Деловые встречи, беседы, переговоры, совещания.

Виды деловых встреч.

Способы ведения переговоров, совещаний, бесед.

Основными видами делового общения являются: беседы, переговоры, совещания, публичные выступления.

Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может иметь самостоятельный характер, предварять переговоры или быть их составной частью.
Переговоры имеют более официальный, конкретный характер и, как правило, предусматривают подписание документов, определяющих взаимные обязательства сторон (договоров, контрактов и т. д.). Основные элементы подготовки к переговорам: определение предмета (проблем) переговоров, поиск партнеров для их решения, уяснение своих интересов и интересов партнеров, разработка плана и программы переговоров, подбор специалистов в состав делегации, решение организационных вопросов и оформление необходимых материалов - документов, чертежей, таблиц, диаграмм, образцов предлагаемых изделий и т. д. Ход переговоров укладывается в следующую схему: начало беседы, обмен информацией, аргументация и контраргументация, выработка и принятие решений, завершение переговоров.

 Какие бывают переговоры? Все зависит от того, какие цели преследуют договаривающиеся стороны, а также от степени значимости для них результатов переговоров. Исходя из особенностей коммуникации договаривающихся сторон, переговоры можно разделить на несколько разновидностей: личная встреча; переговоры через посредников; переговоры по телефону; письменные переговоры; многоступенчатые или сложные переговоры.

Такое деление возникло не случайно, поскольку от вида коммуникации зачастую зависит возможность донести до собеседника важную информацию и в итоге достичь согласия. Без каких бы то ни было комментариев ясно, что наиболее эффективным методом ведения переговоров является личная встреча, однако не всегда она возможна. Иногда участники переговоров находятся в разных городах и даже на различных континентах, поэтому приходится прибегать к помощи телефона, факса, почты (обычной и электронной). Если предмет переговоров представляет коммерческую или другого вида тайну, используют защищенные каналы связи или же курьерскую доставку почты.

В зависимости от того, какие переговоры вам предстоит вести, будет различаться и подготовка, и техника их проведения. Считается, что переговоры, проведенные при личной встрече, наиболее эффективны. Однако именно эта разновидность переговоров наиболее сложная и подготовка к ним должна быть наиболее тщательной. Не следует забывать, что ваш оппонент также готовится к будущим переговорам

Одной из основных проблем, возникающих в процессе телефонных переговоров, является идентификация собеседника, поскольку нет гарантии, что на противоположной стороне телефонной линии находится именно тот человек, голос которого вы ожидаете услышать. Кроме того, бывает невозможно определить его состояние. Поэтому важные переговоры все же следует проводить исключительно посредством личной встречи. Таким образом, перед тем как снять трубку телефона, задумайтесь, насколько оправданным является выбор именно этого вида переговоров.

Переговоры по телефону не могут заменить переговоров с глазу на глаз, так как значительно снижают эффективность общения и затрудняют его. Прежде всего, ограничивается контакт между собеседниками, в результате чего они лишаются важного компонента общения — возможности получать невербальную информацию. Невербальная информация (передающаяся обычно с помощью жестов, взгляда, выражения лица, изменения позы и др.) представляет большую ценность для человека, ведущего переговоры. Отсутствие такой информации в известной степени лишает возможности контролировать ход беседы.

Успешное ведение деловых бесед и переговоров во многом зависит от соблюдения партнерами таких этических норм и принципов, как точность, честность, корректность и такт, умение выслушать, внимание к чужому мнению, конкретность.
Точность. Одна из важнейших этических норм, присущих деловому человеку. Срок договоренности необходимо соблюдать с точностью до минуты. Любое опоздание свидетельствует о вашей ненадежности в делах.
Честность. Включает не только верность принятым обязательствам, но и открытость в общении с партнером, прямые деловые ответы на его вопросы.
Корректность и такт. Не исключает настойчивости и энергичности в ведении переговоров при соблюдении корректности. Следует избегать факторов, мешающих ходу беседы: раздражения, взаимных выпадов, некорректных высказываний и т.д.
Умение выслушать. Внимательно и сосредоточенно слушайте. Не перебивайте говорящего.
Конкретность. Беседа должна быть конкретной, а не отвлеченной, и включать факты, цифровые данные и необходимые подробности. Понятия и категории должны быть согласованы и понятны партнерам. Речь должна подкрепляться схемами и документами.

