Архивная служба Нидерландов

Нидерланды имеют большой исторический опыт в организации архивного дела: организационное и структурное оформление в области архивного строительства началось в конце XIX века, Государственный архив королевства был создан в 1802 году.

В 1891 году образовалось Королевское общество архивистов, действующее по сегодняшний день, в 1898 году был выпущен первый учебник по архивоведению, в 1918 году принят Закон об архивах. В настоящее время действует Закон об архивах, принятый в 1994 году.

Архивной системе Нидерландов присущи некоторые черты централизованной системы, по крайней мере, созданы и действуют некоторые органы управления государственными архивами — государственные инспекции, наделенные функциями контроля за деятельностью архивов. В то же время жесткой иерархии органов управления государственными архивами не существует, поэтому архивную систему Нидерландов можно определить как некую промежуточную модель управления между централизацией и децентрализацией архивного дела в государстве. 

Сеть архивов представлена несколькими типами архивов: государственные, муниципальные, частные. Частные архивы очень разнообразны по характеру. Это не только фамильные и личные архивы, но и архивы предприятий, церквей, социальных и политических движений, научных институтов и пр. В целом, это – очень удобно и выгодно, так как финансируются они из разных источников, что позволяет улучшить их материальное положение, кроме того, увеличивается количество архивов и площади хранилищ, владельцы документов получают возможность выбора места хранения для своих архивов.

Деятельность государственных и муниципальных архивов подчинена архивному законодательству, наблюдение за соблюдением законов, как уже указывалось, возложено на государственную архивную инспекцию

Подготовка профессиональных кадров для архивов осуществляется в государственной архивной школе Нидерландов, без окончания данной школы специалист не имеет права работать в архиве. Закон об архивах прямо указывает на обязательность получения диплома архивной школы.

Следует отметить, что в Нидерландах особое внимание уделяется становлению и определению профессии «архивист». Каждый городской архивист назначается на должность по решению городского совета, этот порядок прописан в национальном законе об архивах. Значительную роль играет Королевское общество архивистов, которое выступает в качестве объединяющей силы всех архивистов, работающих в разных архивах.

Частные архивы подчиняются законодательству, в первую очередь, в сфере обеспечения сохранности документов. Например, согласно закону об архивах любой документ должен сохраняться 10 лет со времени своего создания, в уставе организации (предприятия) обязательно должен содержаться пункт, указывающий место хранения и порядок поступления документов в архив. Совет директоров компании или правление организации (предприятия) обязательно должно принять решение о судьбе документов, если появилась такая необходимость: документы могут быть уничтожены, но решение должно быть оформлено.

Для государственных и муниципальных архивов основным источником финансирования является государство и местный бюджет. Система финансирования архивов схожа с российской: имеется смета расходов архива, на основе которой выделяются средства, для ликвидации чрезвычайных ситуаций имеются особые фонды. Правда, могут быть и изменения, например, в государственном архиве провинции Северный Брабант (г. Бош) смета расходов не составляется, архиву выделяются определенные финансовые средства.

Архивы получают средства и из других источников: продажа своих изданий, плата за вход, плата за копирование документов, плата за пользование аппаратом для чтения микрофильмов, пожертвования, оплата запросов, исполняемых архивом. К особой статье доходов можно отнести работу так называемых добровольцев, которые бесплатно выполняют некоторые задания архива, например, собирают информацию генеалогического характера (около 200 добровольцев присылают в Генеалогическое Бюро Нидерландов вырезки из газет о рождении, венчании и смерти граждан).

Частные архивы финансируются частными лицами спонсорами, банками.

Штатная численность архивов, в целом, равна штатной численности российских архивов, также существует тарифная сетка. Исключение составляют районные архивы, если в России в муниципальном архиве работает 1–2 человека, то в Нидерландах – не менее 4 человек. Значительное число работников архивов работает неполный рабочий день или неполную рабочую неделю.

Государственные архивы принимают на хранение документы кабинета королевы Нидерландов, парламента, министерств, государственных служб, провинциальных администраций, судов, представителей королевы на местах, префектов и т.д. Государственных архивов – 13, Генеральный государственный архив находится в Гааге и 12 архивов – в центрах провинций. 

