Архивы и формирование информационного комплекса о прошлом

Основной функцией документа, после его перехода в «неактивную» стадию жизненного цикла, остается «функция памяти», то есть архивный документ предназначен для того, чтобы сохранить «информацию во времени и пространстве».

В этой связи основная задача общества заключается в принятии решении о том, какую информацию следует сохранить. Принято считать, что комплекс архивных документов представляет собой «слепок» того объекта, в котором он был создан — учреждения (предприятия), государства, общества. Архивные документы, образовавшиеся в процессе выполнения определенных функций обществом, государством или учреждением, способны передать основные черты создавшей его структуры. Это положение — верно, проблемы возникают при выборе или, как говорят архивисты, отборе документов на постоянное (вечное) хранение. Не вызывает сомнения только одно положение: комплекс архивных документов должен быть компактным, поскольку сохранить всё, что создано в процессе документирования, нельзя. В каждом конкретном случае приходится решать какие документы (информация) поступят на хранение в архивы, а какие будут уничтожены. Задача выбора — очень не простая задача, поскольку надо отобрать информацию «символично отражающую действительность». Поэтому предпринимались и предпринимаются попытки создать теорию ценностных оценок для документов и документных комплексов, отражающих жизнь общества, части общества, отдельных граждан общества.

Данное обстоятельство нашло отражение в построении сети архивов: чем разнообразнее видовой состав архивов, действующих в государстве, тем большее количество «частичек общества» получает возможность представлять информацию о себе в едином информационном комплексе государства. В России и Канаде такой комплекс получил название Архивного фонда.

Информационный комплекс о прошлом мозаичен и состоит из информации об отдельных учреждениях (предприятиях) и гражданах. В то же время информация этого комплекса крепко взаимоувязана, поскольку посвящена одному вопросу — истории общества, нации, государства. Задача любого общества «представить себя» в этом комплексе наиболее полно.

Насколько активно общество участвует в формировании такого информационного комплекса, настолько адекватно отражающим действительность (современную картину жизни) становится комплекс.

Основным источником информации об обществе, государстве, человеке является документ, поэтому, говоря об информационном комплексе, в физическом плане мы подразумеваем комплекс документов.

Большая часть информации документного комплекса в любом государстве представлена информацией об учреждениях, организациях, предприятиях, а первенство среди этих учреждений принадлежит органам управления, поскольку материальным продуктом деятельности чиновничьего аппарата является документ. Как правило, при формировании единого информационного комплекса в государстве наблюдается явное стремление к ограничению информации, полученной из управленческой документации, тем не менее, информация такого рода имеет тенденцию к увеличению удельного веса в информационном комплексе. Особенно это заметно в Российской Федерации, где традиционно управленческая документация признавалась не только информационным источником, обладающим доказательностью, но и, по - сути, единственным достоверным источником о прошлом.

Подобная информация, несомненно, важна, так как позволяет моделировать экономические, культурные, политические процессы, происходившие в обществе и, в первую очередь, государстве. Но за всеми достижениями научно–технического процесса нельзя забывать о человеке, его участие и роли во всех социальных и политических процессах.

Таким образом, задача общества и государства «представить» себя в информационном комплексе, а задача архивной службы — сохранить информацию и обеспечить ее доступность. Эта задача, как указывалось выше, реализуется через сеть архивов, созданных в государстве. Наиболее эффективным способом формирования сети архивов, особенно в современных условиях, представляется создание специализированных архивов, специализация которых, в первую очередь, основывается на «принципе происхождения», то есть создание архивов, хранящих производственную (управленческую) документацию, и архивов, хранящих документы личного происхождения. Опыт североамериканских и западноевропейских государств доказал эффективность такого подхода, в то же время российский опыт показывает, что государственные архивы «в одиночку» не могут сформировать комплекс документов, всесторонне отражающий историю общества. Только наличие архивов разных типов и видов способно решить вопрос о гармоничном сочетании информации о производстве и производителе (человеке) при формировании единого информационного комплекса.

