Архивы в едином информационном пространстве: организация и использование архивной информации

 

Проблема доступа к архивной информации остается в центре внимания общества и государства, историков и архивистов, профессионалов и любителей. Проблема эта – многогранна, она затрагивает целый спектр вопросов: от определения порядка выдачи документов в читальный зал до установления права гражданина на получение информации. Важно и то, что ее решение зависит от многочисленных внешних факторов: начиная с политики государства в сфере архивного строительства, выражающейся в принятии законов и правил, и заканчивая взглядами и пристрастиями архивистов, реализующих эти законы на практике.

Весьма бурно и остро эта проблема обсуждается и в России. В первую очередь российские архивисты рассматривают правовые вопросы: кто имеет право доступа, к каким документам и на каких условиях. Негативным в данной ситуации является то, что зачастую эти вопросы признаются единственными в проблеме доступа: мол, решить их, и все права пользователей будут защищены. К сожалению, такое узкое видение проблемы не только задерживает ее решение, но и ведет, в ряде случаев, к нарушению прав пользователя. Например, все усилия архивистов по обеспечению доступа к информации законодательным путем будут сведены к нулю, если в архиве имеется большой объем неописанных дел или информационно–поисковые системы созданы некачественно. В связи с этим американские архивисты в проблеме доступа традиционно выделяют три аспекта: правовой, интеллектуальный и физический.

Правовой доступ устанавливает кто и на каких условиях может пользоваться архивной информацией. В целом, он определяется общей политикой доступа к информации в государстве, которая строится на трех принципах: право знать (или право на получение информации), защита конфиденциальной информации и равенство доступа к информации.

Интеллектуальный доступ предполагает необходимость соответствующей организации материалов в архивах посредством их классификации и описания, осуществляется через информационно–поисковые системы и информационно–справочную службу архивов. Компонентами интеллектуального доступа являются возможность поиска, понимание пути исследования и обучение пользователей архивной информацией через читальный зал и общественные программы.

Под физическим доступом понимается обеспечение возможности изучения документов посредством организации работы читального зала и копирования документов.

Правовой доступ к архивной информации. Правовой доступ поддерживается действующим национальным архивным законодательством. В основе всех законодательных актов лежит то, что политика доступа является открытой, то есть должна быть известна всем: архивистам, фондообразователям, пользователям. Уже с момента приема документов на хранение архивисты должны четко представлять себе основные элементы политики доступа: категория пользователей, ограничения доступа, интеллектуальный доступ, платные услуги, условия использования, копирайт, организация ответов на запросы пользователей, выдача дел во временное пользование и т.д.

Несмотря на широкую декларацию «права знать», существуют случаи ограничения доступа к информации: общество имеет право на информацию о действиях правительства, но не имеет права на информацию о частной жизни. Секретные документы, получившие такой статус в соответствии с законами о государственной тайне, могут находиться не во всех категориях архивов. В России документы, содержащие государственную тайну, могут поступать в федеральные и региональные (государственные) архивы, в Соединенных Штатах — только в федеральные архивы. Т. Шелленбергом еще в 1950-е годы перечислены документы, информацию которых целесообразно засекретить (это, как правило, документы военных и дипломатических ведомств).

В российской нормативной практике к документам ограниченного доступа отнесены документы, содержащие информацию об имущественных правах, здоровье, частной жизни граждан, а также информация, содержащая коммерческую тайну.

Американское федеральное законодательство определяет несколько групп информации ограниченного доступа:

· частная информация (медицинские карты, информация, предоставленная клиентами врачу, адвокату, священнику);

· бизнес–информация (информация о договорах, сделках частных компаний, предоставленная в правительственные органы);

· личные дела служащих;

· информация о проведении расследований, в том числе служебных;

· информация, ограничения доступа к которой введены законодательными актами или другими документами, имеющими юридическую силу.

