Стратегия электронного архивирования

Гарантия доступности электронных документов, как доказательности, со временем сталкивается с двумя фундаментальными препятствиями: ограниченной «полезной» жизнью носителей и постоянно изменяющимися технологиями, которые приводят к неизбежному устареванию существующих технологий. Сочетание этих препятствий приводит к утрате гарантии долговременного доступа к ЭД.

В настоящее время имеется три различных подхода к вопросу о том, как преодолеть эти последствия. Сэму эль Росс (университет Глазго) отстаивает один из проектов, называемый «цифровая археология». При этом подходе внимание сосредоточено на конвертации электронных документов в новые технологии только тогда, когда требует этого последующий доступ к ним. «Цифровая археология» трансформирует издержки передвижения ЭД из сферы зависимости от программного обеспечения в некую определенную точку в будущем. Стратегия этого подхода заключается в периодическом перемещении ЭД на все новые носители с целью поддержания продолжительной читабельности. В дополнение к этому данная методология требует собирания и хранения («документирования») операционных систем и прикладного программного обеспечения, которые могут быть использованы в будущем для восстановления технологической платформы, на которой электронные документы первоначально создавались.

Второй подход – «состязание», «соревнование» (emulation) поддерживается Джефом Розенбергом, определяющим этот подход как процесс, в котором один компьютер используется для репродуцирования поведения другого компьютера с такой точностью, что в компьютере–оригинале возможна периодическая трансформация электронных документов на новые хранящие носители. «Состязательность» поддерживает то, что   Д. Розенберг называет «исполнительными цифровыми оригиналами», которые могут сохраняться в их первоначальном (оригинальном) естественном формате (например, Word Star), который может быть обработан с помощью особых hardware, операционной системы и прикладного программного обеспечения.

Оба подхода являются частью в общем понятии «сохранение цифровых исполнительных оригиналов».

Третий подход в стратегии электронного архивирования — «миграция» — наименее связан со статичным «исполнительным цифровым оригиналом» и более пригоден для поддержки динамичных электронных документов, которые могут быть распределены и обработаны в любой технологии. Ключевой компонент в миграционном подходе – это понятие о технологически независимых стандартах передачи как о поддержке, обеспечивающей совместимость между технологическими платформами. С этой точки зрения, миграционный подход допускает некоторую утрату функциональности программного обеспечения. Миграционный подход также требует гарантии «читабельности» ЭД посредством периодического перевода их на новые хранящие носители так долго как это потребуется.

Стратегия доступа выражена в концепции «обработанных электронных документов», которая означает, что электронные документы могут быть точно прочитаны, интерпретированы и использованы посредством современной компьютерной технологии, а затем «транспортированы» на новые технологические платформы с небольшой потерей или без потерь в структуре, содержании или функциональности так долго, как потребуется.

Стратегия включает:

· периодическое обновление носителей через реформатирование и копирование ЭД на новые носители;

· подтверждение точности реформатирования и копирования через использование хэш-функции;

· приспособление технологически независимых форматов для хранения ЭД;

· конвертирование ЭД из «старых» технологически независимых форматов в новые технологии (через использование основной сравнительной функции);

· транспортация (перевод) ЭД на современные технологические платформы посредством «пишущего» кода.

Обновление носителей. В целом жизненный цикл носителя от 20 до 100 лет, электронные носители уязвимы для чужеродного окружения и технологического устаревания. Тем не менее, провозглашаемый трех – пятилетний цикл технологического устаревания часто не имеет большого значения для практического, оперативного уровня. Хотя нет стопроцентной защиты от чужеродного окружения и технологического устаревания, применимость ЭД может быть решена через восстановление (обновление) носителя, которое может быть выполнено через реформатирование или копирование. Копирование предполагает создание «зеркального» образа основного потока битов электронного документа при переходе с одного носителя на новой носитель с теми же самыми форматными спецификациями. Реформатирование ЭД включает перевод основного потока битов ЭД с одного носителя на другой.

Технологически независимый формат обмена данными. Расширение доступности ЭД через копирование и реформатирование не гарантирует их обработку, потому что все виды программного обеспечения совершенствуют естественные форматы до максимально эффективного внутреннего процесса обработки и усиливают аналитическую технику. Эти естественные форматы являются патентованными и требуют использования прикладного программного обеспечения и иногда специфических технологических платформ на время определения и использования ЭД. Непатентованные, открытые или технологически независимые форматы обмена, которые могут использовать любую технологическую платформу или любое программное обеспечение, существуют для поддержания «обработанных» ЭД.