Проблемы отбора на хранение информации о производстве и управлении в современных сообществах производится на основе разработанных критериев, учитывающих, в первую очередь, значимость факта или события, отраженного в документе, для предприятия, учреждения, государства. Определение такой значимости в отношении экономических, политических и культурных событиях выполнимо. Сложнее провести отбор документов, содержащих информацию о гражданах, повседневной жизни и месте человека (гражданина) в обществе. Как правило, в большей части такие процессы не документируются, поэтому задача может быть решена посредством представления информации о человеке в комплексе управленческой документации (документы по личному составу) или посредством создания специального комплекса документов (документы личного происхождения).

Документы по личному составу. Создание «комплекса документов о человеке» в составе управленческой документации, поступающей на хранение в архивы, различно решается в различных странах. Тем не менее, можно выделить общие тенденции в работе западноевропейских и североамериканских архивов. Государственные архивы принимают на хранение информацию личного характера (personal cases) о чиновниках, муниципальные архивы хранят информацию справочного характера о гражданах муниципалитета, а многочисленные генеалогические общества ставят своей задачей собрать как можно более полный информационный комплекс о гражданах государства.

Российский опыт работы с документами по личному составу отличается, в первую очередь, тем, что документы по личному составу определяются российским архивоведением как документы временного срока хранения. Вопрос о новой интерпретации понятия «документы по личному составу» и их статусе назрел уже в конце 1980-х годов, но, к сожалению, не решен до настоящего времени.

Вопрос этот представляется далеко не праздным, поскольку от его решения зависит судьба довольно объемной и многоаспектной по информационному содержанию группы документов, включающей информацию о конкретном человеке.

При организации работы с документами российские архивисты сталкиваются с разнообразием видов документов, обобщенных понятием «документы по личному составу». Причем прослеживается тенденция к возрастанию этого разнообразия, например, с поступлением в архивы документов организаций КПСС, включающих персональные дела и учетные карточки членов КПСС, медицинских учреждений, включающих истории болезней, органов НКВД – КГБ, включающих фильтрационные и архивно-следственные дела.

Достаточно сложно определить правовой статус группы таких разноаспектных документов как единого целого. Открытым остается вопрос об отнесении документов по личному составу к Архивному фонду Российской Федерации. В то же время многие из них имеют историческую ценность и должны быть сохранены для будущего пользователя.

При определении сроков хранения все категории документов, относимые к документам по личному составу, должны быть оценены и переоценены с позиций не только их правовой и практической значимости, но и историко-биографической, генеалогической и исторической ценности. Среди документов по личному составу должны быть выделены категории дел и виды документов, которые изначально признаются документами постоянного срока хранения. По крайней мере, пришло время официально возвратить статус ценного исторического источника не только метрическим книгам и формулярным спискам, но и личным делам, домовым книгам, книгам регистрации актов гражданского состояния и т.д.

При решении вопроса о создании архивов по личному составу необходимо исходить из статуса архивохранилищ этой категории. Архивы, принимающие только документы справочного характера, должны бы получить статус архивохранилищ государственных архивов. Как самостоятельный тип архивов в России могут развиваться архивы социальной истории, содержащие исчерпывающую информацию о человеке (сведения о работе, учебе, медицинские сведения, сведения о семье и пр.). Очередной задачей архивистов в этом случае становится определение видов документов, содержащих информацию персонального характера, и сроков их хранения.

Документы личного происхождения. Изучение документов личного происхождения — это та редкая возможность, которая позволяет узнать частное мнение об эпохе, государственной системе, событиях. Не случайно документы личного происхождения в практике российских архивов очень часто рассматриваются как альтернативный управленческой документации информационный комплекс. Следует также помнить о том, что документы личного происхождения характеризуют не только историческую эпоху или какое-либо событие, но и самого человека – современника эпохи или очевидца события. С этой точки зрения, интерес государственных архивов к документам личного происхождения не исчезнет, хотя реально они вряд ли могут составить такую альтернативу комплексу управленческой документации. Комплектование архивов документами частных лиц – занятие дорогое и по трудовым, и по финансовым затратам.

