Пользование услугами сотовой связи и сетью Интернет

Одним из возможных способов снижения общехозяйственных расходов является регулирование телефонных разговоров, а также регистрация пользователей сети Интернет.

Данное предложение связано с тем, что:

1) плата за данный вид услуг возросла на 6 631 тыс. р. с 34 820 тыс. р. до 41 454 тыс. р.;

2) постепенная компьютеризация отделов предприятия, которая еще больше увеличит данные расходы, если не принять меры по регулированию пользователей;

3) из общей суммы за 2008 г. 24 312 тыс. р., или 58% - это плата за мобильную связь.

Для решения производственных вопросов руководством (директор, заместитель директора, служба безопасности) и работниками предприятия используется мобильная связь и сеть Internet. Однако, разговоры по мобильной связи и пользование сети Internet не всегда связаны с производственными нуждами.

Текущие расходы организации по пользованию услугами сотовой телефонной связи включаются в себестоимость продукции как услуги связи (подпункт 3.13.11 Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденных Министерством экономики Республики Беларусь, Министерством финансов Республики Беларусь и Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 октября 2008 г. № 210/161/151, (далее — Основные положения).

Чтобы отнести плату за услуги связи на себестоимость продукции (работ, услуг), нужно документально подтвердить, что эти расходы носят производственный характер (подпункт 2.2 Основных положений).

Согласно статье девять Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

Звонки с мобильного телефона можно оправдать, определив в трудовом договоре возможность выполнения части функций на дому. Если сотрудник привлечен к работе в выходной или праздничный день в порядке, установленном статьей 121 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК), затраты на телефонные переговоры в эти дни также можно включать в расходы.

Другой вопрос использования сотовой связи. Сам телефонный аппарат может быть приобретен организацией, взят в аренду у работника или предоставлен им по соглашению с работодателем об использовании личного имущества в служебных целях. Услуги сотовой связи только в том случае можно отнести к расходам, если они относятся к деятельности, направленной на получение дохода. Их размер должен быть экономически обоснован и подтвержден документами, оформленными в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Разговоры в нерабочее время организации (ночное время, выходные дни), связанные с производственными вопросами, относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), издержки обращения товаров, если штатным расписанием или коллективным (трудовым) договором предусмотрены условия работы работника с ненормированным рабочим днем. Решить эту проблему можно, если установить сотрудникам, которые звонят в неурочное время, гибкий рабочий график. В таком случае, в силу статьи 128 ТК, начало, окончание или общая продолжительность трудового дня определяются по соглашению сторон. Предприятие обеспечивает отработку сотрудником суммарного количества часов в течение соответствующих учетных периодов (дня, недели, месяца и т. д.).

Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи и сокращения непроизводственных затрат предлагается:

- составить утвержденный руководителем организации перечень дол-жностей работников, которым в силу исполняемых обязанностей необходимо пользоваться сотовой связью;

- заключить договор с оператором на оказание услуг связи и предоставление ежемесячных детализированных счетов оператора связи по оплате телефонных разговоров и пользования сетью Internet;

- вести журналы регистрации пользователей сети Интернет, что также будет сдерживать несанкционированное пользование данной услугой.

При этом критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться следующее. В установленных в должностной инструкции обязанностях надо четко прописать, что работник имеет право использовать сотовый телефон в служебных целях. [16, с. 30]

Также организация может установить для сотрудников лимит расходов на использование сотовой связи. Его превышение работник будет возмещать за счет собственных средств.

Предложенные меры позволяют снизить данные расходы приблизительно на 10%, и экономия составит 4,1 млн. р.

Рассчитаем процент снижения общехозяйственных расходов, за базу возьмем общепроизводственные и общехозяйственные расходы 2008 г., равные 9 895 млн. р. и 11 170 млн. р. соответственно, расчёт произведём по формуле

Рассчитаем процент снижения себестоимости продукции, за базу возьмем себестоимость реализованной продукции 2008 г., равная 62 310 тыс. р., расчёт произведём по формуле

Внедрение предложенных мероприятий позволит предприятию снизить себестоимость продукции на 0,01%, или на 623 100 р.

Если мобильный телефон работника или его телефонный номер используется в служебных целях, сотрудник должен получать за это компенсацию (статья 306 ТК), размер которой определяется соглашением сторон. В этом соглашении следует акцентировать внимание на том, что переговоры ведутся для выполнения служебных обязанностей и признаются расходами в пределах установленного сторонами лимита.

Особенно оправданна компенсация расходов на мобильную связь работникам, имеющим разъездной характер работ и использующим собственный сотовый телефон на благо предприятия. При этом в предприятии должны храниться документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности человека на телефон, а также документы, подтверждающие расходы на переговоры в рабочих целях.