Ограничения на использование может установить фондообразователь при передаче документов на хранение в архив. Такого рода ограничения обычно оговариваются в актах дарения, завещаниях и пр. В архивах доступ к таким документам может быть ограничен не только юридическими документами, но и реальными мерами: опечатывание коробок с делами, закрытие фонда для использования и т.д. Срок, на который опечатывается или закрывается фонд, устанавливается фондообразователем.

Документы государственных учреждений, содержащие информацию личного (частного) характера, обычно становятся доступными для исследования через 75 лет.

Помимо прямого закрытия доступа к документам, ограничения в доступе могут вводиться посредством установления контроля за публикацией документов и порядка согласования запросов на выдачу дел с фондообразователем. Архив имеет право вмешиваться в процесс установления ограничений, например, может принять решение о закрытии части документов для исследования или настоять на открытии документов для пользователей. В обязанности архивиста входит контроль за установлением ограничений доступа к информации, информирование пользователя об ограничениях, определение информации, которая не может быть доступна пользователям в определенный период. В тоже время за пользователем сохраняется право опротестовать решение архива об отказе в доступе к информации, в Соединенных Штатах пользователь может обратиться в судебные органы, российское законодательство также предусматривает такую возможность, но на практике подобных случаев не наблюдалось.

В Соединенных Штатах не пользователь доказывает, что ему нужна информация, а архив доказывает свое право ограничить доступ к информации. Такое положение разнится с российской практикой, при которой пользователь обязан объяснить цели своего запроса, точно указать тему и оставаться в ее рамках на протяжении всего исследования.

Физический доступ к архивной информации. Физический доступ к архивным документам неразрывно связан с вопросами обеспечения сохранности документов.

Обеспечение сохранности – это одно из основных направлений деятельности архивов в любой стране. Отличия состоят в средствах достижения цели, например, в Российской Федерации речь идет, прежде всего, об охране документов (режим хранения, условия хранения и т.д.). Вопросы сохранности документов при выдаче дел в читальные залы решаются в практике работы российских архивов посредством подшивки и нумерации листов, ограничения количества дел, выдаваемых одному пользователю, проверки дел после возвращения дел.

Девиз архивистов США без преувеличения может быть следующим: «сохранить используя». Невозможно представить, чтобы в Америке с трибуны национального форума прозвучало: «чем меньше мы используем документ, тем в лучшей сохранности он находится», хотя это – правда. Все усилия американских архивистов направлены на то, чтобы нанести документу как можно меньше вреда при его использовании.

В последнее время в США очень четко прослеживается тенденция к сохранению документа в его первоначальной форме или первоначальном состоянии, а не исправление повреждений, нанесенных временем. Это относится, в первую очередь, к работе лабораторий. Давно забыты не только ламинирование документов, их подклейка и восстановление переплета, но дела даже не подшиваются.

Для решения вопросов обеспечения сохранности документов необязательно приобретать дорогостоящее оборудование, хотя такое имеется в архивах США и европейских государств. Например, в Нидерландах документы большого формата (карты, плакаты) голландские архивисты хранят на кронштейнах. Это – достаточно дешевый и эффективный способ хранения и, главное, место в хранилище «экономится». Редкие и особо ценные документы хранятся в архивах Нидерландов в специальных сейфах, которые представляют собой металлические шкафы – комоды с большим количеством узких металлических ящиков (полок), на которых документы располагаются в горизонтальном положении. В США карты хранятся только в развернутом состоянии и, как правило, в горизонтальном положении (на стеллажах или в специальных шкафах). В калифорнийских архивах (США) особо ценные документы помещаются в обыкновенные полиэтиленовые папочки, в которые имеется доступ воздуха, а для освещения межстеллажного пространства используются отдельные выключатели: каждый стеллаж имеет собственный выключатель. 

Особого внимания в целях физического сохранения документов требует организация их выдачи в читальный зал. В практике Соединенных Штатов документы из архивохранилищ выдаются только в читальный зал: любой сотрудник архива может работать с документами только в читальном зале, если это не связано с выполнением его прямых обязанностей. Исключение составляет описание документов и подготовка выставок – для выполнения этой работы требуется специальное рабочее помещение. В российских архивах допускается выдача архивных документов из архивохранилищ в рабочие кабинеты архивистов.