В Соединенных Штатах и Нидерландах, например, только негосударственные архивы, имеющие сильную финансовую поддержку многочисленных спонсоров, занимаются сбором и хранением документов личного происхождения, поскольку комплектование данной категорией документов требует значительных финансовых затрат или на покупку документов, или на организацию экспедиций по сбору таких документов. Например:

· Центр гуманитарных исследований Гэрри Рэнсома (Техас, США),

· Центр по американской истории (Техас, США),

· Международный институт социальной истории (Амстердам, Нидерланды).

В России, в отличие от Соединенных Штатов и многих европейских государств, до настоящего времени практически существует один вид (или тип) архивов – государственные архивы. Естественно, что основное назначение этих архивов – сохранить историю государства, государственных учреждений, в лучшем случае еще и государственных деятелей, то есть официальную историю. Это – справедливо. Государственные архивы комплектуются документами государственных структур. На это ориентированы теория, методика, практика работы, система финансирования и структура государственных архивов. По–существу, государственные архивы не имеют ни средств, ни помещения, ни кадров для работы с документами личного происхождения.

Традиционно в России документы личного происхождения рассматривались только как дополнительные источники по отношению к документам учреждений, организаций и предприятий. Критерии отбора документов личного происхождения, в отличие от управленческой документации, не были разработаны.

Активное влияние функционального метода, разработанного российским архивоведением, на теорию комплектования государственных архивов личными фондами проявилось в делении фондообразователей на «выдающихся» и «рядовых».

Уместно вспомнить широко известную в истории архивоведения дискуссию 1960-х годов между российскими архивистами и историками по вопросам отбора на хранение документов личного происхождения. Историки отстаивали теорию «широкого бредня» и призывали архивистов принимать на хранение документы от всех категорий фондообразователей, независимо от их должностей и положения в обществе. Тем не менее, их мнение не было услышано и основным положением теории отбора на государственное хранение документов личного происхождения осталось положение, сформулированное Э.В. Колосовой и В.В. Цаплиным: «вклад каждого участника или исследователя события (проблемы) в общее неравнозначен».

Вторично попытка изменить систему критериев отбора документов личного происхождения была предпринята в конце 1980-х годов. В этот период в теории комплектования активно обсуждались проблемы информационного подхода. Предлагалось оценивать ни функции документов в документном комплексе, а информационную значимость такого комплекса, то есть содержание документов. В отношении документов личного происхождения этот подход казался особенно перспективным. И все же информационный подход не стал ведущим в практике работы российских архивов.

В настоящее время отсутствие системы критериев приводит или к ограниченному приему документов от известных людей области (района), или к бессистемному комплектованию архива документами данной категории (без их предварительной оценки). То есть речь идет все о тех же теориях «широкого бредня» и функционального подхода.

Ведущим критерием, таким образом, остается критерий «значение фондообразователя». Естественно, оценка деятельности фондообразователя, а не документов, созданных в процессе его деятельности, намного облегчает задачу отбора материалов, особенно если за основу принимается должность фондообразователя, его признание современниками, наличие наград и т.д. Но качественный состав документов в этом случае может оказаться неудовлетворительным: малообъемная переписка (в основном поздравления с праздниками), большой процент управленческой документации, отсутствие, так называемой, творческой документации.

Не следует забывать о том, что информационно значимые документы могут сохраниться у любого гражданина, поэтому понятие «рядовой» фондообразователь на практике, фактически, утратило свое значение. С каждым потенциальным фондообразователем должна вестись индивидуальная работа, хотя при составлении предварительных списков владельцев личных фондов применяется функциональный подход: учитывается вид деятельности, должность фондообразователя.

Как показывает опыт работы неизбежно возвращение к проведению экспертизы ценности документов до их приема в архив, то есть к предварительной оценке информационной значимости и полноты документного комплекса, образовавшегося в процессе жизнедеятельности гражданина.

В связи с этим условно можно выделить две категории фондообразователей, в отношении отбора документов которых будут применяться различные подходы. Первая — фондообразователи, документы которых образуют личный фонд, вторая — фондообразователи, документы которых будут включены в тематические коллекции.