Этикет является одним из главных «орудий» формирования имиджа. В современном бизнесе лицу фирмы отводится немалая роль. Те фирмы, в которых не соблюдается этикет, теряют очень многое. Там, где присутствует этикет, выше производительность, лучше результаты. Поэтому всегда нужно помнить один из главнейших постулатов, который знают бизнесмены всего мира: «Хорошие манеры прибыльны». Гораздо приятнее работать с той фирмой, где соблюдается этикет. Практически во всём мире он стал нормой деятельности. Это потому, что этикет в силу своей жизненности создаёт приятный психологический климат, способствующий деловым контактам.

Нужно запомнить, что этикет помогает нам только тогда, когда нет внутреннего напряжения, рождающегося из попытки сделать по правилам этикета то, чего раньше мы никогда не делали.

14. Психологические основы имиджа

Психология имиджа.

Составляющие имиджа.

Искусство успешной самопрезентации.

С точки зрения факторов, образующих имидж, можно выделить следующие составляющие: средовый имидж (искусственно созданная человеком его «среда обитания» - жилище, кабинет, автомобиль и т.д.), овеществленный (предметы, вещи, которые человек сделал, создал, т.е. продукты его труда, деятельности), габитарный имидж (внешность человека, одежда, украшения и т.д.), вербальный имидж (словесная продукция), и кинетический (кинетическая, невербальная продукция).

Имидж создается как преднамеренными, так и непреднамеренными действиями человека. Имиджформирующей информацией можно управлять, и технологии создания имиджа основаны на методах управления.

При формировании желаемого имиджа, во-первых, создают его теоретическую модель; во-вторых, проводят ревизию реального образа, выводя на уровень сознания человека положительные и отрицательные компоненты; в-третьих, приводят внешние и внутренние составляющие личности в соответствие с желаемым образом (имиджем). Это нелегкий труд, требующий значительных усилий, однако все окупается, потому что человек, в итоге достигает поставленной цели.

Для того чтобы имидж человека был успешным, все его составляющие должны соответствовать ситуации и работать на выбранную цель.

Чтобы произвести в процессе делового разговора хорошее впечатле­ние о себе, необходимо помнить о соблюдении общепринятых правил поведения. Прежде всего, надо вести себя естественно. Лучший спо­соб испортить первое впечатление о себе – это вести себя напряженно и скованно. Но не годится и повышенная раскованность и тем более фамильярность. Не следует также напускать на себя вид очень серьезно­го, занятого важными делами человека. Окружающие эту фальшь по­ведения очень быстро распознают.

Чтобы произвести первое хорошее впечатление, надо также как можно быстрее сориентироваться в обстановке и в людях, вас окружа­ющих. Это приводит к формированию у них достаточно устойчивых впечатлений, которые долго не исчезают.

Каждый человек - это уникальное создание со своими сильными и слабыми сторонами, которыми для создания о себе хорошего впечат­ления необходимо умело пользоваться, т. е. активно использовать силь­ные стороны и стараться не проявлять слабые. Однако это не значит обманывать собеседников - просто следует выстраивать поведение, опираясь на свои лучшие человеческие и профессиональные качества.

Один из самых эффективных приемов формирования положитель­ного отношения к себе - это использование комплимен­тов, т. е. слов и выражений, содержащих небольшое преувеличение положительных качеств человека, благодаря которым срабатывает пси­хологический феномен внушения, вследствие чего человек старается «дорасти» до тех качеств, которые подчеркнуты в комплименте.