Регистрация посетителей в американских и российских архивах организована различно. В Соединенных Штатах проводится ежедневная регистрация посетителей, то есть производится регистрация посещений (как в библиотеках). В России пользователь проходит регистрацию один раз в год, а ежедневные посещения архива пользователь отмечаются в журнале регистрации посетителем собственноручно.

Интересно, что в США вход в читальный зал разрешается только с карандашом или /и компьютером. Бумага выдается в читальном зале (как правило, цветная, а не белая, таким образом можно отличить документ от копии). Дела выдаются коробками, но в читальных залах имеются камеры наблюдения. Кроме того, в читальном зале обязательно присутствует работник архива, который может потребовать разложить дела на рабочем столе исследователя таким образом, чтобы было видно чем он занимается.

Для избежания повреждений документов при их просмотре архивы имеют подставки под большеформатные и объемные дела. В Соединенных Штатах исследователь обязательно инструктируется о порядке работы с большеформатными и многостраничными делами (как раскрывать дело, как переворачивать страницы и т.д.).

В российских архивах исследователь может получить в день определенное количество дел (15–20), не более того. В американских архивах новая партия дел выдаются после возвращения полученной.

Как правило, в архивах, документы проверяются до и после выдачи пользователям, но современные размеры коллекций не всегда позволяют это сделать.

При обнаружении порчи или кражи документов архивисты пытаются анализировать мотивы кражи или порчи. Любой документ может быть потенциальным объектом кражи, независимо от стоимости документа.

Одним из средств борьбы с кражами и повреждениями документов американские архивисты считают предоставление возможности широкого копирования архивных документов. Копирование очень популярно в США, хотя признается, что ультрафиолетовый свет разрушает бумагу. Может быть поэтому особое внимание уделяется созданию фонда пользования, особенно актуально это для фотодокументов. Архивисты стараются меньше обращаться к оригиналам документов: даже контрольные отпечатки делают размером 9х12, чтобы исследователь в некоторых случаях мог использовать информацию каталога. В США микрофильм, например, рассматривается как подлинник документа. Правила копирования документов разрабатываются каждым архивом самостоятельно с учетом общенациональных требований. Вопросы копирования архивных документов входят в блок вопросов об обеспечении доступа к архивной информации.

Интеллектуальный доступ к архивной информации.Интеллектуальный доступ, традиционно связанный с созданием научно–справочного аппарата (НСА), приобретает в настоящее время особое звучание: при возрастающем объеме информации необходимо сократить время поиска нужной информации. Решение этой основной для архивов проблемы достигается созданием поисковых систем. Информационно–поисковые системы (или система научно–справочного аппарата) включают ряд взаимосвязанных архивных справочников: путеводители, описи, каталоги, указатели, перечни документов и обзоры. Справочники существуют в трех формах — листовая (книжная), карточная (картотеки) и электронная (базы данных).

Актуальной и достаточно новой проблемой для архивов является создание архивных справочников в электронной форме, то есть создание поисковых баз данных. Именно с помощью создания баз данных (БД) или электронного научно–справочного аппарата к архивным документам архивисты стремятся решить проблему ускорения и упрощения доступа к архивной информации.

Электронный научно–справочный аппарат.Понятие «электронный научно–справочный аппарат» не имеет четкого определения. Обычно под электронным НСА понимают поисковые средства, созданные с помощью компьютерных технологий, то есть базы данных. Помимо информационного массива электронный НСА включает комплекс характеристик и взаимосвязей, описывающих и объединяющих массив данных в БД (метабаза), и программное обеспечение для управления БД.