Концепция технологически независимых форматов направляет к открытым опубликованным спецификациям, которые не могут полагаться на специфические технологические платформы. «Открытые» системы отсылают к спецификациям для формата, имеющегося в общем (общедоступном) владении, который может использоваться с любым программным обеспечением, импортирующим данные в их формате. Технологически независимый формат поддерживает доступ к ЭД и их метаданным независимо от технологических платформ и приложений. Конечно, допустимо, что через значительное время, например, через 30 лет формат устареет и появится необходимость мигрировать данные в более новые и широко используемые форматы.

World Wide Web (WWW) обеспечивает независимость оцифрованных материалов через поддержку их в XML как нейтральном, открытом формате. XML и ее варианты удачно сохраняются во времени.

Прикладная «межоперативность» (совместимость). Появление открытых систем с компонентами, имеющими «опубликованный» интерфейс более 15 лет назад привело к широкому распространению межоперативности или совместимости (т. е. приспособлению технологически независимого формата к хранению ЭД), которая поддерживает использование специфической функциональности без помех со стороны оперативных систем. Другими словами, совместимость (межоперативность) открытых систем означает, что функции, которые поддерживаются приложенными в особом окружении, могут повторяться с теми же самыми результатами в ином окружении. Это возможно с Web – браузерсами, которые не могут интерпретировать определенные инструкции из других браузерсов.

Конечно, межоперативность (совместимость) возможна через обратную совместимость, которая означает, что функциональность существующего отдельно приложения с любыми новыми дополнениями поддерживается в новой версии. Обычно автоматическая конвертация как одна из функций программного обеспечения используется для перевода ЭД в новое программное окружение. Обратная совместимость действует до тех пор, пока пользователь не меняет продукцию.

Конвертирование ЭД в новые технологии. «Наследственные прикладные системы» описываются как патентованное приложение, которое нуждается в экспертно – импортной функциональности (выполнении функции «экспорт/импорт»), перемещающей ЭД на новые технологические платформы без утраты содержания, контекста или функциональности. Единственно известный путь перемещения ЭД к открытой системе описывается кодом специального назначения и программами.

Создание стратегии электронного архивирования является важным моментом, но автоматически не гарантирует, что организация (или учреждение) будет иметь долговременный доступ к обработанным ЭД. Стратегия должна быть приведена к практике.

Политика в области электронного архивирования важна, потому что она поддерживает доказательные аспекты ЭД и обеспечивает гарантию исполнения. Среди тем, включаемых в политику электронного архивирования можно перечислить:

· цели и объемы программы,

· рациональность отобранной «лучшей практики» электронного архивирования,

· «поддержка» использования технологически независимых протоколов обмена,

· удостоверение миграции ЭД,

· контроль за согласованностью и совместимостью.

Контроль за качеством. Программа контроля документирует все действия с ЭД и это документирование должно быть очень тщательным. Документирование должно иметь место в «упаковочной» обложке ЭД. Письменная процедура контроля качества выражается в следующем:

· документирование любого действия, имеющего отношение к электронному архивированию,

· «записывание» процесса документирования в «упаковочную» оболочку ЭД,

· осуществление периодических проверок контроля.

Безопасность ЭД. Защита ЭД от изменения, уничтожения, утраты является «критическим» компонентом электронного архивирования. Первая линия защиты – перевод ЭД на долговременные носители, на которых ЭД могут быть доступны для чтения и копирования, но при этом не будут изменены или уничтожены. Вторая линия защиты – защита от естественных катастроф (пожары, наводнения, землетрясения), для этого «зеркальные» копии ЭД могли бы храниться в других хранилищах. «Лучшая практика» безопасности электронного архивирования включает:

· перемещение ЭД после их первичной идентификации в документосберегающие системы,

· разрешение доступа типа «только чтение» и «только копирование» в документосберегающих системах,

· составление плана восстановления после естественных катастроф,

· создание и поддержание хранилища для всех копий ЭД.

Программа корректирования носителей. В настоящее время широко распространены два типа цифровых носителей – магнитные и оптические диски. Хотя оба являются надежными носителями, но по природе своей они хрупки. Проведенные исследования продемонстрировали, что для этих типов носителей пониженная температура и влажность способствуют продлению их «жизни». Хотя нельзя гарантировать, что носитель останется прочным и «читаемым» после истечения предсказанного срока жизнедеятельности. В этом случае «лучшая практика» включает:

· поддержание контролируемого окружения приблизительно при температуре + 15 С и влажности – 40%,

· проведение ежегодных проверок образцов носителей.