Более сложным представляется отбор на хранение документов первой категории фондообразователей. Анализ видового состава документов личных фондов, поступивших на хранение в муниципальные архивы, позволил выделить несколько «постоянных» тематических групп документов, присутствующих в каждом фонде независимо от его объема. Это — документы, удостоверяющие личность (удостоверения, характеристики, справки, грамоты, дипломы), переписка, творческие материалы (главным образом, черновики опубликованных материалов), фотографии.

Как правило, наиболее объемной является группа личных документов, независимо от профессии и рода занятий фондообразователя. Часть документов этой категории может поступать в архив копиях. Личный фонд без личных документов, конечно, трудно представить, но подчас количество удостоверений и приглашений явно избыточно.

Интересные наблюдения были сделаны при анализе переписки, поступившей на хранение: в основном это — поздравительные письма. Даже в фондах ученых, творческих работников переписка, главным образом, состоит из поздравительных открыток, значительно меньше писем по бытовым вопросам и крайне мало писем, содержащих обмен мнением по профессиональным вопросам.

Творческие материалы представляют в своем большинстве черновики опубликованных работ — монографий, статей, очерков, поэтических сборников. Не беря на себя смелость априорно оценивать указанную категорию документов, все же хотелось бы отметить, что в данном случае речь может идти скорее о дублетности информации, нежели о ее вариантности.

Учитывая также традиционную малообъемность личных фондов, вряд ли можно считать формирующийся в архивах комплекс документов личного происхождения реальным дополнением (тем более альтернативой) к комплексу управленческих документов, позволяющим расширить информационную базу по истории общества и государства. Возможно, что сегодня для обоснования необходимости принятия на хранение личных фондов необходимо ответить на вопрос: материальным результатом документирования ЧЕГО является личный фонд? Личный фонд создается в результате документирования частной жизни человека? Или личный фонд представляет собой комплекс документов, отобранных фондообразователем для характеристики конкретной личности, то есть самого себя? Личный фонд создается в результате постоянного естественного процесса (документирования) или как искусственное тематическое объединение весьма разнообразных по составу и содержанию документов? От ответа на поставленные вопросы и будет зависить видовой состав документов, принимаемых на хранение, и, в конечном итоге, качество содержания всего комплекса документов личного происхождения в архиве: будет ли это набором сведений о немногочисленной группе граждан современного общества или компактным информационным комплексом о частной жизни общества.

Как показала практика, в результате многолетней работы российскими архивами собрана информация, не составляющая единого информационного комплекса и слабо информационно связанная с управленческими документами, представляющими основу документного комплекса любого архива. Причина этого, вероятно, заключается в том, что формирование видового состава документов личных фондов было полностью передано фондообразователям, поскольку экспертиза ценности на стадии приема документов в архив архивистами не проводилась. Если мы действительно хотим через комплекс документов личного происхождения отразить частную жизнь общества, расширив этим способом информацию о развитии общества и государства, то необходимо не только вернуться к экспертной оценке информации документов на стадии их поступления в архив, но и отбирать информацию целенаправленно.

В этой связи вновь перед архивами встает вопрос об организации инициативного документирования в разных формах. По крайней мере, при отборе документов второй группы фондообразователей, то есть при создании тематических коллекций документов личного происхождения, целесообразно использовать методы и подходы инициативного документирования, то есть применять, в первую очередь, методы опроса и анкетирования с применением различных технических средств записи информации.

Подобная организация работы с документами личного происхождения позволила преодолеть малообъемность и информационную ограниченность документов личных фондов, поскольку при таком подходе документы личного происхождения приобретали черты массового источника: в архивы поступали документы ограниченные по видовому составу, но в значительном объеме. Например, в составе документов обязательно поступали автобиографии, а сравнение комплекса автобиографий шахтеров, колхозников, врачей, учителей объективно позволяло установить общие черты и даже закономерности развития той или иной профессии на определенной территории. Использование приемов инициативного документирования позволяет применять принципы и критерии устной истории при отборе документов личного хранения на постоянное хранение в архивы.