Создание научно–справочного аппарата лежит в основе обеспечения свободного доступа к архивной информации: чем совершеннее НСА, тем короче процесс поиска информации. При создании поисковых систем (систем НСА) архивисты всегда учитывали, что существует два типа пользователей:

1. те, кто знает какая информация нужна, поэтому не просматривает все материалы, а делает запрос;

2. те, кто не определился в своих запросах, поэтому выбирает нужную информацию при просмотре широкого круга материалов.

Этим двум группам пользователей соответствуют и два основных вида поисковых справочников в архивах: каталог (и/или указатель) и опись. Поиск информации с помощью каталога (указателя) быстрее и проще, поскольку ответ дается на конкретный вопрос, и круг поиска ограничен уже самим запросом. Каталог (указатель) позволяет выбрать из огромного информационного массива конкретную информацию, поэтому первыми архивными справочниками, составленными с помощью ЭВМ еще в 1960-е годы, стали указатели.

Создание БД, позволяющих осуществлять поиск информации по широкой тематике, то есть создание электронных описей, имеет более короткую историю и связано с появлением особого языка разметки – The Standard General Make–up Language (SGML).

Электронный НСА имеет ряд преимуществ при организации поиска информации. Во-первых, расширяется и убыстряется поиск информации. Во-вторых, электронный НСА позволяет накапливать информацию и создавать банки данных архивной информации в общегосударственном и даже мировом масштабе. В-третьих, с помощью электронного НСА происходит приближение архива к пользователю: международные информационные сети, типа Интернет, позволяет пользователю получить информацию об архивных документах, находясь в пространственном и временном удалении от источника. Наконец, появление гипертекста, мультимедиа, гипермедиа позволяет создавать полнотекстовые БД, то есть пользователь помимо справочников может получать и непосредственно документную информацию в виде текста, изображения и даже звука.

В то же время создание электронного НСА приводит к появлению новых проблем: обеспечение длительного сохранения баз данных (электронного НСА), приобретение программного обеспечения для архивных БД, подготовка профессиональных кадров, защита информации от несанкционированного доступа, дизайн баз данных, наконец, высокая трудозатратность создания баз данных.

Особого внимания архивистов требует разработка дизайна баз данных, составляющих электронный НСА любого архива. Основной задачей является разработка стандартов описания архивной информации для включения ее в информационные поисковые системы, действующие в масштабе определенной территории (регион, государство, мировое сообщество). Кроме того, архивные фонды представляют собой достаточно сложные информационные комплексы, в связи с чем, базы данных должны обладать широкими поисковыми возможностями, позволяющими выявить конкретную информацию в обширном информационном потоке.

По структуре поиска различают три модели БД:

· иерархические,

· реляционные,

· сетевые.

По способу представляемой информации выделяются:

· библиографические БД, содержащие информацию (описание), которая указывает на существование материалов в целом и место их нахождения, т.е. это – адресная информация, дающая сведения о документах;

· полнотекстовые БД, содержащие информацию о содержании документов, обычно в виде абстракта из дел (краткой информации, аннотации).

Внутриархивные БД, как правило, являются иерархическими или реляционными БД. Последние исследования американских архивистов показывают, что наиболее приемлемыми для архивов являются иерархические БД с фиксированными полями и адресным поиском информации, поскольку традиционные архивные справочники строятся по иерархическому принципу. Хотя с точки зрения пользователей часто предпочтительными являются сетевые и полнотекстовые БД.

Здесь наблюдается некоторое противоречие, зависящее от категории пользователей и целей поиска. Вынесение архивных справочников в Интернет, например, предполагает раскрытие новых возможностей для поиска информации, в том числе получение удаленного доступа, но в тоже время снижает точность поиска информации. Кроме того, HTML (The Hyper Text Make–up Language) требует простого решения для проблемы многоуровневого описания, но не решает вопроса о поддержании сведений о контексте этой информации (метабазе), то есть встает вопрос о наличии метабазы как одной из составляющей определения БД, принятого в США и Западной Европе.

