Отнесение к представительским расходам

 Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием (или) обслуживание:

· представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

· участников, прибывших на заседание Совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Сюда же относятся

· на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц налогоплательщика,

участвующих в переговорах;

· транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

· буфетное обслуживание во время переговоров;

· оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

В связи с большим количеством возникающих у учреждений вопросов о порядке учета представительских расходов, следует обратить внимание на следующие документы, содержащие официальные разъяснения по данному вопросу: 

· письмо Департамента налоговой и таможенно – тарифной политики Минфина России от 05.04.05 № 03-03-01-04 /1/157 (прил.1);

· письмо управления Федеральной налоговой службы (УФНС) по г. Москве от 23.12.05 № 20-12 / 97007 (прил.2);

· письмо Департамента налоговой и таможенно – тарифной политики Минфина России от 16.08.06.№ 03-03-04 / 4 /136 (прил. 3).

Так, согласно последнему письму,

расходы на приобретение продуктов питания, в т. ч. спиртных напитков, для организации официального приема иностранной делегации, проводимого в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, могут быть учтены в составе представительских расходов.

Указанные расходы должны соответствовать критериям, установленным п.1 ст.252 НК РФ.

Однако расходы на приобретение сувениров для иностранной делегации п.2 ст. 264 НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.

Требования к условиям оплаты

Действующее законодательство устанавливает ряд требований к условиям оплаты бюджетными учреждениями, в т. ч. учреждениями культуры представительских расходов.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот период.                                  

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Документами, подтверждающими представительские расходы, являются:

· приказ (распоряжение) руководителя учреждения об осуществлении расходов на указанные цели;

· смета представительских расходов;

· первичные документы, в т. ч. в случае использования приобретенных на стороне каких – либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

· акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем учреждения, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

В отчете о представительских расходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, должны быть отражены:

· цели представительских мероприятий и результаты их проведения;

· дата и место проведения;

· состав приглашенной делегации и принимающей стороны;

· величина расходов на представительские цели.

Все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Если товары (услуги) на представительские цели приобретены подотчетными лицами, то подтверждающими документами являются первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема – передачи товаров (оказанных услуг) и т. д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

При заключении договоров со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить:

· договор с данной организацией;

· акт о выполнении работ;

· счет – заказ;

· счет – фактура.

В случае привлечения переводчиков, не состоящих в штате учреждения, расходы на оплату их услуг также подтверждаются соответствующими договорами, актами о выполненных работах и иными документами.

По окончании мероприятий составляется акт об осуществлении представительских расходов с указанием фактически затраченных сумм. Акт утверждается руководителем организации.