Устная история. Особое место в формировании информационного комплекса по истории общества и государства занимает «устная история». Устная история, по мнению американских историков и архивистов, восстанавливает исторические события в жизни тех слоев общества, которые не имеют своей письменной истории или отстранены от создания письменной истории, то есть тех слоев общества, которые не принимают непосредственное участие в процессе управления государством и обществом. Устная история не только отражает повседневную жизнь, но и персонализирует историю. По утверждению американского историка Тревора Луммиса (Trevor Lummis) устная история позволяет заполнить «историческое молчание» огромных масс населения, доступ которых к созданию исторических записей ограничен. Отсутствие же свидетельств значительной части общества об исторических событиях указывает на контроль за «социальной памятью» со стороны «класса власти». В современной России происходит осознание необходимости формирования документного комплекса, в какой-то степени оппозиционного комплексу официальных документов государственных архивов и позволяющего персонализировать историю и отразить в архивных документах повседневную жизнь, при формировании такого комплекса устная история может оказать определенную помощь.

Под устной историей, в первую очередь, понимается информация фонодокументов, но в российской действительности очень часто устной историей называют запись воспоминаний о каких-либо событиях прошлого или настоящего на любом материальном носителе.

Именно с записью воспоминаний и связана основная проблема устной истории в архивоведческом плане — проблема аутентичности (подлинности) информации документа. Можно ли воспроизвести события прошлого через определенный промежуток времени в виде зеркального отражения произошедших событий или это будет реконструкцией прошлого, его моделированием в условиях оценок и позиций настоящего и перспектив будущего? Иными словами, существовало ли все записанное в прошлом реально или воспоминания являются лишь современным представлением о прошлом? При ответе на вопросы надо помнить, что устная история не только излагает факты, но и дает им оценку. В то же время сомнения в достоверности фактов может вызывать и письменная история. примеры фальсификации письменных источников многочисленны, достаточно обратиться к работам В.П. Козлова.

Таким образом, современный пользователь информации имеет возможность использовать как письменные, так и устные источники, которые хранятся в архивах. Особенно активно источники устной истории используются в Соединенных Штатах, где существует немало центров устной истории, например, университетские центры в штатах Индиана, Техас. И все же, устная история не нашла такого широкого применения как письменная история, особенно в России. Тем не менее, российские историки вслед за своими зарубежными коллегами все чаще прибегают к источникам устной истории. Для архивов этот факт подтверждает необходимость дальнейшего развития методики отбора источников по устной истории.

Другим средством, поддерживающим активность архивов в работе с источниками устной истории, является технический прогресс. Исследуя процесс развития устной истории в Соединенных Штатах, Хьюго Слим (Hugo Slim) и Поль Томпсон (Paul Thompson) выделили два фундаментальных изменения в социальной жизни, которые повлекли за собой бурное развитие устной истории в Соединенных Штатах в 1950-е годы: развитие технических способов коммуникации (телефон, радио, телевидение) и появление «демократической» культуры (предоставление всем социальным группам в обществе «права голоса» в историческом процессе). Оба наблюдения верны и относительно современной России.

При организации работы по отбору документов личного происхождения и устной истории на хранение в государственные архивы, следует помнить, что какая бы по объему и содержанию информация не составляла данные документные комплексы, они всегда будет только дополнением к управленческой документации, являющейся основным объектом комплектования архивов, особенно в российской действительности. 

Таким образом, архивы не только сохраняют информацию о прошлом, они влияют на создание информационных комплексов, определяя источники информации и даже содержание самой информации. Этим объясняется общепризнанное влияние архивов на историческую науку, но архивная информация способна оказывать влияние не только на «науки о прошлом», но и на «науки о настоящем» — политологию, социологию, идеологию.

Нередко можно услышать мнение о том, что архивы выполняют «социальный заказ». Возможно, это правомерное суждение, но, если признать его верным, то общество должно особенно внимательно следить за деятельностью архивов, а в некоторых случаях и жестко контролировать ее. Для осуществления этой цели общество должно располагать информацией об архивах, поэтому одним из условий деятельности архивов должна быть их открытость, которая, в первую очередь, выражается в свободном доступе к архивной информации.