Муниципальные архивы располагаются в городах (в том числе есть муниципальный архив Амстердама) и хранят, главным образом, документы муниципалитетов и муниципальных служб. Таких архивов – более 400, хотя муниципалитетов в Нидерландах – 672, то есть часть муниципальных архивов хранит документы нескольких муниципалитетов. Например, районный архив земли Хесден и Алтена в г. Хесдене хранит документы 5 муниципалитетов и 27 поселений.

Муниципальные архивы принимают документы и от частных организаций и лиц, церквей, предприятий. По договоренности муниципальные архивы могут принимать документы государственных учреждений. Например, в г. Амстердаме не существует государственного архива, поэтому документы государственных служб поступают в муниципальный архив.

Состав документов государственных и муниципальных архивов разнообразен: управленческая документация, картографический материал, фото– и фонодокументы, видеозаписи, кинофильмы, изобразительные материалы, коллекции значков, марок, письма, вырезки из газет.

Частные архивы хранят различные типы и виды документов, кроме документов государственных и муниципальных учреждений.

Учреждения и предприятия в соответствии с действующим законодательством должны передавать документы в государственные архивы через 20 лет после их создания, в муниципальные архивы — через 15–20 лет, в частные архивы — через 10 лет. В ведомственный (или промежуточный) архив документы попадают через 2–3 года из текущего архива и хранятся 20 лет до передачи в государственный архив.

Как правило, с владельцами документов заключается договор о порядке передачи и хранения документов. Например, Генеральный государственный архив имеет договоры со всеми 13 министерствами. Документы поступают в архив в обработанном виде, если министерство или муниципалитет не упорядочил документы, то архив взимает плату за обработку, поэтому основная задача ведомственного (промежуточного) архива обработать и оформить дела до передачи их в государственный архив.

Ряд учреждений (например, церкви) сдает документы на депозитарное хранение в государственные и муниципальные архивы.

В архиве может специально учреждаться должность координатора по сбору информации. В его обязанности входит сбор сведений об источниках комплектования архива, анализ тематики поступающих документов и выработки предложений по приему документов. Вопросы о приеме или отказе в приеме документов решаются в муниципальных и частных архивах на совещании при директоре архива. Государственные архивы решают такие вопросы с владельцами документов.

Экспертиза ценности, то есть оценка, документов является наиболее сложным моментом отбора. Например, во избежания недовольства историков уничтожением определенных категорий дел предполагается широко обсуждать проблемы отбора с владельцами документов и общественными организациями.

Оценка документов проводится, насколько это возможно, исходя из важности темы, раскрываемой в документах, для общества, исторической науки. Полистный просмотр документов не проводится, как не проводится и повторная (внутриархивная) экспертиза ценности документов, после приема на хранение в архивы документы не могут быть уничтожены. Выделение документов к уничтожению в этом случае возможно лишь с согласия их владельца.

Особое место по составу архивных документов занимает Центральное бюро генеалогии. Основу документального фонда бюро образуют карточки на граждан муниципалитета, составляемые органами статистики муниципалитетов, в которых записываются личные данные о гражданах. На хранение в бюро поступают документы частных лиц, газетные вырезки о рождении, заключении браков и смерти граждан.

Архив Королевского дома Нидерландов формируется, в отличии от архива Кабинета королевы, как частный архив королевской семьи, основу архива составляет переписка королевы.

Объем документов в архивах измеряется в погонных метрах, то есть в мерах длины. Документы формируются в дела (досье), в основном, по предметно–тематическому признаку. На обложке дела указывается название архива, что соответствует структурной части учреждения, номер дела, крайние даты документов. Дела, как правило, не нумеруются. Дела размещаются в коробках, каждая коробка имеет свой номер, который вместе с названием архива используется для поиска документов.

В архивах составляются путеводители и инвентарные описи документов, в то же время унификация в данном вопросе отсутствует. Если путеводители, в целом, готовится по одной схеме: название архива (фонда), даты документов и краткое содержание документов, то описи могут быть различны по построению: перечень документов, перечень дел, перечень коробок. В некоторых архивах инвентарные описи составляются только в электронной форме. Описи используются при проведении инвентаризации документов в архивах.

Для поиска информации в архивах всех типов широко используются каталоги — именные (алфавитные) и предметно–тематические.

Процесс автоматизации архивного дела в Нидерландах начался не так давно. Первая ЭВМ в Генеральном государственном архиве появилась в 1986 году, а в Генеалогическом бюро –— в 1994 году.