Лучший вариант – выбор системы, которая будет поддерживать фиксированные поля, но также позволит пользователям искать текст посредством on line (например, через Интернет).

Современные автоматизированные системы для архивного описания в целом «оформлены» на основе того требования, что «выход» (продукция) является приспособленным к традиционным «бумажным» формам (hard copy). В таких системах компьютер используется как «орудие» производства тех же самых видов поисковых систем, что производились вручную. Это может показаться расточительным, но это должно быть сохранено на какой-то период времени. Поэтому нет смысла переводить в электронную форму уже готовые архивные справочники. Это нежелательно и с психологической стороны – работа представляется малоэффективной. Особенно актуально это для описей.

Новые поисковые системы должны дополнять существующие и не могут полностью их заменить. Время, когда пользователь напрямую обратиться к электронным поисковым системам не наступило, архивист должен отвечать на все вопросы пользователя. Майкл Кук предлагает убрать АИПС из читальных залов, не приспособленных для работы с техническими средствами. Архивист должен все знать и уметь, поэтому на практике компьютеры очень часто используются для производства печатной продукции в традиционном формате, что представляется малой частью возможностей ЭВМ.

Второй этап в развитии новых поисковых систем – это проблема сохранения БД, т.е. отказ от бумажного варианта.

Исходя из представления о том, что БД соответствуют традиционным видам справочников, можно сказать, что библиографическая БД идеально соответствует указателю, путеводитель можно расценивать уже как полнотекстовую БД. Указатель – это система, в которой текстовая структура может быть использована для сортировки точек доступа в согласованном порядке, то есть указатель – это фиксированные поля.

Библиографическая БД – это, как раз и есть, БД с фиксированными полями и, как правило, одним экраном. Если речь идет об иерархической БД то, такая БД имеет поля и субполя. Но всегда есть альтернатива оставить основной текст неструктурированным и довериться компьютерной системе в поиске по ключевым словам, то есть искать как в web (Интернет). Но точность поиска в этом случае уменьшается, поэтому при выборе дизайна следует решить вопрос: ускорить поиск и уменьшить трудозатраты создавая неструктурированный текст, но снизить точность поиска, или же многократно увеличить точность поиска, но увеличить трудозатраты на создание БД.

Элементы БД в зарубежной практике, как правило, делятся на два основных сектора: сектор, доступный пользователям, и сектор с конфиденциальной информацией, доступный только архивисту. Классическим примером библиографической иерархической БД является MARC–AMC. БД, созданные на основе SGML (Standard General Make–up Language), также являются иерархическими по структуре, но полнотекстовыми по содержанию, поскольку содержат три уровня описания содержания документов (исторический обзор, каталог, перечень единиц хранения).

MARC–AMC содержит все элементы БД, которые нужны пользователю для поиска информации по типу библиографического каталога. Поиск можно вести по названию, персоналиям, тематике, переименованиям и т.д., выход дается на фонд и опись, а также местонахождения документов – архив и местонахождение дублетного или схожего по тематике материала.

Например, описание, а, следовательно, и поиск картографических материалов предполагает масштаб, проекцию, размеры, заглавие, но не указывается способ воспроизведения изображения, что важно для «старых» карт.

AMC – управляющий сектор БД, или сектор управления информацией, содержит элементы, которые нужны для внутренних управленческих целей, закрыт для доступа пользователя.

MARC–AMC как раз сочетает в себе фиксированные поля и возможность использовать поиск по системе on line.

SGML вытесняет MARC формат из архивной среды, потому что позволяет расширить информацию БД за счет информации о содержании документов. Наиболее подходящий справочник для среды SGML – это опись (inventory).

Вопрос о том, какая форма представления информации лучше, спорен. Библиографическая БД – более объективный способ описания информации, поскольку указывает «что» и «где» находится. Как только предпринимается попытка оценить информацию, то есть описать содержание фонда, как сразу повышается уровень субъективности описания. Идеальным способом, с точки зрения пользователя, является представление полных текстов документов, но этот путь – утопичен, поскольку архивисты никогда не смогут внести все архивные документы в ЭВМ (причем с сохранением статуса документа). Поиск в такой системе невозможен. Библиографические БД как раз очень мобильны, так как малообъемны.

