Управление архивами в Соединенных Штатах Америки

Система управления архивами в США является, в целом, децентрализованной. К вопросам архивного управления относятся проблемы архивного законодательства, финансирования, планирования, организации деятельности, развития отношений с общественностью и обеспеченности кадрами.

Сеть архивов представлена различными типами и видами архивов: государственные, общественные, предпринимательские, муниципальные, церковные, частные. Государственные архивы представлены Национальным архивом США и государственными архивами штатов и эта группа не превалирует над остальными.

На образованный в 1934 году Национальный архив возложены функции хранения документов, создаваемых в федеральных министерствах и ведомствах. Он осуществляет также научно–методическое руководство государственными архивами, все его предложения для государственных архивов носят рекомендательный характер. Государственные архивы, в свою очередь, хранят документы государственных учреждений, расположенных на территории штатов, в первую очередь, документы губернаторов и правительств штатов. Большую часть таких документов составляют документы о прохождении государственной службы.

Значительную группу составляют предпринимательские архивы или бизнес–архивы, то есть архивы банков, фирм, предприятий. На бизнес–архивы возлагается задача хранения документов конкретного учреждения или предприятия как для решения оперативных задач, так и для «сохранения истории» учреждения или предприятия.

Муниципальные архивы представляют самостоятельную и весьма многочисленную группу архивов. Каждый муниципалитет имеет свой архив, в который передаются документы самого муниципалитета и муниципальных учреждений и организаций. Например, каждое муниципальное образование имеет архив со специально построенным зданием и штатом работников    (не менее 5 человек).

На протяжении десятилетий архивы поддерживались местной властью, что привело не только к появлению муниципальных архивов, но и к общему пониманию ценности архивной информации. В 1842 году первый Президент Техасской республики Сэм Хьюстон заявил, что «разрушение национальных архивов нанесло бы прямой вред всему народу Техаса». Такое же отношение к архивам сохраняется и сегодня.

Архивы общественных организаций, университетские, церковные и другие архивы полностью независимы от Национального архива и подчиняются непосредственно создавшей их организации: университету, историческому обществу или частной фирме. Объединяющую роль при наличии значительного числа самых разных архивов играют в США общенациональное архивное законодательство, которое обеспечивает правовую основу для функционирования архивов всех типов, и Общество американских архивистов, которое обеспечивает методическую основу деятельности архивов.

В Соединенных Штатах четко выделяются три уровня архивного законодательства:

· федеральный (федеральные законодательные акты);

· региональный (законы штата об архивах);

· местный (правила работы конкретного архива).

Федеральные акты декларируют основные стандарты действий архивных учреждений. Законы об архивном деле, принимаемые в штатах, расширяют и детализируют положения федеральных законов, как правило, они более конкретны по сравнению с федеральными актами. Правила работы архива регламентируют его практическую деятельность в соответствии с общим и местным законодательством.

Основной задачей Общества американских архивистов, созданного в 1935 году, остается обсуждение профессиональных проблем и информирование общественности об архивных документах. Общество архивистов играет роль единого организационно–методического центра в выработке общих теоретических и методических положений и направлений в деятельности архивов всех типов, издании профессиональной литературы, в том числе методической, обмене мнениями и опытом на общенациональных конференциях, подготовке профессиональных кадров для архивов и т.д. Общество американских архивистов имеет отделения в каждом штате, в ряде университетов созданы студенческие секции Общества, допускается индивидуальное и групповое членство.

Управление архивами, то есть организация процесса деятельности архивов, включает решение проблем планирования (прогнозирование), отчетности, финансирования, приобретения оборудования, внедрения новых технологий, установления взаимоотношений с общественностью. Как правило, любой администратор готовит официальное положение, которое содержит изложение целей, задач, функций архива, его прав и обязанностей, то есть свободный устав архива. Положения меняются через определенное время при смене приоритетов или руководства. Главным в искусстве управления признается умение предвидеть каким будет архив через год, пять, десять лет, поэтому большое внимание уделяется прогнозированию и разработке долгосрочных программ развития архива.

Планирование начинается с анализа последних достижений в деятельности архива. Обычно составляются долгосрочные программы развития архива по основным направлениям его работы на срок от трех до пяти лет. Программа определяет ближайшие и долговременные цели и задачи, перечень действий, положительные результаты, получаемые в процессе ее реализации. Программы должны легко адаптироваться к изменению условий деятельности архива.

В отчетах дается описание (или перечисление) действий архива, достижений и проблем, требующих решения, то есть проводится анализ деятельности архива в короткий промежуток времени. В конце года составляется письменный отчет, включающий статистический анализ.

В поисках источников финансирования архивы достаточно свободны. В каждом архиве существует два вида бюджета: прямой и программный. Прямой бюджет – традиционный бюджет, в соответствии с которым архиву выделяются средства создателем архива (правительство штата, университет, церковь, фирма). Программный бюджет является дополнительным и предполагает получение средств под определенную программу. Программный бюджет объективно отражает приоритеты архива.