Автоматизация архивного дела проводится по нескольким направлениям:

· автоматизация процесса заказа дел в читальном зале: вносится информация о посетителе (номер регистрационной карточки, номер читального зала, номер стола) и о документах (номер фонда, описи и дела);

· создание указателей (именных, предметных) к документам;

· регистрация книг, поступающих в архив (тематическая рубрика, автор, название, ключевые слова для поиска, место издания книги, наличие иллюстраций, время регистрации).

Во всех архивах программы для ЭВМ составляют 1–2 специалиста: архивист и программист, как правило. Введение новой информации осуществляется архивистами, для введения ретроспективной информации нанимаются специально операторы, которые после окончания работы увольняются. Большую помощь оказывают и добровольцы. Техническое обслуживание проводят фирмы.

Общие требования к оборудованию и условиям хранения выполняются всеми архивами. Хранилища строятся без окон, поддерживается оптимальная температура (+17 – +18 С) и влажность (55%). Архивохранилища, как правило, оснащены кондиционерами, в хранилищах Генерального государственного архива имитирован горный воздух.

Особые условия хранения поддерживаются в архивах, хранящих аудиовизуальные документы: пониженная температура хранения, создание ротации воздуха с помощью вентиляторов, подлинники документов хранятся, как правило, в специально оборудованных хранилищах и не выдаются пользователям.

Предпочтительным признается вертикальное, а не горизонтальное, хранение дел. Документы размещаются в папках и коробках, изготовленных из бескислотного картона.

Рукописи (манускрипты) хранятся в металлических ящиках без папок и коробок, для нестандартных по размеру дел изготавливаются коробки нужного размера.

Хранение карт осуществляется несколькими способами:

· в развернутом виде на кронштейнах в металлических шкафах или в хранилищах;

· в свернутом виде в футлярах;

· в развернутом виде на металлических полках в специальных металлических шкафах;

· в развернутом виде в планшетах на стеллажах.

Рисунки и чертежи, переложенные листами бумаги, хранятся в планшетах.

В области обеспечения сохранности документов голландскими архивистами выделяются две основные проблемы:

· освобождение бумаги от кислоты;

· уничтожение плесневого грибка, поражающего документы.

Обескисливание бумаги проводят с помощью раствора или облучения (ультрафиолетовый свет). Пораженные грибком участки документов подвергаются воздействию гамма–излучения. Существует Центр по обеззараживанию документов, где проводится предварительная обработка вновь поступающих в архивы документов.

Архивы, как правило, имеют специально оборудованные фотолаборатории, лаборатории фотокопирования, звукокопирования, микрофильмирования. Реставрация проводится в архивах, но также существуют и специальные реставрационные центры, в которые обращаются некрупные архивы.

В Нидерландах декларирован свободный доступ к документам. Ограничения доступа связаны, как правило, с хронологическими периодами и применяются только в частных архивах. Например, в архиве Королевского дома исследователям не выдаются документы, созданные в ХХ веке. В государственных и муниципальных архивах ограничения доступа относятся только к документам, содержащим государственную тайну.

В Центральном бюро генеалогии документы о гражданах (карточки, составляемые в муниципалитетах) закрыты для пользователей в течение     75 лет со дня смерти человека.

Вход в архивы бесплатный, за исключением Центрального бюро генеалогии. Плата, главным образом, взимается за исполнение запросов архивом, копирование документов, пользование аппаратом для чтения микрофильмов.

Государственные и крупные муниципальные и частные архивы, как правило, имеют два и более читальных залов, небольшие муниципальные архивы обязательно имеют читальный зал. Читальные залы подразделяются на залы для научных исследований и для получения информации генеалогического характера.

Читальные залы оснащены техникой для чтения микрофильмов и микрофиш, копировальной техникой и компьютерными локальными сетями для осуществления заказов документов. Помимо каталогов и описей в читальных залах размещается обширный фонд пользования: на свободном доступе находятся копии фотографий, ксерокопии документов, микрофильмы и микрокопии, поскольку выдача подлинников документов ограничена. 

Архивы Нидерландов проводят активную работу по пропаганде архивных материалов с целью привлечения пользователей в архивы. В муниципальном архиве г. Амстердама в год бывает более 30 тыс. обращений, в среднем 110 посещений в день, в районном архиве г. Хесдена – 8 обращений в день. В 1998 году государственные архивы Нидерландов посетило 200 тыс. человек, к 2005 году число посетителей планируется увеличить до 1 млн. человек в год.