Структура БД, количество и соподчиненность ее полей зависит как от технических возможностей, так и от задач, поставленных архивистом.

В этом сочетании для архивиста очень важно выбрать не только информацию, но и форму описания и представления этой информации. Архивный подход ориентируется на уровень фондового описания, выбор эффективных систем сохранения предполагает не только очень чуткие взаимоотношения организации и ее системы, но и ясность целей и объектов системы сохранности. Кроме того, всегда надо помнить, что описание связано с поиском.

Фиксированные поля с одной стороны облегчают задачу, поскольку ограничивают информацию и упрощают поиск технически. Но ограничение информации требует очень высокого уровня ее формализации, свертывания, что подчас весьма сложно. Поэтому для описания БД требуется стандарты для описания. Библиографические БД дают возможность высокого уровня стандартизации, отработки системы ключевых слов и создания эталонных файлов.

Эталонные файлы – это сложное понятие, которое в нашей (российской) практике отсутствует полностью. Смысл эталонных файлов сводится к тому, чтобы ключевые слова, используемые пользователем, соответствовали как можно более точно ключевым словам, заложенным в БД. Иногда пользователям необходимо предварительное знакомство с материалами, чтобы выбрать нужные ключевые слова.

Сегодня понятия «ключевые слова» и «эталонные файлы» размываются развитием гипертекстов в Интернет. В WEB описание информации не требует четких единых правил, и информация о содержании архива может быть представлена в разном виде: в виде файла (описания), БД, иерархической структуры (дерева). Но уже отмечалось, что большинство документов большинства архивов не может быть оцифровано физически. Вопрос о выходе в web – это финансовый и технический вопрос, поэтому многие архивы предполагают создание внутренних программ в виде системы БД. При создании внутриархивных БД предпочтительнее, как указывалось, именно библиографические БД, поскольку они дают очень высокую точность и оперативность поиска местонахождения информации, полные же тексты документов можно «отсмотреть» в читальном зале.

Проблема создания единой системы НСА явно переросла национальные рамки и требует решения в глобальном масштабе. Информация, в целом, не подвластна границам, а формирование единого информационного пространства требует информационной интеграции различных поисковых систем в мировые информационные сети, а, следовательно, появляется настоятельная необходимость в стандартизации описания документной информации. Первой попыткой был MARC–формат, в настоящее время сделаны и другие предложения.

Стандарты описания архивных документов. Действительно глобальная интеграция информационных ресурсов возможна только после приведения стандартов описания информации к всеобщей «гармонии». Архивисты создавали стандарты описания архивных материалов в течение столетия, но попытка стандартизировать архивные описания для автоматизированных систем относится к концу 1960-х годов и связана с SPINDEXII. Десятилетием позже в США разработки были продолжены в виде National Information Systems Task (NISTF) и завершились созданием “Data Elements Dictionary” (Data Elements Used in Archives, Manuscripts, and Records Repository Information Systems: A Dictionary of Standard Terminology), послужившей для формирования основы MARC–AMC формат.

В 1978 году Библиотекой Конгресса был предложен альтернативный код для архивов (AACR 2). В 1983 году вышло первое издание Archives, Personal Papers, and Manuscripts (APPM). Второе издание АРРМ в 1989 году полностью объединило структуру данных с содержанием данных, используя для правил каталогизации примеры MARC.

