Лекция: Технотронные архивы

Цель лекции: основная задача лекции — формирование у студентов представления о сложности и глубине процессов, связанных с созданием архивов нового типа, имеющих действительно принципиальные отличия в структуре, функционировании и организации работы с документами от современных действующих архивов.

Лекция подготовлена на основе научных докладов, статей и сообщений американских архивистов, проводивших исследования в области обеспечения сохранности электронных документов в конце 1990-х годов. В лекции изложены основные направления исследований архивов в области сохранения электронных документов и создания полноценных архивов для долговременного хранения электронных документов и обеспечения к ним свободного доступа пользователей. Более широко вопрос о создании технотронных архивов, например, архивов микроформ, аудиовизуальных документов, в лекции не затрагивается.

Электронные документы

Понятие «технотронные архивы» появилось сравнительно недавно и не получило еще широкого распространения. Сегодня под технотронными архивами подразумеваются скорее не специализированные архивохранилища, а способы организации хранения и использования документов, созданных на нетрадиционных носителях, и, в первую очередь, вновь созданных электронных документов и документов, полученных при оцифровании уже имеющихся архивных документов.

Очень часто понятие «технотронные архивы» отождествляется с понятием «электронные архивы», хотя к технотронным архивам можно отнести и архивы аудиовизуальных документов.

Технотронные (электронные архивы) реально существуют сегодня только в виде архивированной электронной информации, то есть процесс архивирования рассматривается как создание электронного архива.

Наиболее интересные разработки в области архивирования электронных документов сделаны в Соединенных Штатах, Канаде и Австралии. Особого внимания заслуживают работы профессора Вашингтонского университета (США) Чарльза Доллара и, в частности, его монография «Доказательность электронных документов: стратегия долговременного доступа» (Authentic Electronic Records: Long-Term Access Strategies, 1999), в которой определяются основные принципы электронного архивирования как способа сохранения электронных документов (ЭД) и обеспечения доступа к ним на протяжении значительного временного периода.

Первая и основная сложность, которую привносят в деятельность архивов электронные документы, состоит в удостоверении подлинности электронных документов (ЭД). Архивы собирают доказательность, а не сведения или информацию, другими словами, каждый архивный документ должен обладать юридической силой. Для документов на бумажном носителе за столетия создана четкая и стройная система удостоверения подлинности документа, то есть в данном случае документ обладает доказательностью. С документами на иных носителях дело обстоит сложнее, особенно с ЭД, которые «не видны, не слышны и не осязаемы» для человека. Электронные документы располагаются на «жестком» диске (винчестере), дискете, оптическом диске в виде сочетания определенных символов, недоступных органам восприятия человека, и появляющиеся на мониторе компьютера в преобразованном виде. Естественно, что такая ситуация с документами-«невидимками» заставляет архивистов, юристов, пользователей задавать вопрос о подтверждении достоверности документа и сохранении этой достоверности во времени и пространстве.

Дэвид Бирман, один из крупнейших специалистов в области ЭД, считает доказательность документа той чертой, которая отличает ЭД от электронной информации. Например, с точки зрения Д. Бирмана, вся информация «вращающаяся» в Интернет не является ЭД, поскольку не обладает юридической силой и доказательностью. Доказательность ЭД, по мнению Д. Бирмана, является неким соединением сведений (т. е. записи слов, чисел, образов, звуков), структуры (то есть взаимоотношений между этими сведениями) и контекста (то есть взаимосвязи между документом и функцией или деятельностью, в результате которой документ был создан). Таким образом, документ – это всегда продукт деловой деятельности.

К такому же выводу, по существу, пришла и Лючана Дуранти, преподаватель университета Британской Колумбии (Канада), которая ввела в научный оборот понятие «архивная связь» или «архивное звено» (archival bond). В определении ЭД, данного Л. Дуранти, помимо компонента «контекст» существует еще компонент «архивные связи», который обозначает «историю действия документа». Таким образом, по мнению      Л. Дуранти, может иметь любой контекст, например, контекст происхождения (где и как создан документ), но он имеет и некую историю «своей жизни» (кто и как использовал документ, когда копировался, как часто использовался).

Таким образом, электронный документ – не только сведения о чем-либо, но и сведения о самом документе (когда был создан, когда копировался, когда представлялся для пользования), без такого «окружения» первоначальных сведений не существует электронного документа. Электронный документ состоит из данных и метаданных, которые и являются средством удостоверения документа, то есть его доказательностью.

Метаданные – это структурированные данные о данных. Метаданные появляются «автоматически» при создании документа: время и место создания документа, код и прочее. При перезаписи документа с одного носителя на другой появляются новые метаданные. Они также отличают один вариант документа от другого, если в документ вносятся изменения. Таким образом, метаданные всегда сопровождают документ. «Ответственность» за метаданные «несет» программное обеспечение ЭВМ и вмешательство человека, практически, невозможно. Именно это обстоятельство вызывает недоверие архивистов, поскольку, с их точки зрения, ЭВМ проконтролировать нельзя.

Метаданные, как и данные, должны сохраняться во времени и пространстве при перемещении ЭД из одной программы в другую (т. е. при смене программного обеспечения и типа ЭВМ), при перезаписи ЭД, при переносе его на другой носитель и т.д. При этом метаданные должны определяться новым программным обеспечением и быть доступными для новых технических средств. Именно для определения («улавливания») метаданных и сохранения их во времени должны существовать особые системы хранения ЭД, «документосберегающие системы» (recordkeeping systems).

Ни «жесткий» диск компьютера, ни оптический диск сами по себе не имеют таких систем определения и хранения, а, следовательно, не пригодны для хранения электронных документов, а могут хранить лишь информацию. Именно о хранении электронных документов в особых «документосберегающих» системах и ведет речь Ч. Доллар в своих работах. На сегодняшний день такие системы существую в теории или действуют в рамках отдельных исследовательских проектов, то есть на практике их действие ограничено. В практике работы с документами встречается понятие «архивирование» (или «электронное архивирование» как говорит Ч. Доллар). Именно с помощью функции «архивирование» делаются первые попытки сохранить сведения и информацию об этих сведениях (метаданные). В процессе «архивирования» документа программа фиксирует время; «разархивирование» документа также отмечается программой, то есть «улавливается» доступ к ЭД. Но данная программа на практике еще не «отработана», так как она не гарантирует от изменений документа при передаче информации во времени и пространстве, утраты информации при новом воспроизведении электронных документов в новом программном обеспечении, а также намеренного уничтожения ЭД.

Ч. Доллар рассматривает возможность создания таких программ или систем электронного архивирования, которые позволяют гарантировать сохранение ЭД в первоначальном виде и обеспечение доступа к ним на протяжении длительного времени. Для электронных документов речь не может идти о вечном хранении, поскольку при любой миграции (то есть передаче документа во времени и пространстве) часть информации объективно утрачивается из-за применения новых технологических средств и оборудования.