Архивы организуют выставки документов, готовят и проводят телепередачи, издают рекламные проспекты.

 

Литература:

1. Афиани В.Ю. Обществу архивистов Нидерландов — 100 лет // Советские архивы. –1991. –№ 4.

2. Бовен М. Государственная архивная служба Нидерландов и ее отношения с местными и региональными учреждениями // Муниципальные архивы: правовые организационные и научно–методические вопросы деятельности. Материалы международного семинара 22–23 марта 1999 г. М., 1999.

3. Боомгару Й. О функциях нидерландского муниципального архива // Муниципальные архивы: правовые организационные и научно–методические вопросы деятельности. Материалы международного семинара 22–23 марта 1999 г. М., 1999.

4. Брук Я, ван дер. О положении и роли местных и муниципальных архивов в регионе // Муниципальные архивы: правовые организационные и научно–методические вопросы деятельности. Материалы международного семинара 22–23 марта 1999 г. М., 1999.

5. Гармаш В.Н. Архивы Нидерландов // Отечественные архивы. –1994. –№ 5.

 

Архивы Германии

По словам Раймера Витта архивные учреждения Германии отражают своеобразие исторического развития административно–территориальных единиц современного федеративного государства.

Сеть архивов Германии представлена весьма разнообразными типами архивов, более того, можно утверждать, что она лишена единообразия даже на уровне государственных архивов и органов управления ими. В бывших городах – государствах Бремене и Гамбурге продолжают функционировать государственные архивы. В крупных землях Баден–Вюртемберг, Бавария, Саксония, Рейнланд–Пфальц образованы архивные дирекции, главные государственные архивы и государственные архивы, подчиненные архивным дирекциям по региональному признаку.

В западных землях Нижняя Саксония, Северный Рейн–Вестфалия, Гессен главные государственные и государственные архивы подчениены архивным управлениям. Количество государственных архивов в землях варьируется от двух до семи, в землях Шлезвиг–Гольштейн и Саарланд функционируют единые земельные архивы.

Как правило, государственные архивы находятся в ведении министерств культуры федеральных земель, но в некоторых землях они подчиняются министерствам внутренних дел или государственным канцеляриям.

На территории бывшей Германской Демократической Республики (ГДР) вместо земель административно–территориальными единицами являются округа. Для хранения административных, юридических и экономических материалов округов были образованы 9 государственных архивов, которые подчинялись Главному архивному управлению Министерства внутренних дел. Государственные архивы, помимо документов органов управления, хранили документы промышленных предприятий и общественных организаций, то есть, как и в России, в ГДР государственные архивы являлись единственным типом архивов. Таким образом, архивная система ГДР представляла централизованную систему управления архивным делом с единым центральным органом управления.

Архивная система объединенной Германии относится к типу децентрализованных архивных систем. Сеть архивов представлена Федеральным архивом, главными государственными архивами земель, государственными архивами и земельными архивами.

Федеральный архив, созданный в 1952 году на базе Рейсархива, обеспечивает хранение документов федеральных учреждений, то есть является учреждением общегосударственного уровня, но не обладает правом управления архивными структурами в регионах.

Государственные и земельные архивы обеспечивают сохранность документов региональных органов управления (земель), кроме того, они принимают на хранение документы федеральных учреждений, чья компетенция не распространяется на всю федерацию, а ограничивается региональными рамками. Государственные архивы не связаны между собой отношениями подчиненности и сохраняют самостоятельность по отношению к Федеральному архиву.

В то же время функционирование государственных архивов происходит на основе принципа коллегиальности и согласования общих профессиональных вопросов. Достигается это благодаря деятельности Конференции архивных референтов архивных управлений федерации и земель, первое заседание которой состоялось в 1953 году. В работе Конференции принимают участие руководители 16 архивных управлений федеративных земель и Федеративного архива. Заседания Конференции проходят регулярно с периодичностью два раза в год (весной и осенью).

Председательствует на заседаниях Конференции представитель приглашающего архивного управления. Решения и рекомендации Конференции принимаются в пределах компетенции и возможностей архивных референтов. Конференция вправе создавать постоянно действующие комиссии. Например, существуют комиссии по фототехнике, реставрации, электронной обработке данных.

Помимо государственных архивов в Германии действуют коммунальные, церковные, предпринимательские архивы.