Активно используется спонсорская поддержка; архивы определяют потенциальных спонсоров и стремятся знакомить их со своими планами, направлять описание программ, приглашать на выставки или просто отсылать печатную продукцию архива. Государственные архивы прибегают к спонсорской помощи реже, чем архивы общественных организаций. Широко распространена практика получения грантов.

В процессе управления архивами особо выделяется проблема обеспечения архивов оборудованием и внедрения новых технологий. Оснащение архивов проводится в соответствии со стандартами: стандарт на здание, стандарт размещения архивных служб, стандарт на оборудование и прочие. Следует заметить, что в Соединенных Штатах стандартизация распространена во всех сферах производства. Использование стандартов в области архивного дела и делопроизводства позволяет сохранить единообразие в действиях архивов в условиях их относительной самостоятельности.

Важную часть управленческих проблем составляют проблемы взаимоотношений архива с обществом, в первую очередь, с пользователями архивной информации. Каждый архив готовит специальную программу, основная цель которой — информирование общественности о порядке доступа к архивной информации. При разработке программы важно создать имидж архива, обосновать необходимость тех или иных действий архива, а также знать точку зрения пользователя. С этой целью проводится тестирование и анкетирование посетителей и фондообразователей, для привлечения внимания к архиву публикуются его годовые отчеты, которые направляются потенциальным пользователям и фондообразователям.

Культура управления связана, в основном, с проблемой стиля руководства: коллегиальный или авторитарный стиль. Для архивов наиболее удачным является коллегиальный стиль, когда в ходе обсуждения коллектив понимает личные и профессиональные мотивы того или иного решения руководства.

Управление людьми – одно из основных слагаемых процесса управления. Для руководителя важнее предотвратить проблемы, чем их решить, работа с коллективом и заключается в создании такого климата, при котором каждый находит удовольствие в своей работе.

Управление кадрами включает решение таких проблем как подбор кадров, установление квалификационных требований, сохранение профессионалов, создание условий и оплата труда. Структура и штатное расписание любого архива строится исходя из функции архива, приоритетов в деятельности и объемов финансирования.

Государственные архивы штатов имеют разную структуру и штатную численность, но, как правило, численность специалистов варьируется в пределах двадцати человек. Обычно штат архива состоит из специалистов и обслуживающего персонала. Специалисты делятся на высшую и низшую категорию. Обе категории предполагают наличие высшего образования (минимум колледж), однако высшая категория научных сотрудников предполагает специализацию в определенной области архивоведения, стаж работы и получение степени магистра. Для получения степени магистра или доктора необходимо дополнительное двухгодичное образование.

Особенностью североамериканских архивов в решении кадровых проблем является то, что в штате любого архива есть постоянные и временные сотрудники, число последних зависит от решаемых задач и финансовой базы архива. Временные сотрудники, как правило, заняты на службе неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, чаще всего это – студенты, подрабатывающие в каникулы. Особую роль в управлении кадрами играют рабочие совещания коллектива, являющиеся одной из форм общения архивистов и обсуждения проблем. Чаще всего рабочие собрания носят регулярный характер: проходят ежедневно или еженедельно, тему встречи и регламент собрания рекомендуется определять заранее.

Архивная система США базируется на мощной правовой базе, которая позволяет избежать распада системы на отдельные составные части — архивы. Несмотря на многообразие типов архивов и отсутствия понятия архивная отрасль архивная система США функционирует как единое целое благодаря неукоснительному соблюдению законодательства об архивах и выработке единых методических решений крупных проблем.

Литература:

1. Берк Фрэнк. Национальный архив и управление документацией в США // Советские архивы. –1988. –№ 3.

2. Быкова Л.А., Леонтьева О.Г. Организация доступа к архивным документам в США // Отечественные архивы. –1998. –№ 6.

3. Каптелов Б.И. Федеральная архивная служба США // Советские архивы. –1977. –№ 4.

4. Карапетянц И.В. Бизнес – архивы в США // Отечественные архивы. –1996. –№ 2.

5. Коробочкина Т.С. Федеральные центры документации США. История, современный опыт // Отечественные архивы. –1992. –№ 6.

6. Леонтьева О.Г. Работа архивистов с электронными документами и технологиями: зарубежный опыт // Отечественные архивы. –2000. –№ 3.

7. Леонтьева О.Г. О комплектовании американских архивов: опыт работы штата Техас // Отечественные архивы. –2000. –№ 5.

8. Леонтьева О.Г. Стандарты описания архивных документов в автоматизированных системах: опыт Соединенных Штатов // Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота. Доклады и сообщения на девятой Международной научно–практической конференции 5–6 декабря 2002 г. –М.: ВНИИДАД, 2003.

9. Старостин Е.В., Кабочкина Т.С. Президентские библиотеки в системе архивной службы США // Советские архивы. –1978. –№ 6.