документами.

Что касается автоматизации бухгалтерского учета в Управлении образования, то несомненными достоинствами информационной системы автоматизации бухгалтерского учета с применением программы «Парус» в бюджетных учреждениях является:

· простота в работе;

· настройка на стандарты ведения бухгалтерского учета;

· автоматизация формирования бухгалтерских проводок и отчетности;

· простая и быстрая настройка системы на соответствие отчетности законодательным актам.

Также, судя по тому, с какой скоростью происходят различные изменения в требованиях к предоставляемой отчетности, то, пожалуй, только электронные носители способны хранить данную информацию в полном порядке.