В течение двух десятилетий архивисты сомневались в возможности стандартизации структуры поисковых систем, поскольку происхождение массивов архивных документов и запросы исследователей диктуют базисные различия в подходах к поиску информации. В архивах хранение информации организовано по фондам, то есть по принципу происхождения документов, а пользователь изучает (и ищет) информацию по темам. К началу 1980-х годов архивисты использовали программы текстовых редакторов и БД местного уровня, то есть локальные БД, в попытке контролировать структуру поисковых систем. В 1985 году опубликованы результаты работы группы архивистов по разработке стандартов описания в Канаде – “Toward Descriptive Standards: Report and Recommendations of the Canadian Working Group on Archival Descriptive Standards”. В начале 1990-х годов, как результат работы группы, были изданы Правила Архивного описания (Rules for Archival Description (RAD), которые были сконцентрированы на создании архивных поисковых систем, а не каталогов.

В конце 1980-х годов для разработки средств и процедур оценки, адоптации и поддержания стандартов описания была сформирована the Working Group on Standards for Archival Description (WGSAD). Группа рекомендовала установление стандартов в SAA, публикации пособий и пр.

В настоящее время существует несколько национальных стандартов структуры и описания документов, претендующих на роль общемирового стандарта, в частности EAD – Encoded Archival Description (кодированное архивное описание).

EAD – стандарт не только для структуры поисковых систем, но и для их содержания, и может включать данные, составленные с помощью The International Standard Archival Description General (ISAD (G) – (Международного стандарта архивного описания) с обозначением всех специфических элементов ISAD. При общей характеристики EAD следует отметить три основных момента:

1. EAD создана архивистами и для архивистов. Фактически, общество американских архивистов контролирует необходимость в дополнительных элементах, уничтожение элементов, модификацию атрибутов, то есть все изменения, хотя официально группа наблюдения за внедрением EAD создана при Группе библиотечных исследований (the RLG Advisory Group).

2. EAD позволяет конвертировать информацию из существующих поисковых систем (без прямого ввода в систему) и затем осуществлять «электронную доставку» поисковых систем пользователю через Web или на CD-ROM.

3. EAD позволяет каждому архиву индивидуально решить вопрос о конвертировании имеющихся поисковых систем в EAD. Средства конвертации могут быть созданы в любой организации самостоятельно. Но именно эта ситуация заставляет признать необходимость решения проблемы внедрения EAD как решения общественно обоснованного: чем больше участников - тем лучше (пользователи, исследователи, хранители, специалисты по техническому обеспечению).

Разработка EAD начата в 1993 году, вторая версия завершена в 1997 году, хотя и считается экспериментальной.

EAD «составляют» два основных компонента:

· SGML (Standard General Makeup Language)– метаязык для конструирования разметочных систем для определенных классов документов, независимо от системы (язык разметки). Стандарт ISO (ISO 8879), использованный впервые в полиграфии, для определения спецификации и создания цифровых документов, которые могут быть доставлены, показаны, соединены и обработаны, независимо от системы.

· DTD (Document Type Definitions)– свод правил для создания или кодирования (шифровки) разновидностей (типов) документов с целью обеспечения их поиска. вывода на экран и обмена в предсказуемой, независимой от hardware и software манере.

Для прочтения документов в SGML разработано несколько коммерческих приложений:

· Panorama Pro – коммерческое приложение для просмотра SGML документов;

· Dyna Web – коммерческий программый пакет для создания, индексации, поиска и вывода на экран SGML документов;

· Open Text – коммерческий программный пакет для индексации, поиска и вывода на экран SGML документов;

EAD DTD (Document Type Definitions) использовала:

· The International Standards Organization (ISO) 8879 Standard Generalized Markup Language (SGML),

· Graphic notations such as TIFF and GIE,

· The International Standard Archival Description General (ISAD(G),

· XML (Extensible Markup Language) and HTML for Web.

Главное заключается в том, что EAD является механизмом для долговременного электронного хранения поисковых систем (т. е. не зависит от программных и технических изменений) и представления их в Интернет.

EAD – стандарт не только для структуры поисковых систем, но и для их содержания, и может включать данные, составленные с помощью ISAD-G (Международного стандарта архивного описания) с обозначением всех специфических элементов ISAD. В тоже время, являясь прототипом поисковых систем, EAD не может быть в одночасье внедрена и использована в каждом отдельном хранилище. Именно организация внедрения в практику общенационального стандарта может быть наиболее интересна и полезна для российских архивистов сегодня, поскольку эта часть североамериканского опыта реально применима в России.