Восстановимость носителей. Предполагается, что ЭД будут сохраняться так долго, что в мире быстро меняющихся информационных технологий они должны столкнуться с эффектом устаревания технологической платформы. Один из путей ослабления влияния эффекта устаревания на ЭД заключается в восстановлении носителя, которое предполагает копирование ЭД на новые носители с сохранением тех же самых спецификаций формата. В этих целях применяется и реформатирование, но в этом случае спецификации формата изменяются.

Предложения по организации практики работы с ЭД включают:

· копирование и реформатирование ЭД каждые 10 лет;

· копирование и реформатирование ЭД при «установлении» новой технологической платформы или при периодических проверках их полноты;

· обслуживание процедуры контроля качества посредством хэш-функции или CRC для сохранения единства копированных и ре-форматированных ЭД;

· документирование всех действий при копировании и реформатировании ЭД;

· поддержание способа проверок.

Теоретические разработки сложно проверить на практике из–за отсутствия единой системы архивирования и единого «электронного архивохранилища». Каждое учреждение на практике использует собственные возможности и опыт. Кроме того, электронное архивирование применяется сравнительно недавно, а объективные результаты могут быть сделаны только по прошествии определенного периода времени.

Подводя итоги, стоит отметить, что проблема внедрения новых компьютерных технологий имеет две стороны. Во-первых, информационные технологии изменяются очень быстро, становятся все более сложными и расходятся с привычными методами работы. Архивные подходы ко многим аспектам информатизации находятся в стадии разработки и еще не устоялись. Существует опасность, что при развитии автоматизированных технологий методы и принципы, выработанные в отношении современных нам технологий, устареют до того времени, когда будут широко применяться в профессии.

Во–вторых, архивисты не имеют фундаментальной концепции происхождения и организации электронных документов, как и других концепций для отбора, оценки, хранения и доступа к электронным документам, создающимся все в большем и большем объеме и повсеместно. В данном случае решение проблемы связано с созданием новой архивной специальности. Логичным в сложившейся ситуации является вопрос о возможности применения основных положений традиционной архивной теории к организации отбора, хранения и использования электронных документов. Современные исследования показывают, что архивная теория применима к электронным документам и не требует глобальной ревизии. В то же время, в будущем не исключены принципиальные изменения в организации электронных документов.

Организуя работу с электронными документами и используя принципы и критерии существующей архивной теории, архивисты должны помнить о некоторых особенностях электронных документов:

· Экспертиза ценности ЭД состоит из двух частей: оценки технических средств и оценки содержания электронных документов. Оценку содержания ЭД целесообразно проводить при появлении документа, так как традиционная модель «жизненного цикла» для электронного документа нарушена: «активное» и «неактивное» состояние документа четко не различаются. Помимо содержания ЭД необходимо оценить всю систему, в которой функционирует документ, поскольку ценность электронного документа может изменяться в зависимости от местонахождения документа: в системе или вне системы. Тем не менее, при отборе единичных электронных документов применимо большинство действующих критериев экспертизы ценности традиционных документов.

· При классификации и систематизации ЭД необходимо учитывать тот факт, что ЭД не отражают структуру организации (предприятия), первоначальный порядок ЭД установить очень сложно. Порядок расположения баз данных (БД) и файлов относительно произволен: каждый элемент БД при ее дизайне располагается в том порядке, какой удобен для поиска информации. При систематизации ЭД важно, каким образом они связаны друг с другом и с другими системами и какую функцию выполняет каждый документ, поэтому, если сохраняется вся БД, то из ЭД возможно «извлечь» большее количество информации, чем при сохранении отдельного документа.

· При описании ЭД указывается их название и физическое местоположение. Описание ЭД не должно ограничиваться лишь каталожным описанием или кратким содержанием БД. Метод описания ЭД должен учитывать и поддерживать связи, существующие между электронными документами, базами данных и документами на иных носителях.

Как особую проблему организации работы с ЭД следует выделить проблему единой терминологии. Например, для определения новых форм современных документов существует необходимость введения новых терминов в архивную практику из дисциплин далеких от архивного дела (электроники, информатики, математики и пр.).

Литература к курсу “Архивы в современном мире”