Список источников и литературы по теме.

СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № 270                                                                                          

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

(ВНИИДАД)

 

Использование архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию, охраняемую законодательством (за исключением государственной тайны)

Методические рекомендации

Москва, 2015

Рекомендации подготовлены сотрудниками ВНИИДАД: к.и.н. Н.И. Химиной (руководитель темы), к.и.н. И.А.Дегтяревой (отв. исполнитель), к.и.н. И.В.Волковой (исполнитель).

 

 

В рекомендациях изложены ключевые положения федерального законодательства и архивной нормативной правовой базы, регулирующие проблему доступа и использования архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию, дана терминологическая основа проблемы доступа и использования конфиденциальной информации; рассмотрены основные принципы использования архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию, проанализирован механизм применения такой информации в разных формах использования, предложена методика работы сотрудникам архивных учреждений при осуществлении основных форм использования архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию. В качестве приложений приведены «Примерный перечень тематических групп конфиденциальной информации о человеке с выдержками из федерального законодательства», «Выдержки из законодательства Российской Федерации об ответственности за нарушение норм работы с конфиденциальной информацией», «Классификация тайн в соответствии с  законодательными и нормативными правовыми документами

Российской Федерации», «Типовая памятка пользователю читального зала государственного, муниципального архива Российской Федерации, работающему с архивными документами, содержащими конфиденциальную информацию».

.

 

Методические рекомендации предназначены для специалистов государственных и муниципальных архивов, библиотек, музеев, учреждений системы Российской академии наук. Они также могут быть использованы специалистами негосударственных архивов, преподавателями и студентами учебных заведений.

 

 

Содержание                                                                                                  стр.

Введение                                                                                                            5

Основные понятия, используемые в  Методических рекомен-       

дациях                                                                                                                10

 Краткий анализ законодательной и нормативной правовой базы,

касающейся конфиденциальной информации                                           14

Глава 1. Правовые основы и условия использования конфи-   

денциальной информации, хранящейся в архивных документах            26

1.1. Правовые основы доступа и использования конфиденциаль-

ной информации                                                                                               26                                                       

1.2. Основные условия,при которых может быть  использована конфиденциальная информация.                                                                    29

1.3. Ответственность государственного, муниципального архива           32   

1.4. Ответственность пользователя                                                        34    

Глава 2. Применение правовых основ и условий использова-

Ния конфиденциальной информации, хранящейся в   архивных

Документах, при организации использования и использовании

архивных документов                                                                                 35             

2.1 Информационное обеспечение пользователей в соответствии                

с их запросами и в инициативном порядке                                                      36     

2.1.1. Исполнение запросов пользователей                                                     36

2.1.2.Инициативное информирование                                                             43

2.2. Предоставление документов пользователям

в читальном зале архива                                                                                 46                                

2.3. Экспонирование архивных документов на выставках                        49  

2.4. Использование архивных документов в средствах масс-

совой информации                                                                                          54   

2.5. Проведение информационных мероприятий                                      61             

2.6. Публикация архивных документов                                                     65

Список источников и литературы                                                                 72                                               

Приложения                                                                                       

Приложение 1. Примерный перечень тематических групп

конфиденциальной информации о человеке с выдержками

из законодательства Российской Федерации                                                      79                       

                                                                        

Приложение 2. Выдержки из законодательства Российской

Федерации об ответственности за нарушение норм работы

с конфиденциальной информацией                                                            105                               

 

Приложение 3. Классификация тайн в соответствии с зако-

нодательными и нормативными правовыми документами

     Российской Федерации                                                                                       109

 

      Приложение 4. Типовая памятка пользователю читального зала государственного, муниципального архива Российской Федерации, работающему с архивными документами, содержащими конфиденциаль-

    ную информацию                                                                                             117

            

Введение

 

Конституция Российской Федерации и вслед за ней законодательные акты, касающиеся доступа и использования информации, в том числе, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»[1], провозгласили свободу доступа к архивным документам. Вместе с тем, они констатировали наличие архивных документов, доступ к которым ограничен в соответствии с международным договором Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.  

В вышеуказанном федеральном законе записано, что «ограничивается доступ к архивным документам независимо от форм собственности на них, если они содержат сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну».[2] Согласно федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации»[3], архивные учреждения должны обеспечивать конфиденциальность информации[4], содержащейся в архивных документах.  В соответствии с существующим законодательством такие документы можно условно разделить на следующие группы:

- документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности[5];

- документы, содержащие служебную тайну и имеющие пометку «ДСП» («для служебного пользования»);

- документы, содержащие коммерческую тайну[6] и имеющие гриф «Коммерческая тайна»;

- документы, содержащие профессиональную тайну. В соответствии с федеральным законодательством информация, составляющая разные виды профессиональной тайны, обладает конфиденциальностью только в случае ее непосредственного отношения к конкретному человеку, что делает эту информацию тематическими группами конфиденциальной информации о человеке. (См. Приложение 1. Примерный перечень тематических групп конфиденциальной информации о человеке с выдержками из законодательства Российской Федерации).

В связи с этим в методических рекомендациях будут рассматриваться три группы документов:

- документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности (далее - конфиденциальная информация о человеке);

- документы, содержащие служебную тайну;

- документы, содержащие коммерческую тайну.

Следует отметить, что механизм реализации принятых конституционных норм, критерии определения приоритетов интересов личности и государства применительно к ограничительным срокам доступа и формам использования архивных документов, содержащих сведения, составляющие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны, механизм контроля за выполнением принятых норм и ответственности за их нарушение не получили достаточного отражения в законодательных и нормативных актах[7].