Для характеристики процесса внедрения EAD в практику работы архивов можно выделить три основные момента. Во-первых, возможность архивистов контролировать необходимость в дополнительных элементах, уничтожение элементов, модификацию атрибутов, то есть все изменения, вносимые в стандарт.

Во-вторых, возможность конвертировать информацию из существующих поисковых систем и осуществлять «электронную доставку» поисковых систем пользователю позволяет избежать коренных изменений в организации работы архивистов, то есть с введением EAD удар по «спокойно текущей работе» минимален, а значит нужно меньше времени на выполнение работы.

В-третьих, признание решения проблемы внедрения EAD как решения общественно обоснованного позволяет организовать широкое обсуждение проблемы, что весьма актуально для архивов, не обладающих значительными финансовыми средствами и многочисленным штатом. Признано необходимым проводить подробные обсуждения на страницах архивных журналов, т.е. производить многочисленные публикации, опыт внедрения системы в каждом архивохранилище с указанием всех нюансов, просчетов, успехов.

Конечно, общая стандартизация поисковых систем далека еще от всеобщей практики, необходимо осознание местных потребностей пользователя в электронных поисковых системах, а также хорошие программные решения для конкретных архивов. Среди проблем ближайших лет и в США, и в России можно выделить:

· «преодоление» разобщенности хранения документов посредством создания языка описания;

· завершение технической инфраструктуры, которая предоставит возможность легкого поиска разрозненных материалов;

· обучение пользователей всем видам «средств движения» в электронной среде;

· понимание знаний нового типа, необходимых для работы в новой среде.

Мощным средством обмена информацией и дополнительным способом расширения доступа к архивной информации предстает Интернет. Включение архивной информации во всемирную глобальную сеть – Интенет позволило, пожалуй, впервые за много лет поставить вопрос о публичных архивах как реальной возможности.

 

Архивы и Интернет

Вопрос о публичности архивов, безусловно, должен рассматриваться в контексте вопроса доступа к архивной информации. С точки зрения открытости архивов для пользователя В.П. Козлов выделил 4 категории:

· публичные (то есть доступные всем),

· ограниченно–публичные,

· доверительные,

· закрытые (оперативные) архивы.

Предложенная типология связана, в первую очередь, с наличием в архивах секретных или конфиденциальных документов и формой собственности. Но проблема публичности документа не может быть сведена только к проблеме равного для всех пользователей доступа к архивной информации, хотя обеспечение равного доступа остается ключевым условием открытости, а, значит, и публичности архивов.

Публичность предполагает соблюдение некоторых условий:

· равный доступ всех категорий пользователей к информационным массивам;

· свободный доступ (физический и интеллектуальный) к любой информации, то есть к любому архивному документу, за исключением случаев, определенных действующим законодательством;

· возможность тиражирования документной информации, то есть свободное копирование архивных документов.

Первое условие гарантируется законодательно и, в целом соблюдается всеми архивами в зависимости от их статуса.

Второе условие более сложно для выполнения, поскольку требует создания качественных систем поиска архивной информации. Сложность решения данной проблемы заключается в том, что архивы изначально не рассматривались как публичные заведения. Во-первых, архивы, при создании, ориентировались, в первую очередь, на сохранение документов, а уже затем на их использование. Во-вторых, архивы были призваны сохранять доказательность, то есть документы имеющие юридическую силу, а не информацию. Следовательно, архивы хранят подлинники, физический доступ к которым был ограничен всегда.

Выполнение архивами условий свободного доступа к информационным ресурсам и свободного тиражирования документов затруднено именно по причине сложности, а подчас и невозможности, установления и сохранения равновесия между двумя основными функциями архивов — хранить и информировать.

Решить проблемы свободного доступ