Коммунальные архивы (архивы городов) — архивы муниципалитетов. Объемы документов, хранящиеся в архивах, и архивные традиции коммунальных архивов значительно разняться. Например, архивы бывших ганзейских городов (Франкфурт, Любек, Нюрнберг) хранят почти такие же объемы документов, как и небольшие государственные архивы некоторых земель.

В Германии действует Федеральная конференция коммунальных архивов, призванная обсуждать проблемы муниципальных архивов и представлять их перед руководителями коммунального уровня. Конференция разрабатывает рекомендации по разрешению кадровых, финансовых и технических проблем в городских архивах.

Достаточно большую группу составляют церковные архивы. Все конфессии (протестанты, католики, православные, мусульмане) имеют собственные архивы, которые призваны сохранить богатое документальное наследие. С 1930-х годов существует организация «Рабочее объединение церковных архивистов», помогающая отдельным архивным учреждениям церкви решать возникающие проблемы.

Самую значительную группу составляют предпринимательские архивы, то есть архивы предприятий (фирм) и банков (бизнес–архивы). Создание и развитие архивов этого типа связано с потребностью формирования благоприятного имиджа фирмы. Ни одна фирма не может быть признана надежным партнером, если наряду с другими традициями не соблюдается традиция сбора информации и публикации отчетов и балансов.

Предпринимательский архив во многом формирует лицо фирмы, представляет информацию для музея, выставок, изданий. В структуру предпринимательского архива, как правило, входит газета, которая получает информацию для подготовки ответов на запросы и ведение «летописания» фирмы.

В крупных предпринимательских архивах хранятся исторические документы не одной, а многих фирм, помимо управленческой документации в них сохраняются личные архивы предпринимателей. Доступ к документам архивов фирм и банков ограничен правом фирмы (банка) отказать в предоставлении информации пользователю, но многие крупные историки допускаются для работы в частных архивах при написании научных трудов.

Таким образом, бизнес–архивы в Германии следует рассматривать как крупные информационные центры, документная информация которых значительно дополняет информацию государственных архивов об истории развития немецкого государства.

Определенным объединяющим началом является и система профессиональной подготовки архивистов. Архивистов готовят архивные школы в Мюнхене и Марбурге и высшая профессиональная школа в Потсдаме (территория бывшей ГДР). Наиболее известна архивная школа в Марбурге, поскольку совет школы состоит в большинстве из членов Конференции архивных референтов. Учебные планы, структурные вопросы, положения об организации учебного процесса и экзаменах в архивной школе в Марбурге приводятся в соответствие с положениями земель об образовании. Обучение в Марбургской архивной школе оплачивают архивы, которые и отбирают претендентов из своих сотрудников, то есть свободного конкурса при поступлении в школу нет.

В высшей профессиональной школе в Потсдаме при определении формы и содержания учебного процесса такой тесной связи с архивами не наблюдается, школа действует более самостоятельно и образование здесь получают более академичное.

Положительную роль в объединении действий архивистов Германии играет Союз немецких архивистов, образованный в 1946–1947 гг. Задачи Союза заключаются в поддержании личного, коллегиального и профессионального сотрудничества. Союз немецких архивистов издает профессиональный журнал — Der Archivar, специализированные журналы, информационные бюллетени Федерального архива и архивной школы в Марбурге.

Успехи децентрализованной системы архивного дела в Германии связаны, по оценке немецких архивистов, с созданием научно обоснованных стандартов в архивном деле, системы специального образования, преемственностью и сотрудничеством архивов. И все же следует заметить, что выработка единых стандартов и действий архивов в условиях децентрализации требует немалых усилий, особенно при отсутствии общего архивного законодательства в Германии. Ряд немецких архивистов предлагает разработать некий этический кодекс архивиста в целях преодоления «профессиональной и организационной необязательности».

 

 

Литература:

1. Белова Т.В. Подготовка архивных кадров в Высшей профессиональной школе в Потсдаме (ФРГ) // Отечественные архивы. –2001. –№ 1.

2. Витт Р. Некоторые особенности архивного дела в ФРГ // Отечественные архивы. –1995. –№ 4.

3. Дьяконова И.А. Предпринимательские архивы: опыт ФРГ // Отечественные архивы. –1993. –№ 1.

4. Ларин М.В. Архивная школа Марбурга // Отечественные архивы. –1994. –№ 3.