Сложившаяся ситуация привела к тому, что архивные работники, вынужденные на практике решать вопросы ограничения использования архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию, оказываются под огнем критики и не застрахованы от серьезных ошибок: как неправомерного использования документов, содержащих сведения, составляющие охраняемые законодательством тайны,  так и неправомерных отказов в использовании документов, содержащих общедоступную информацию. 

Подготовка методических рекомендаций, в которых рассматривается механизм применения конфиденциальной информации в разных формах использования, будет способствовать повышению эффективности использования архивных документов и, в частности, документов АФ РФ.

Методические рекомендации основываются на принципах публичности и общедоступности документов российских архивов, находящихся на открытом доступе, равных правах в пользовании ими российскими и зарубежными пользователями. Методические рекомендации соответствуют основным положениям международных документов, касающихся вопросов доступа к информации, в частности рекомендациям Комитета Министров Совета Европы: «Рекомендации по европейской политике в отношении доступа к архивам» от 13.07.2000 г., № R (2000) 13  и «Рекомендации о доступе к официальным документам» от 21.02.2002 г., № R (2002) 2.

    Цель настоящих методических рекомендаций – описать основанные на положениях законодательства и нормативных правовых документов практические действия архивистов, занимающихся использованием архивных документов (например, подготовка выставки) или организацией использования архивных документов (например, работа читального зала) позволяющие, с одной стороны, в отдельных случаях использовать, документы, содержащие сведения, составляющие охраняемые законодательством тайны, а, с другой стороны, предотвратить ущерб от несанкционированного доступа к таким документам.

    Для этого составители:

      - изложили терминологическую базу проблемы доступа и использования архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию;

    - охарактеризовали ключевые положения федерального законодательства и нормативной правовой базы, регулирующие проблему доступа и использования конфиденциальной информации;

    -    описали алгоритм действий сотрудников архивных учреждений, направленных на предотвращение возможного ущерба от обнародования конфиденциальной информации при использовании архивных документов, содержащих сведения, составляющие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны;

     -   сформулировали ответственность архива, организующего работу своих сотрудников и сторонних пользователей  с конфиденциальной информацией, и пользователя, получившего доступ к конфиденциальной информации.

 

Структура Методических рекомендаций:

Введение

Обоснование необходимости разработки Методических рекомендаций.

Основные проблемы изучения законодательной и нормативной правовой базы по проблеме. Цели и задачи Методических рекомендаций. Их структура.

Исполнители.

Основные понятия, используемые в Методических рекомендациях.

Краткий анализ законодательной и нормативной правовой базы, касающейся конфиденциальной информации.

Основная часть

Глава 1. Правовые основы и условияиспользования конфиденциальной информации, хранящейся в архивных документах.

Глава 2. Применение правовых основ и условий использования конфиденциальной информации, хранящейся в архивных документах, при организации использования и использовании архивных документов.

Список источников и литературы по теме.

Приложения.

Приложение 1. Примерный перечень тематических групп  конфиденциальной информации о человеке с выдержками из законодательства Российской Федерации.                                                                                                                      

Приложение 2. Выдержки из законодательства Российской Федерации об ответственности за нарушение норм работы с конфиденциальной информацией.                                                            

Приложение 3. Классификация тайн в соответствии с законодательными и нормативными правовыми документами Российской Федерации.                                                    

   При написании Рекомендаций были использованы положения ранее подготовленных составителями методических разработок (см. Список источников и литературы).

   Учитывая необходимость применения положений федерального законодательства при всех формах использования,  было  решено изложить законодательные положения, касающиеся использования конфиденциальной информации, содержащейся в архивных документах, по каждой форме использования, несмотря на частичный повтор этих положений. 

  Методические рекомендации предназначены для специалистов государственных и муниципальных архивов, библиотек, музеев, учреждений системы Российской академии наук. Они также могут быть использованы специалистами негосударственных архивов, преподавателями и студентами учебных заведений.

Методические рекомендации разработаны сотрудниками ВНИИДАД: к.и.н. Н.И.Химиной (руководитель темы), к.и.н. И.А. Дегтяревой  (ответственный исполнитель), к.и.н. И.В.Волковой (исполнитель).

 

Основные понятия, используемые в Методических рекомендациях

архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена[8];

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке[9];

архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения[10];

биографические запросы – разновидность тематических запросов, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц[11];

владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами иреализующее полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором[12];

  генеалогические запросы - запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода [13];

  документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем[14];

  документы личного происхождения – документы, образовавшие в результате деятельности отдельного лица, семьи, рода, как правило, не имеющие официального характера[15];

  доступ к архивным документам – возможность получения информации и ее использования [16];

запросы социально-правового характера – запросы, связанные ссоциальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации[17];

  имущественный ущерб (материальный ущерб, имущественный вред)- ущерб, нанесенный имущественному положению юридического или физического лица вследствие причинения ему вреда или неисполнения условий договора[18];

   информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме[19];

   информация, составляющая коммерческую тайну – научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны [20]; 

   информация, составляющая профессиональную тайну – информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности [21];

   использование архивных документов – применение информации, архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан[22];

конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя[23];

личные документы – официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности, общественное положение и содержащие биографические и другие сведения о нем[24];

  обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, - лицо, которое владеет информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании, ограничило доступ к этой информации и установило в отношении ее режим коммерческой тайны[25]
  моральный вред - физические и нравственные страдания, которые могут быть причинены гражданину нарушением его прав[26];

персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)[27];

  пользование архивными документами – регулируемое правилами ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания[28];

пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации [29];

 субъект персональных данных – физическое лицо, определенное или определяемое на основании информации, к нему относящейся[30];

тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива[31];

тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту[32];  

тематический обзор  архивных документов – архивный справочник, представляющий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме[33];

тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива[34];

физический вред – любые негативные изменения в организме человека, препятствующие его благополучному биологическому функционированию[35].